Thực hiện nhiệm vụ được giao tại Quyết định số 559/QĐ-TTg ngày 24 tháng 4 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Đề án đơn giản hóa chế độ báo cáo trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước” (sau đây gọi tắt là Đề án), Văn phòng Chính phủ xin gửi tới Quý Cơ quan văn bản hướng dẫn thực hiện hệ thống hóa, rà soát và xây dựng, thực thi phương án đơn giản hóa chế độ báo cáo theo ngành, lĩnh vực, địa phương phụ trách.

Để thực hiện thành công Đề án, Văn phòng Chính phủ đề nghị các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương:

1. Nghiên cứu, vận dụng Hướng dẫn kèm theo Công văn này để thực hiện nhiệm vụ hệ thống hóa, rà soát và xây dựng, thực thi phương án đơn giản hóa chế độ báo cáo theo ngành, lĩnh vực, địa phương phụ trách.

2. Chỉ đạo, quán triệt, đôn đốc các đơn vị, cơ quan chuyên môn trực thuộc khẩn trương triển khai Đề án, bảo đảm chất lượng và tiến độ công việc.

3. Trong quá trình triển khai thực hiện Đề án, nếu có khó khăn, vướng mắc, gửi Văn phòng Chính phủ tổng hợp, báo cáo Thủ tướng Chính phủ để kịp thời tháo gỡ./.

PHỤ LỤC

HƯỚNG DẪN HỆ THỐNG HÓA, RÀ SOÁT VÀ XÂY DỰNG, THỰC THI PHƯƠNG ÁN ĐƠN GIẢN HÓA CHẾ ĐỘ BÁO CÁO
(Kèm theo Công văn số 7735/VPCP-KSTT ngày 25 tháng 7 năm 2017 của Văn phòng Chính phủ)

I. ĐỐI TƯỢNG, PHẠM VI VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Đối tượng thực hiện

Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (sau đây gọi tắt là các bộ, ngành); Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi tắt là UBND cấp tỉnh).

2. Phạm vi thực hiện

Báo cáo, chế độ báo cáo theo ngành, lĩnh vực đang thực hiện hoặc yêu cầu thực hiện, gồm: Các báo cáo định kỳ thuộc các ngành, lĩnh vực quản lý của hệ thống cơ quan hành chính nhà nước được thể hiện bằng văn bản (bao gồm báo cáo giấy và báo cáo điện tử) thực hiện giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau và báo cáo của các tổ chức, cá nhân gửi tới cơ quan hành chính nhà nước theo quy định tại các văn bản pháp luật hiện hành (có thể dưới dạng văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính thông thường).

Phạm vi thực hiện không bao gồm báo cáo đột xuất, báo cáo thống kê theo quy định của pháp luật về thống kê, báo cáo trong nội bộ từng cơ quan hành chính nhà nước.

Lưu ý:

- Các bộ, ngành chỉ tiến hành hệ thống hóa, rà soát và xây dựng, thực thi phương án đơn giản hóa chế độ báo cáo định kỳ tại các văn bản do các cơ quan nhà nước ở Trung ương quy định theo ngành, lĩnh vực được phân công quản lý.

Các cơ quan của Trung ương được tổ chức theo ngành dọc nằm trên địa bàn tỉnh, thành phố thực hiện hệ thống hóa, rà soát và xây dựng, thực thi phương án đơn giản hóa chế độ báo cáo định kỳ theo phân công của cơ quan quản lý ngành dọc cấp Trung ương.

- UBND cấp tỉnh chỉ tổ chức tiến hành hệ thống hóa, rà soát và xây dựng, thực thi phương án đơn giản hóa chế độ báo cáo định kỳ do các cơ quan chính quyền địa phương thuộc tỉnh quy định (bao gồm Hội đồng nhân dân và cơ quan hành chính cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã).

