Công văn 616/CT-TTHT năm 2016 do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng liên quan đến việc lập hóa đơn đối với các trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp khi người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân, tổ chức.

Quy định lập hóa đơn đối với giao dịch từ 200.000 đồng trở lên

Đối với các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có tổng giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, nếu người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin, người bán phải thực hiện theo các nguyên tắc sau:

• Bắt buộc lập hóa đơn: Người bán vẫn phải lập hóa đơn cho từng lần bán hàng, không được gộp chung hoặc bỏ qua việc xuất hóa đơn với lý do khách hàng không có nhu cầu lấy hóa đơn.
• Cách ghi thông tin người mua: Trên hóa đơn, tại các tiêu thức tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, người bán phải ghi rõ "người mua không lấy hóa đơn" hoặc "người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế".
• Ký và xác nhận hóa đơn: Người bán thực hiện ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu có) trên hóa đơn. Phần chữ ký của người mua được để trống hoặc ghi rõ lý do người mua không ký nhận.

Quy định lập hóa đơn đối với giao dịch dưới 200.000 đồng

Trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ có tổng trị giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần, quy trình lập hóa đơn được đơn giản hóa như sau:

• Lập bảng kê bán lẻ: Nếu người mua không yêu cầu lập hóa đơn, người bán không bắt buộc phải lập hóa đơn cho từng lần bán mà thực hiện lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ trong ngày. Bảng kê phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu về tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá và tổng doanh thu.
• Xuất hóa đơn tổng hợp cuối ngày: Cuối mỗi ngày làm việc, người bán căn cứ vào số liệu tổng hợp trên Bảng kê bán lẻ để lập một hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng duy nhất. Trên hóa đơn này phải ghi rõ nội dung "bán lẻ không giao hóa đơn".

Trách nhiệm của doanh nghiệp và lưu ý pháp lý

Để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật thuế, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề cốt lõi sau:

• Tính chính xác của chứng từ: Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của các bảng kê bán lẻ và hóa đơn tổng hợp đã lập cuối ngày.
• Lưu trữ hồ sơ: Các bảng kê bán lẻ phải được lưu trữ cẩn thận cùng với các liên hóa đơn hoặc dữ liệu hóa đơn điện tử tương ứng để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế định kỳ.
• Chế tài xử phạt: Hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 200.000 đồng trở lên (ngay cả khi khách hàng từ chối nhận hóa đơn) sẽ bị xử lý vi phạm hành chính về hóa đơn hoặc bị truy thu thuế theo quy định pháp luật hiện hành.