Tóm tắt Công văn 7961/CT-TTHT năm 2013 về hóa đơn, chứng từ do Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Công văn 7961/CT-TTHT được Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh trên địa bàn về việc lập hóa đơn, chứng từ đối với các trường hợp xuất tiêu dùng nội bộ, khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, và biếu tặng. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp dựa trên các quy định pháp luật thuế thời kỳ đó (đặc biệt là Thông tư số 64/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính).

- Quy định về lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu

• Trường hợp xuất hàng hóa để làm hàng mẫu, quảng cáo, khuyến mại: Doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng theo quy định. Trên hóa đơn phải ghi rõ tên, số lượng hàng hóa, ghi rõ là hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu không thu tiền.
• Xác định giá tính thuế: Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu phục vụ cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thì giá tính thuế GTGT được xác định bằng không (0).
• Điều kiện áp dụng: Việc khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về thương mại (phải đăng ký hoặc thông báo với Sở Công thương theo quy định).

- Quy định về lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng, cho, trao đổi hoặc trả thay lương

• Nghĩa vụ lập hóa đơn: Khi xuất hàng hóa, dịch vụ để biếu, tặng, cho, trao đổi, hoặc trả thay lương cho người lao động, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng.
• Xác định giá tính thuế GTGT: Giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng, cho, trao đổi, trả thay lương được xác định theo giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.
• Dòng thuế suất và tiền thuế: Trên hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, bao gồm cả thuế suất và tiền thuế GTGT (đối với phương pháp khấu trừ) tương tự như giao dịch bán hàng thương mại thông thường.

- Quy định về lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ

• Tiêu dùng nội bộ phục vụ sản xuất kinh doanh: Trường hợp xuất hàng hóa, dịch vụ để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh của cơ sở (tiêu dùng nội bộ phục vụ sản xuất kinh doanh) thì không phải lập hóa đơn và không phải tính, nộp thuế GTGT.
• Tiêu dùng nội bộ không phục vụ sản xuất kinh doanh: Trường hợp xuất hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ không phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh (ví dụ: phục vụ cho nhu cầu cá nhân của người lao động, ban quản lý...) thì doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng. Trên hóa đơn ghi rõ là hàng tiêu dùng nội bộ và tính thuế GTGT theo quy định.

- Một số lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp khi thực hiện

• Tính đồng nhất trong kê khai: Doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng giữa các mục đích xuất dùng (khuyến mại, biếu tặng hay tiêu dùng nội bộ) để áp dụng đúng nguyên tắc lập hóa đơn và kê khai thuế, tránh rủi ro bị truy thu và xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
• Chứng từ đi kèm: Bên cạnh hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan như quyết định phê duyệt chương trình khuyến mại, biên bản giao nhận hàng hóa, danh sách người nhận quà tặng để làm cơ sở giải trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.