3. Tổ chức thực hiện

Để tổ chức thực hiện “Đề án đơn giản hóa chế độ báo cáo trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước” được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 559/QĐ-TTg ngày 24/4/2017, đề nghị các Bộ, ngành, UBND cấp tỉnh:

- Xây dựng Kế hoạch triển khai thực hiện “Đề án đơn giản hóa chế độ báo cáo trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước” và phân công lãnh đạo chủ trì chỉ đạo tổ chức thực hiện.

- Giao Văn phòng Bộ, ngành, UBND cấp tỉnh làm đầu mối chủ trì công tác tham mưu, tổng hợp và kiểm tra, đôn đốc thực hiện Đề án tại Bộ, ngành, địa phương.

- Phân công các đơn vị chức năng thuộc bộ, ngành, UBND cấp tỉnh thực hiện việc hệ thống hóa, rà soát và xây dựng, thực thi phương án đơn giản hóa chế độ báo cáo.

- Tổ chức nghiên cứu, tham gia ý kiến phối hợp với các bộ, cơ quan chủ trì khác trong quá trình hệ thống hóa, rà soát và xây dựng, thực thi phương án đơn giản hóa chế độ báo cáo.

II. NỘI DUNG THỰC HIỆN

1. Hệ thống hóa chế độ báo cáo

a) Yêu cầu

Hệ thống hóa chế độ báo cáo đảm bảo thể hiện một cách trung thực, chính xác, đầy đủ, có tính hệ thống về chế độ báo cáo theo từng ngành, lĩnh vực hoặc nội dung công việc cụ thể được quy định tại các văn bản do Trung ương và địa phương ban hành.

b) Cách thức thực hiện

- Các bộ, ngành tổ chức hệ thống hóa và lập Danh mục báo cáo định kỳ tại các văn bản do các cơ quan nhà nước ở Trung ương quy định theo ngành, lĩnh vực được phân công quản lý; đồng thời, giao nhiệm vụ cho các cơ quan, đơn vị chức năng trực thuộc chủ trì rà soát và xây dựng, thực thi phương án đơn giản hóa chế độ báo cáo.

- UBND cấp tỉnh tổ chức hệ thống hóa và lập Danh mục báo cáo định kỳ tại các văn bản do các cơ quan chính quyền địa phương thuộc tỉnh quy định; đồng thời, giao nhiệm vụ cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc chủ trì rà soát và xây dựng, thực thi phương án đơn giản hóa chế độ báo cáo.

c) Nội dung hệ thống hóa

Tổ chức nghiên cứu, thu thập đầy đủ các báo cáo thuộc phạm vi quản lý với đầy đủ các thông tin cụ thể sau: Tên báo cáo, văn bản quy định báo cáo, ngành lĩnh vực, hình thức thực hiện báo cáo, cơ quan nhận báo cáo, cơ quan/đối tượng thực hiện báo cáo, cơ quan/đơn vị chủ trì rà soát và xây dựng phương án đơn giản hóa chế độ báo cáo.

d) Kết quả

- Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ phê duyệt Danh mục báo cáo định kỳ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, yêu cầu thực hiện (theo Biểu mẫu 01).

- Quyết định của Chủ tịch UBND cấp tỉnh phê duyệt Danh mục báo cáo định kỳ do các cơ quan chính quyền địa phương thuộc tỉnh quy định (theo Biểu mẫu 02).

đ) Thời hạn hoàn thành: Tháng 9 năm 2017.

2. Rà soát và xây dựng phương án đơn giản hóa chế độ báo cáo

a) Yêu cầu

- Các báo cáo phải được rà soát dựa trên các tiêu chí về sự cần thiết, tính hợp lý, hợp pháp để từ đó xây dựng các phương án đơn giản hóa nhằm bảo đảm các chế độ báo cáo được quy định thực sự cần thiết phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của các cơ quan hành chính nhà nước; được quy định đúng thẩm quyền; đồng bộ, thống nhất; tần suất, thời gian báo cáo hợp lý; có đề cương, biểu mẫu và được hướng dẫn cụ thể, rõ ràng.

- Phương án đơn giản hóa phải đạt mục tiêu cắt giảm tối thiểu 20% số báo cáo định kỳ không phù hợp với yêu cầu quản lý, lược bỏ những chỉ tiêu, nội dung báo cáo trùng lặp, không cần thiết, giảm gánh nặng hành chính, tiết kiệm chi phí trong thực hiện chế độ báo cáo.

- Việc đơn giản hóa chế độ báo cáo, đặc biệt là xây dựng các biểu mẫu hướng dẫn, cần gắn với khả năng ứng dụng công nghệ thông tin, bảo đảm khả năng tích hợp, chia sẻ thông tin, số liệu báo cáo giữa các Bộ, ngành, địa phương.

b) Cách thức thực hiện

- Bước 1: Trên cơ sở Danh mục báo cáo định kỳ đã được phê duyệt, các cơ quan, đơn vị chuyên môn được phân công chủ trì tổ chức rà soát và xây dựng phương án đơn giản hóa chế độ báo cáo.

Thực hiện theo hướng dẫn tại Biểu mẫu 03 về rà soát.

- Bước 2: Tổng hợp kết quả rà soát và phương án đơn giản hóa gửi lấy ý kiến phối hợp của Văn phòng Chính phủ và các Bộ, ngành, địa phương có liên quan. Đối với các báo cáo có đối tượng thực hiện là cá nhân, tổ chức thì gửi lấy ý kiến phối hợp của Hội đồng Tư vấn cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, tổ chức xã hội nghề nghiệp có liên quan.

- Bước 3: Hoàn thiện phương án đơn giản hóa trình Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh ban hành Quyết định phê duyệt.

c) Nội dung rà soát và xây dựng phương án đơn giản hóa

- Về tính cần thiết của báo cáo

Báo cáo cần được rà soát, đánh giá sự cần thiết phải duy trì hay không trên cơ sở xác định rõ nội dung thông tin của báo cáo; mục tiêu quản lý, chỉ đạo, điều hành mà thông tin báo cáo hướng tới; hoặc, có thể lấy được thông tin từ nguồn khác.

- Về tính hợp lý của chế độ báo cáo

+ Tên báo cáo, nội dung các yêu cầu cung cấp thông tin trong báo cáo phù hợp với mục tiêu và phạm vi quản lý; hình thức báo cáo phù hợp với nội dung báo cáo (Ví dụ: Báo cáo số liệu cần được thể hiện dưới dạng bảng, biểu số liệu để bảo đảm thống nhất, đồng bộ, logic; không chỉ mô tả bằng lời).

+ Nội dung thông tin trong báo cáo không trùng lặp với nội dung báo cáo khác.

+ Đối tượng thực hiện báo cáo có chức năng, nhiệm vụ phù hợp để đảm bảo cung cấp được thông tin báo cáo một cách chính xác, đầy đủ.

+ Các yêu cầu báo cáo rõ ràng, thống nhất về số liệu và đơn vị tính (nếu có); có mẫu đề cương báo cáo, mẫu biểu báo cáo (nếu cần) và hướng dẫn đầy đủ, cụ thể cho từng đối tượng thực hiện báo cáo để thống nhất thực hiện (ví dụ, trường hợp Bộ yêu cầu cấp tỉnh báo cáo mà số liệu cần được tổng hợp từ cấp huyện, xã thì Bộ cần hướng dẫn cụ thể mẫu đề cương báo cáo, mẫu biểu báo cáo mà cấp tỉnh, huyện, xã cần thực hiện). Nội dung mẫu đề cương cần có: những vấn đề cần tập trung báo cáo, khó khăn, vướng mắc, nguyên nhân và đề xuất, kiến nghị (nếu có).

+ Tần suất báo cáo được giảm tối đa (Ví dụ, đối với các báo cáo định kỳ hàng tháng, nếu yêu cầu quản lý hiện tại không thực sự cần thiết phải có thông tin cập nhật theo tháng thì đề xuất xây dựng phương án giảm tần suất báo cáo theo quý hoặc 6 tháng hoặc 1 năm).

