Tóm tắt Công văn 8883/CT-TTHT năm 2013 của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh về hóa đơn, chứng từ

Công văn 8883/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2013 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng, giải quyết các vướng mắc của doanh nghiệp liên quan đến việc lập hóa đơn, chứng từ đối với các khoản thu hộ, chi hộ. Nội dung công văn phân định rõ ràng các trường hợp phải lập hóa đơn và các trường hợp chỉ cần lập chứng từ thu, chi theo quy định pháp luật.

- Quy định về lập hóa đơn, chứng từ đối với các khoản chi hộ khách hàng

• Trường hợp hóa đơn mang tên khách hàng: Khi doanh nghiệp thực hiện chi hộ các khoản chi phí cho khách hàng mà nhà cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn trực tiếp mang tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng (khách hàng là người thụ hưởng trực tiếp), doanh nghiệp chi hộ chỉ lập chứng từ thanh toán (phiếu chi) và chuyển giao toàn bộ hóa đơn gốc cho khách hàng. Doanh nghiệp không được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không phải lập hóa đơn GTGT khi thu lại tiền chi hộ từ khách hàng.
• Trường hợp hóa đơn mang tên doanh nghiệp chi hộ: Nếu doanh nghiệp chi hộ các khoản chi phí nhưng hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp lại mang tên, địa chỉ, mã số thuế của chính doanh nghiệp chi hộ, thì khi thu hồi lại khoản tiền chi hộ này từ khách hàng, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT xuất trả cho khách hàng. Thuế suất thuế GTGT trên hóa đơn xuất trả phải áp dụng đúng theo thuế suất của hàng hóa, dịch vụ đã chi hộ trước đó.

- Quy định về lập hóa đơn, chứng từ đối với các khoản thu hộ

• Trường hợp thu hộ không phát sinh dịch vụ kèm theo: Khi doanh nghiệp nhận thu hộ tiền cho bên thứ ba mà hoạt động thu hộ này không liên quan đến việc cung ứng dịch vụ của chính doanh nghiệp, doanh nghiệp chỉ lập chứng từ thu tiền (phiếu thu) theo quy định, không phải lập hóa đơn GTGT đối với khoản tiền thu hộ này.
• Trường hợp thu hộ có phát sinh phí dịch vụ: Nếu doanh nghiệp thực hiện thu hộ và được hưởng một khoản phí dịch vụ thu hộ (phí hoa hồng, phí quản lý...), doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT đối với phần phí dịch vụ được hưởng này. Thuế suất thuế GTGT áp dụng là thuế suất của dịch vụ đại lý, thu hộ theo quy định hiện hành tại thời điểm phát sinh.

- Nguyên tắc hạch toán kế toán và nghĩa vụ thuế liên quan

• Các khoản thu hộ, chi hộ bản chất không phải là doanh thu và chi phí của doanh nghiệp thực hiện thu hộ, chi hộ. Do đó, doanh nghiệp không được hạch toán các khoản này vào doanh doanh thu (tài khoản 511) hoặc chi phí (tài khoản 641, 642...) khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
• Doanh nghiệp phải theo dõi riêng các khoản thu hộ, chi hộ trên các tài khoản công nợ phải thu, phải trả (tài khoản 138, 338) để đảm bảo tính minh bạch và phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế.