Thông tin tổng quan về Công văn 923/TCT-PCCS

Công văn 923/TCT-PCCS do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn về việc xử lý các khoản nợ không đòi được tại các doanh nghiệp. Văn bản làm rõ các điều kiện, thủ tục hồ sơ và phương án hạch toán tài chính, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) liên quan đến các khoản nợ phải thu khó đòi không có khả năng thu hồi.

- Điều kiện để xác định khoản nợ không đòi được

Để một khoản nợ phải thu được xem xét xử lý không đòi được và tính vào chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản nợ phải có chứng từ gốc chứng minh nghĩa vụ trả nợ của khách hàng (hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng hóa, biên bản đối chiếu công nợ, hóa đơn chứng từ liên quan).
• Khoản nợ đã quá hạn thanh toán theo cam kết trong hợp đồng kinh tế hoặc chưa quá hạn nhưng khách nợ không còn khả năng thanh toán.
• Doanh nghiệp đã thực hiện mọi biện pháp đôn đốc, thu hồi nợ nhưng vẫn không thu hồi được.

- Hồ sơ, chứng từ căn cứ xử lý xóa nợ không đòi được

Doanh nghiệp phải lập và lưu trữ hồ sơ xử lý nợ đối với từng trường hợp cụ thể theo đúng quy định pháp luật:

• Đối với khách nợ là tổ chức, doanh nghiệp: Phải có quyết định tuyên bố phá sản của Tòa án; hoặc thông báo của cơ quan có thẩm quyền về việc doanh nghiệp đã giải thể, ngừng hoạt động; hoặc xác nhận của cơ quan công an/chính quyền địa phương về việc doanh nghiệp đã bỏ trốn khỏi địa điểm kinh doanh.
• Đối với khách nợ là cá nhân: Phải có giấy chứng tử, giấy xác nhận cá nhân đã mất tích, mất năng lực hành vi dân sự, hoặc xác nhận của cơ quan chức năng về việc đối tượng đang bị truy tố, chấp hành hình phạt tù hoặc không có khả năng thi hành án.
• Đối với các khoản nợ đã gửi đơn kiện: Phải có bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật của Tòa án hoặc văn bản của cơ quan thi hành án về việc không thu hồi được nợ.
• Chứng từ đôn đốc thu hồi nợ: Các thư đôn đốc, biên bản làm việc, văn bản yêu cầu thanh toán được gửi qua bưu điện hoặc giao trực tiếp có xác nhận.

- Nguyên tắc xử lý tài chính và chính sách thuế TNDN

Quy trình xử lý giá trị khoản nợ không đòi được và hạch toán thuế TNDN được thực hiện theo nguyên tắc:

• Sử dụng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập từ trước để bù đắp giá trị khoản nợ tổn thất.
• Trường hợp khoản dự phòng không đủ bù đắp, phần tổn thất còn lại sẽ được tính trực tiếp vào chi phí quản lý của doanh nghiệp và được xác định là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN trong kỳ.
• Đối với các khoản nợ đã được xử lý xóa nợ, doanh nghiệp vẫn phải tiếp tục theo dõi riêng trên sổ sách quản trị nội bộ trong thời hạn quy định. Nếu sau này thu hồi được khoản nợ đã xóa, số tiền thu hồi được phải hạch toán vào thu nhập khác trong kỳ tính thuế phát sinh.

- Trách nhiệm của doanh nghiệp trong quá trình xử lý nợ

• Thành lập Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp để thẩm định, phê duyệt và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của hồ sơ xử lý nợ.
• Cung cấp đầy đủ, kịp thời các chứng từ pháp lý chứng minh khoản nợ không thu hồi được khi cơ quan Thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra quyết toán thuế.