+ Thời điểm gửi báo cáo và thời điểm chốt số liệu báo cáo phù hợp, đảm bảo các đối tượng thực hiện báo cáo có đủ thời gian cần thiết để thu thập, xử lý thông tin và xây dựng báo cáo.

Để bảo đảm đồng bộ, thống nhất về số liệu, tạo điều kiện tích hợp, chia sẻ thông tin và giảm gánh nặng thực hiện báo cáo, các bộ, ngành, địa phương căn cứ vào yêu cầu quản lý của từng ngành, lĩnh vực, chủ động quy định theo hướng giảm thiểu tối đa về thời điểm chốt số liệu giữa các báo cáo thuộc một ngành, lĩnh vực và giữa báo cáo thuộc các ngành, lĩnh vực khác nhau. Trường hợp cho phép, đề xuất xây dựng phương án hợp nhất nội dung nhiều báo cáo thành một báo cáo duy nhất nhằm giảm số lượng báo cáo, góp phần đáp ứng mục tiêu cắt giảm tối thiểu 20% số lượng báo cáo theo yêu cầu của Đề án.

Trên cơ sở thời gian chốt số liệu này, trong quá trình xây dựng phương án đơn giản hóa chế độ báo cáo, các bộ, ngành, địa phương sẽ quy định thời gian cụ thể các đối tượng phải gửi báo cáo, bảo đảm có đủ thời gian cần thiết, hợp lý cho các đối tượng này tiến hành thu thập, xử lý thông tin và xây dựng báo cáo.

- Về tính hợp pháp của chế độ báo cáo

+ Xác định rõ chế độ báo cáo được quy định tại văn bản nào và nội dung văn bản đó phù hợp với thẩm quyền ban hành không.

+ Quy định báo cáo trong văn bản hiện hành có chồng chéo, mâu thuẫn với các văn bản pháp luật do các cơ quan nhà nước cấp trên ban hành không.

d) Kết quả

- Quyết định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ phê duyệt Phương án đơn giản hóa chế độ báo cáo (theo biểu mẫu số 04).

- Quyết định của Chủ tịch UBND cấp tỉnh phê duyệt Phương án đơn giản hóa chế độ báo cáo (theo biểu mẫu số 05).

- Nội dung Phương án đơn giản hóa gồm:

+ Danh mục các báo cáo cần loại bỏ;

+ Danh mục các báo cáo cần tiếp tục duy trì, nhưng phải sửa đổi, bổ sung, thay thế kèm theo Phương án sửa đổi, bổ sung, thay thế từng loại báo cáo;

+ Danh mục các báo cáo cần tiếp tục duy trì, giữ nguyên.

đ) Thời hạn hoàn thành: Tháng 3 năm 2018.

3. Tổ chức thực thi phương án đơn giản hóa chế độ báo cáo

Trên cơ sở các phương án đơn giản hóa đã được phê duyệt, các Bộ, ngành, UBND cấp tỉnh tổ chức thực thi các phương án đơn giản hóa chế độ báo cáo thuộc thẩm quyền giải quyết.

a) Đối với các bộ, ngành

- Cách thức thực hiện và kết quả:

+ Đối với các phương án đơn giản hóa không thuộc thẩm quyền quy định của bộ, ngành:

(i) Bước 1: Các bộ, ngành tổng hợp các Phương án đơn giản hóa chế độ báo cáo có nội dung đề nghị sửa đổi, bổ sung văn bản vượt quá thẩm quyền gửi Văn phòng Chính phủ và Bộ Tư pháp.

(ii) Bước 2: Văn phòng Chính phủ chủ trì, phối hợp với Bộ Tư pháp và các Bộ, ngành, địa phương tổng hợp danh mục các văn bản quy phạm pháp luật cần ban hành mới, hoặc cần sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ thuộc thẩm quyền của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ để thực thi Phương án đơn giản hóa chế độ báo cáo, trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, ký ban hành và đôn đốc thực hiện.

