Tóm tắt Công văn 788/TCT-CS về mã số thuế trên hoá đơn do Tổng cục Thuế ban hành

Công văn 788/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm giải quyết và hướng dẫn các vướng mắc liên quan đến việc thể hiện mã số thuế trên hóa đơn điện tử. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh thực hiện đúng quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

Quy định về việc ghi mã số thuế của người mua trên hóa đơn

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, việc thể hiện thông tin mã số thuế của người mua trên hóa đơn điện tử được phân loại cụ thể theo từng đối tượng giao dịch:

• Đối với người mua là cơ sở kinh doanh: Hóa đơn điện tử bắt buộc phải thể hiện chính xác mã số thuế của người mua theo thông tin đã đăng ký với cơ quan thuế. Việc ghi sai, thiếu hoặc sử dụng mã số thuế đã chấm dứt hiệu lực của người mua sẽ làm ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn, gây khó khăn cho việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và hạch toán chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
• Đối với người mua là cá nhân không có mã số thuế: Trên hóa đơn không bắt buộc phải thể hiện mục mã số thuế của người mua. Các thông tin định danh khác như họ và tên, địa chỉ (nếu có) cần được ghi nhận đầy đủ theo đúng thực tế phát sinh giao dịch.
• Đối với khách hàng nước ngoài: Trường hợp người mua là tổ chức, cá nhân nước ngoài không có mã số thuế tại Việt Nam, người bán sử dụng thông tin mã định danh hoặc số hộ chiếu, giấy tờ tùy thân hợp pháp khác để ghi nhận trên hóa đơn theo hướng dẫn kỹ thuật của hệ thống hóa đơn điện tử.

Phương án xử lý sai sót về mã số thuế trên hóa đơn đã lập

Công văn cũng hướng dẫn chi tiết quy trình khắc phục và xử lý khi phát hiện hóa đơn đã lập và gửi cho người mua có sai sót về thông tin mã số thuế:

• Trường hợp sai mã số thuế nhưng các thông tin khác chính xác: Người bán và người mua phải thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo đúng quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
• Thủ tục gửi thông báo cho cơ quan thuế: Người bán có trách nhiệm lập và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp để ghi nhận việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai mã số thuế.
• Thỏa thuận giữa các bên: Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người bán và người mua cần có văn bản thỏa thuận rõ ràng bằng văn bản hoặc thông điệp dữ liệu ghi rõ sai sót để làm căn cứ giải trình khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra.

Trách nhiệm thực thi của người nộp thuế và cơ quan thuế

Để đảm bảo tính đồng bộ và hạn chế rủi ro pháp lý, Tổng cục Thuế yêu cầu các bên liên quan nghiêm túc thực hiện các nội dung sau:

• Đối với người nộp thuế: Phải chủ động rà soát, đối chiếu thông tin đăng ký thuế của đối tác trước khi xuất hóa đơn. Khuyến khích sử dụng các công cụ tra cứu thông tin người nộp thuế trực tuyến trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đảm bảo tính chính xác.
• Đối với cơ quan thuế địa phương: Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến rộng rãi nội dung hướng dẫn tại Công văn này đến toàn thể người nộp thuế trên địa bàn; đồng thời hỗ trợ, tháo gỡ kịp thời các vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện.