Thi hành Bộ luật lao động và Điều lệ Bảo hiểm xã hội ban hành kèm theo Nghị định số 12/CP ngày 26/01/1995 và Nghị định số 45/CP ngày 15/7/1995 của Chính phủ, từ tháng 07/1996 hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam tổ chức thực hiện cấp sổ bảo hiểm xã hội cho những người tham gia bảo hiểm xã hội là cán bộ, công chức, quân nhân và người lao động (gọi chung là người lao động). Công tác cấp sổ bảo hiểm xã hội thời gian qua đã có nhiều tác động tích cực trong đời sống xã hội và thuận lợi trong việc giải quyết chế độ chính sách bảo hiểm xã hội cho người lao động. Trên 95% số người lao động tham gia bảo hiểm xã hội ở nhiều đơn vị đã được cấp sổ bảo hiểm xã hội, đảm bảo chất lượng và thuận tiện khi sử dụng.

Tuy nhiên, hiện nay vẫn còn một số người lao động chưa cấp được sổ bảo hiểm xã hội do đi công tác, lao động ở nước ngoài; do đơn vị sử dụng lao động chưa nộp bảo hiểm xã hội đầy đủ; đặc biệt có nhiều trường hợp bị thiếu, mất hồ sơ, lý lịch không đảm bảo căn cứ để xác định thời gian làm việc và đóng bảo hiểm xã hội; gây khó khăn cho việc thực hiện chính sách bảo hiểm xã hội.

Để việc thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội đối với người lao động được đầy đủ, có hiệu quả theo chính sách của Đảng và Nhà nước đã đề ra; Thực hiện Tinh thần Chỉ thị số 15/CT - TƯ ngày 26/05/1997 của Bộ Chính trị về tăng cường lãnh đạo thực hiện các chế độ bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm xã hội Việt Nam đề nghị các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quan tâm, giúp đỡ chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc (nếu có) khẩn trương giải quyết cho người lao động có thời gian làm việc trước ngày 01/04/1993 mà hồ sơ bị thiếu hoặc bị mất thì thực hiện như sau:

1- Trường hợp người lao động bị mất, bị thiếu hoặc bị hỏng hồ sơ lý lịch thì đơn vị đang trực tiếp sử dụng, quản lý người lao động phải bằng mọi cách bổ sung xác định quá trình làm việc của người lao động (thời gian, công việc, tiền lương, địa điểm làm việc v.v...). Đồng thời có công văn nêu rõ nguyên nhân bị mất, bị thiếu hoặc hồ sơ của người lao động.

2- Cơ sở để bổ sung quá trình làm việc của người lao động là chứng nhận của cơ quan đơn vị cũ (nơi đã làm việc) và có thể dùng các giấy tờ có liên quan như giấy khai sinh, lý lịch Đảng, lý lịch Đoàn, lý lịch quân nhân, sổ công đoàn, sổ lương, bảng thanh toán tiền lương, giấy chứng nhận huân, huy chương v.v... để chứng minh quá trình làm việc. Trường hợp cá biệt do đơn vị đã giải thể mà vẫn thiếu khoảng thời gian nào thì phải có hai người trở lên cùng làm việc tại cơ quan hoặc đơn vị cũ, trong đó có một người là cấp trên của người lao động xác nhận.

Tất cả những xác nhận của cá nhân, đơn vị, người cùng làm việc, đều phải có cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Bảo hiểm xã hội Việt Nam rất mong sự hỗ trợ, giúp đỡ của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về vấn đề này để bảo đảm cho việc cấp sổ bảo hiểm xã hội được hoàn thành, bảo đảm quyền lợi chính đáng cho người lao động tham gia bảo hiểm xã hội.