Giới thiệu về Công văn 71131/CT-TTHT năm 2018

Công văn 71131/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2018 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp trong việc xác định và ghi nhận các khoản chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp liên quan đến điều kiện ghi nhận chi phí được trừ, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật thuế hiện hành.

Các nguyên tắc cốt lõi về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo hướng dẫn tại Công văn 71131/CT-TTHT và các văn bản pháp luật liên quan về thuế TNDN, để một khoản chi phí được ghi nhận là chi phí hợp lý và được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh: Mọi khoản chi của doanh nghiệp phải phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hợp pháp của đơn vị. Các khoản chi không liên quan đến hoạt động kinh doanh sẽ không được chấp nhận là chi phí hợp lý.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Khoản chi phải có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật. Đối với các trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phải thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp, đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp của giao dịch.

Hướng dẫn cụ thể về việc ghi nhận một số khoản chi phí đặc thù

Công văn 71131/CT-TTHT tập trung làm rõ việc ghi nhận chi phí đối với các trường hợp cụ thể phát sinh trong quá trình vận hành của doanh nghiệp, bao gồm:

• Chi phí liên quan đến người lao động: Các khoản chi tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản phụ cấp cho người lao động phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quyết định theo quy chế tài chính của Công ty.
• Chi phí công tác phí và đưa đón người lao động: Các khoản chi phí đi lại, tiền vé máy bay, tiền lưu trú (khách sạn) cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và quyết định cử đi công tác của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ.
• Chi phí đối với các khoản chi do bên thứ ba chi trả hộ hoặc chi trả thay: Doanh nghiệp cần lưu ý các chứng từ, hóa đơn phải mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp. Trường hợp hóa đơn mang tên tổ chức, cá nhân khác thì phải có văn bản thỏa thuận, hợp đồng quy định rõ việc chi trả hộ này để làm cơ sở giải trình với cơ quan thuế.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp khi áp dụng công văn

Để hạn chế rủi ro bị xuất toán chi phí khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Rà soát hệ thống chứng từ: Thường xuyên kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các hóa đơn đầu vào, đặc biệt là các hóa đơn có giá trị lớn và các khoản chi liên quan đến phúc lợi, nhân sự.
• Hoàn thiện quy chế nội bộ: Xây dựng và ban hành rõ ràng các quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế lương thưởng để làm căn cứ pháp lý vững chắc cho các khoản chi thực tế tại doanh nghiệp.
• Lưu trữ hồ sơ khoa học: Sắp xếp và lưu trữ đầy đủ hồ sơ kèm theo mỗi khoản chi (như tờ trình, phê duyệt, hợp đồng, nghiệm thu, thanh lý, chứng từ thanh toán) để sẵn sàng giải trình khi có yêu cầu.