(iii) Bước 3: Trên cơ sở các văn bản thuộc thẩm quyền của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ đã được ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung, thay thế, bãi bỏ, các Bộ, ngành tiếp tục thực hiện những nội dung thuộc thẩm quyền theo Phương án đơn giản hóa đã được phê duyệt.

+ Đối với các phương án đơn giản hóa thuộc thẩm quyền quy định:

Các bộ, ngành xây dựng, ban hành Thông tư quy định chế độ báo cáo hoặc hướng dẫn thực hiện báo cáo theo ngành, lĩnh vực trên cơ sở Phương án đơn giản hóa đã phê duyệt.

- Thời hạn hoàn thành:

+ Thời hạn các bộ, ngành gửi Văn phòng Chính phủ và Bộ Tư pháp đề xuất sửa đổi, bổ sung đối với các văn bản không thuộc thẩm quyền: Tháng 6 năm 2018.

+ Thời hạn các bộ, ngành hoàn thành việc ban hành Thông tư quy định chế độ báo cáo hoặc hướng dẫn thực hiện báo cáo theo phương án thuộc thẩm quyền đã phê duyệt: Tháng 9 năm 2018.

b) Đối với UBND cấp tỉnh

- Cách thức thực hiện và kết quả:

Trên cơ sở Phương án đơn giản hóa chế độ báo cáo đã được phê duyệt, UBND tỉnh tổ chức xây dựng, ban hành Quyết định của UBND cấp tỉnh quy định chế độ báo cáo hoặc hướng dẫn thực hiện báo cáo thuộc phạm vi thẩm quyền của UBND cấp tỉnh; đồng thời, hướng dẫn, đôn đốc UBND cấp huyện, xã triển khai thực hiện các phương án đã được Chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt (nếu có). Trong quá trình thực hiện, đề nghị UBND cấp tỉnh tham khảo thêm Phương án đơn giản hóa chế độ báo cáo đã được phê duyệt của các Bộ, ngành để tránh trùng lặp về quy định chế độ báo cáo.

- Thời hạn hoàn thành:

Thời hạn UBND cấp tỉnh hoàn thành việc ban hành Quyết định quy định chế độ báo cáo hoặc hướng dẫn thực hiện báo cáo trên địa bàn tỉnh: Tháng 12 năm 2018./.

(Biểu mẫu 01)

QUYẾT ĐỊNH

Phê duyệt Danh mục chế độ báo cáo định kỳ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ/Cơ quan ...

BỘ TRƯỞNG BỘ/CƠ QUAN ...

Căn cứ Nghị định số ..../NĐ-CP ngày .... tháng…..năm.... của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ/Cơ quan....;

Căn cứ Quyết định số 559/QĐ-TTg ngày 24 tháng 4 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Đề án đơn giản hóa chế độ báo cáo trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước”.

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng....

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt Danh mục chế độ báo cáo định kỳ thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ/Cơ quan……….. tại phụ lục kèm theo quyết định này.

Điều 2. Căn cứ Danh mục chế độ báo cáo định kỳ được phê duyệt, các Vụ, Cục, Tổng cục... được phân công chủ trì chịu trách nhiệm rà soát và xây dựng phương án đơn giản hóa chế độ báo cáo thuộc lĩnh vực theo dõi, quản lý; đảm bảo mục tiêu cắt giảm tối thiểu 20% chế độ báo cáo định kỳ không phù hợp với yêu cầu quản lý, lược bỏ những chỉ tiêu, nội dung báo cáo trùng lặp, không cần thiết, giảm gánh nặng hành chính, tiết kiệm chi phí trong thực hiện chế độ báo cáo .

Giao Văn phòng Bộ/Cơ quan hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, tổng hợp kết quả rà soát và phương án đơn giản hóa của các Vụ, Cục, Tổng cục..., trình Bộ trưởng/Thủ trưởng... ký Quyết định phê duyệt phương án đơn giản hóa chế độ báo cáo thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ/Cơ quan...

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 4. Chánh Văn phòng Bộ/Cơ quan, Thủ trưởng các Vụ, Cục, Tổng cục và các đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.