Công văn 8894/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến việc triển khai, áp dụng hóa đơn điện tử đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ cá nhân kinh doanh trên địa bàn. Văn bản tập trung tháo gỡ các vướng mắc trong giai đoạn chuyển tiếp từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử theo các quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm ban hành.

Áp dụng hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp

• Trong giai đoạn chuyển tiếp, trường hợp cơ quan thuế chưa thông báo doanh nghiệp chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn mua của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử theo quy định cũ tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC.
• Đối với các doanh nghiệp đã nhận được thông báo chuyển đổi của cơ quan thuế nhưng chưa đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin, doanh nghiệp được tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ nhưng phải thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP cùng với tờ khai thuế giá trị gia tăng.

Thủ tục đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được cấp phép.
• Cơ quan thuế có trách nhiệm phản hồi bằng thông báo chấp thuận hoặc không chấp thuận việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp trong thời hạn quy định kể từ ngày nhận được tờ khai đăng ký hợp lệ.

Xử lý hóa đơn giấy còn tồn khi chuyển sang hóa đơn điện tử

• Kể từ thời điểm doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy các hóa đơn giấy (bao gồm hóa đơn tự in, đặt in hoặc hóa đơn mua của cơ quan thuế) chưa sử dụng còn tồn kho.
• Thủ tục hủy hóa đơn giấy phải tuân thủ nghiêm ngặt trình tự, thủ tục quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành nhằm tránh việc sử dụng song song hai hình thức hóa đơn cho cùng một nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy

• Hóa đơn điện tử hợp pháp được phép chuyển đổi thành chứng từ giấy nhằm mục đích ghi sổ kế toán, lưu trữ chứng từ hoặc chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông trên đường.
• Chứng từ giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử phải phản ánh toàn vẹn, chính xác nội dung của hóa đơn điện tử gốc, đồng thời phải có ký hiệu riêng xác nhận đã thực hiện chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi theo quy định.