Công văn 750/TCT-CS năm 2018 do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng hóa đơn đối với các tổ chức, doanh nghiệp khi có sự thay đổi về thông tin đăng ký thuế, đặc biệt là thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở kinh doanh. Đây là văn bản nghiệp vụ quan trọng giúp tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi thông tin mà vẫn đảm bảo tính liên tục của hoạt động sản xuất kinh doanh.

1. Quy định về việc tiếp tục sử dụng hóa đơn khi thay đổi tên hoặc địa chỉ trụ sở

Theo hướng dẫn tại Công văn 750/TCT-CS, trường hợp doanh nghiệp thay đổi tên hoặc địa chỉ trụ sở kinh doanh nhưng không dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, phương án xử lý đối với hóa đơn đã phát hành được quy định cụ thể:

• Doanh nghiệp được phép tiếp tục sử dụng các hóa đơn đã đặt in, tự in hoặc hóa đơn đã mua của cơ quan thuế còn dư chưa sử dụng.
• Để tiếp tục sử dụng, doanh nghiệp phải thực hiện đóng dấu tên mới, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu đề tên, địa chỉ đã in sẵn trên hóa đơn cũ.
• Doanh nghiệp có trách nhiệm gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (theo Mẫu số TB04/AC) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi tiếp tục sử dụng các hóa đơn này.

2. Xử lý hóa đơn khi thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý

Đối với trường hợp doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở dẫn đến việc thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (chuyển địa bàn hành chính sang quận, huyện hoặc tỉnh, thành phố khác):

• Doanh nghiệp phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu số BC26/AC) cho cơ quan thuế nơi chuyển đi để chốt số lượng hóa đơn đã sử dụng và số lượng hóa đơn còn tồn chưa sử dụng.
• Nếu doanh nghiệp có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết, doanh nghiệp thực hiện đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn và gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (Mẫu số TB04/AC) đến cơ quan thuế nơi chuyển đến.
• Trường hợp doanh nghiệp không có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn cũ, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy các hóa đơn chưa sử dụng, thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và tiến hành tạo, phát hành hóa đơn mới tại cơ quan thuế nơi chuyển đến theo đúng quy định pháp luật.

3. Trách nhiệm của người nộp thuế và cơ quan thuế

Công văn cũng nêu rõ trách nhiệm của các bên trong việc phối hợp thực hiện thủ tục hành chính về hóa đơn:

• Doanh nghiệp phải chủ động thực hiện việc rà soát, đối chiếu số lượng hóa đơn tồn, thực hiện đúng và đầy đủ các bước thông báo điều chỉnh thông tin để tránh rủi ro pháp lý về việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc không đúng quy định.
• Cơ quan thuế quản lý trực tiếp (cả nơi đi và nơi đến) có trách nhiệm hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, cập nhật kịp thời thông tin điều chỉnh của doanh nghiệp lên hệ thống dữ liệu ngành thuế, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho hoạt động của người nộp thuế.