Giới thiệu về Công văn 7109/CT-TTHT năm 2019

Công văn 7109/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến việc sử dụng, quản lý và chuyển đổi hóa đơn điện tử. Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển tiếp áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Các nội dung quy định cốt lõi tại Công văn 7109/CT-TTHT

- Quy định về việc áp dụng hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp

• Trong thời gian giao thoa giữa các quy định pháp luật (trước khi bắt buộc áp dụng hoàn toàn hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP), doanh nghiệp đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn tự in, đặt in trước ngày 01/11/2018 thì vẫn được tiếp tục sử dụng hóa đơn đã phát hành.
• Đối với tổ chức, cá nhân mới thành lập trong giai đoạn chuyển tiếp, trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để áp dụng hóa đơn điện tử thì vẫn được phép sử dụng hóa đơn giấy theo quy định cũ của Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP.

- Hướng dẫn xử lý hóa đơn khi thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp

• Trường hợp doanh nghiệp có sự thay đổi về tên hoặc địa chỉ trụ sở kinh doanh nhưng không thay đổi mã số thuế, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo thay đổi thông tin đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Đối với các hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng chưa sử dụng, doanh nghiệp cần thực hiện thay đổi thông tin trên phần mềm hóa đơn điện tử và gửi thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn (Mẫu số TB04/AC) đến cơ quan thuế.
• Các hóa đơn điện tử được lập sau khi đã thay đổi thông tin phải thể hiện đúng tên và địa chỉ mới của doanh nghiệp để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp khi khấu trừ thuế và tính chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

- Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

• Doanh nghiệp được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông hoặc để phục vụ công tác lưu trữ, ghi sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc, đảm bảo tính chính xác và không có sự sai lệch về số liệu.
• Hóa đơn giấy chuyển đổi phải có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi, đồng thời phải có ký hiệu riêng xác nhận đã chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
• Hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị pháp lý khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính toàn vẹn của thông tin và ký hiệu xác nhận chuyển đổi theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Đánh giá và lưu ý áp dụng thực tế

Công văn 7109/CT-TTHT đã tháo gỡ nhiều vướng mắc thực tiễn cho doanh nghiệp trong quá trình vận hành hệ thống hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần lưu ý đối chiếu kỹ các mốc thời gian áp dụng và thực hiện đầy đủ các thủ tục thông báo với cơ quan thuế khi có thay đổi thông tin doanh nghiệp để tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến việc sử dụng hóa đơn không hợp lệ.