Bộ Tài chính đã ban hành Công văn số 9267/TC/TCT hướng dẫn về việc sử dụng tem thu lệ phí chứng thực nhằm thống nhất quản lý, đơn giản hóa thủ tục hành chính và nâng cao hiệu quả thu ngân sách nhà nước trong hoạt động chứng thực.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản này áp dụng đối với các cơ quan có thẩm quyền thực hiện hoạt động chứng thực và thu lệ phí chứng thực theo quy định của pháp luật, bao gồm Ủy ban nhân dân các cấp (cấp huyện, cấp xã) và các cơ quan ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài. Đối tượng nộp lệ phí là các tổ chức, cá nhân Việt Nam và nước ngoài có yêu cầu chứng thực các loại giấy tờ, văn bản, chữ ký hoặc bản dịch.

Quy định về việc sử dụng tem thu lệ phí chứng thực

• Phương thức thu lệ phí bằng tem: Thay vì sử dụng biên lai thu tiền truyền thống cho từng giao dịch nhỏ lẻ, các cơ quan thực hiện chứng thực sẽ sử dụng tem lệ phí chứng thực để dán trực tiếp lên văn bản, giấy tờ được chứng thực. Việc này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu thủ tục giấy tờ và tạo thuận lợi tối đa cho người dân.
• Mệnh giá và hình thức dán tem: Tem thu lệ phí chứng thực được phát hành với nhiều mệnh giá khác nhau tương ứng với mức lệ phí quy định cho từng loại việc chứng thực. Khi thực hiện chứng thực, cán bộ thu lệ phí phải dán đủ số lượng tem tương ứng với mức phí phải nộp lên văn bản được chứng thực. Tem phải được dán tại vị trí trang trọng, gần chữ ký và con dấu của người có thẩm quyền chứng thực.
• Quy trình hủy tem: Để tránh việc tái sử dụng tem, ngay sau khi dán tem vào văn bản, cán bộ thực hiện chứng thực phải tiến hành đóng dấu giáp lai hoặc ký xác nhận đè lên phần tem đã dán. Tem chỉ có giá trị pháp lý khi đã được hủy theo đúng quy định này.
• Quản lý, phân phối và quyết toán tem: Cơ quan thuế địa phương có trách nhiệm cung cấp đầy đủ, kịp thời tem lệ phí chứng thực cho các đơn vị thu trên địa bàn. Các cơ quan thu lệ phí phải mở sổ sách theo dõi, quản lý chặt chẽ việc nhận, sử dụng và quyết toán tem theo đúng chế độ quản lý ấn chỉ thuế của Bộ Tài chính. Định kỳ, các đơn vị phải thực hiện đối chiếu, quyết toán số lượng tem đã sử dụng và nộp đầy đủ số tiền thu được vào ngân sách nhà nước.

Trách nhiệm của các cơ quan liên quan

• Cơ quan thực hiện chứng thực: Có trách nhiệm niêm yết công khai mức thu lệ phí chứng thực tại địa điểm tiếp dân; hướng dẫn người dân thực hiện đúng quy định; bảo quản tem không để thất thoát, hư hỏng; thực hiện dán tem và hủy tem đúng quy trình kỹ thuật.
• Cơ quan Thuế các cấp: Tổ chức in ấn, cấp phát tem kịp thời; hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc quản lý và sử dụng tem lệ phí chứng thực tại các đơn vị thu; xử lý nghiêm các hành vi vi phạm về quản lý và sử dụng ấn chỉ.

Hiệu lực thi hành

Công văn số 9267/TC/TCT có hiệu lực thi hành kể từ ngày ban hành. Các quy định trước đây về việc sử dụng biên lai thu lệ phí chứng thực trái với hướng dẫn tại Công văn này đều bãi bỏ. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc phát sinh, các đơn vị cần kịp thời báo cáo về Bộ Tài chính để xem xét, giải quyết.