Tóm tắt Công văn 6541/CT-TTHT về hoá đơn chứng từ do Cục thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Công văn 6541/CT-TTHT của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng liên quan đến việc quản lý, sử dụng và lập hóa đơn, chứng từ đối với các doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh trên địa bàn. Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế của người nộp thuế, đảm bảo việc tuân thủ đúng quy định pháp luật về thuế và hóa đơn hiện hành.

Nguyên tắc lập và sử dụng hóa đơn, chứng từ theo quy định

Công văn hướng dẫn chi tiết về nghĩa vụ và nguyên tắc cốt lõi khi lập hóa đơn đối với các hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ:

• Thời điểm lập hóa đơn: Phải tuân thủ đúng thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, hoặc thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Nội dung trên hóa đơn: Hóa đơn phải thể hiện đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu bắt buộc như thông tin người bán, thông tin người mua, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất thuế giá trị gia tăng (GTGT), tiền thuế GTGT và tổng cộng tiền thanh toán.
• Tính hợp pháp, hợp lệ: Hóa đơn được sử dụng phải là hóa đơn hợp pháp, đã thực hiện thủ tục thông báo phát hành (đối với hóa đơn tự in/đặt in trước đây) hoặc đã được đăng ký và chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử bởi cơ quan thuế theo quy định mới.

Hướng dẫn xử lý các trường hợp sai sót về hóa đơn

Đối với các trường hợp hóa đơn đã lập nhưng có sai sót, Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn phương án xử lý cụ thể nhằm đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp và đúng quy trình quản lý thuế:

• Trường hợp hóa đơn viết sai chưa giao cho người mua: Người bán thực hiện gạch chéo các liên và lưu giữ hóa đơn viết sai, sau đó lập hóa đơn mới thay thế theo đúng quy định.
• Trường hợp hóa đơn đã giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế: Hai bên lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai, người bán gạch chéo các liên, lưu giữ hóa đơn thu hồi và lập hóa đơn mới giao cho người mua.
• Trường hợp hóa đơn đã giao và hai bên đã kê khai thuế: Khi phát hiện sai sót, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận hoặc biên bản điều chỉnh ghi rõ sai sót. Người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót, trên hóa đơn phải ghi rõ điều chỉnh tăng hoặc giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất, tiền thuế GTGT cho hóa đơn số mấy, ký hiệu nào.

Quy định về chứng từ kèm theo và điều kiện khấu trừ thuế GTGT

Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), hóa đơn chứng từ phải đáp ứng các điều kiện chặt chẽ:

• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng) theo đúng quy định pháp luật.
• Tính hợp lý của chi phí: Hóa đơn mua vào phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và có đầy đủ chứng từ chứng minh giao dịch thực tế như hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho.

Trách nhiệm của người nộp thuế và cơ quan quản lý

Văn bản nhấn mạnh vai trò và trách nhiệm của các bên trong việc quản lý hóa đơn:

• Đối với doanh nghiệp: Phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của hóa đơn, chứng từ sử dụng. Nghiêm cấm hành vi mua bán, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn để trốn thuế, gian lận thuế.
• Đối với cơ quan thuế: Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát việc sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp; kịp thời phát hiện và xử lý nghiêm các hành vi vi phạm hành chính về hóa đơn, chứng từ theo quy định của Luật Quản lý thuế.