Kính gửi: Cục Hải quan các tỉnh, thành phố.

Căn cứ vào kết quả kiểm tra công tác văn phòng năm 2012 tại một số Cục hải quan các tỉnh, thành phố, Tổng cục Hải quan yêu cầu Cục Hải quan các tỉnh, thành phố thực hiện tốt một số nội dung sau:

1. Trong khi xác định nhu cầu biên chế của các đơn vị, ưu tiên bố trí biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ. Mỗi Cục Hải quan tỉnh, TP phải có ít nhất 01 công chức văn thư, 01 công chức lưu trữ chuyên trách, cấp Chi cục tùy điều kiện thực tế tài liệu nhiều hay ít có thể bố trí công chức văn thư kiêm lưu trữ.

2. Đề nghị các đơn vị sớm ban hành Quyết định giao quản lý và sử dụng con dấu hành chính của Cục cho công chức làm văn thư (theo Điều 25 mục 4 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004). Nếu đơn vị nào đã ban hành Quyết định giao quản lý con dấu mà chưa có người giữ dấu thứ 2 thì cần xác định và bổ sung người giữ dấu thứ 2; hướng dẫn để các đơn vị sử dụng dấu riêng của Cục thực hiện đúng quy định.

3. Cục Hải quan tỉnh, TP cần bố trí tủ sắt (hoặc két sắt) chống cháy để bảo quản con dấu của đơn vị đảm bảo an toàn.

4. Tổ chức tốt lập hồ sơ công việc, chấn chỉnh lại quy trình xử lý văn bản ở các đơn vị thực hiện chưa đúng. Công văn đến của Cục (bao gồm cả công văn mật) phải giải quyết cần chuyển bản chính đến đơn vị được phân công xử lý và thực hiện lập hồ sơ công việc. Xây dựng danh mục hồ sơ hàng năm để làm căn cứ cho cán bộ, công chức lập hồ sơ khi kết thúc công việc và xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu của mình, đề xuất với Văn phòng Cục về thời hạn bảo quản (trường hợp áp dụng thời hạn bảo quản khác so với quy định).

5. Đối với công tác tuyên truyền cần chủ động phối kết hợp với Văn phòng Tổng cục, các cơ quan báo đài địa phương, trung ương để thực hiện tốt kế hoạch tuyên truyền của đơn vị.

Tổng cục Hải quan yêu cầu Cục trưởng Cục Hải quan các tỉnh, thành phố chỉ đạo tổ chức thực hiện./.