Công văn 5868/CT-TTHT được ban hành bởi Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp và người nộp thuế thực hiện đúng quy định về việc xử lý, hủy hóa đơn đã lập nhưng có sai sót. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế phát sinh trong quá trình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp tại thời điểm ban hành.

- Xử lý hóa đơn đã lập chưa giao cho người mua hoặc đã giao nhưng chưa kê khai thuế

Đối với các trường hợp hóa đơn đã được lập nhưng phát hiện có sai sót và chưa thực hiện kê khai thuế, hướng dẫn xử lý cụ thể như sau:

• Trường hợp hóa đơn đã lập chưa giao cho người mua: Khi phát hiện sai sót, người bán thực hiện gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai này tại doanh nghiệp, sau đó lập hóa đơn mới thay thế để giao cho khách hàng.
• Trường hợp hóa đơn đã lập và đã giao cho người mua nhưng cả hai bên bán và mua chưa tiến hành kê khai thuế: Khi phát hiện sai sót, hai bên phải lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập sai (biên bản phải thể hiện rõ lý do thu hồi hóa đơn). Người bán thực hiện gạch chéo các liên, lưu giữ hóa đơn thu hồi và lập hóa đơn mới thay thế theo đúng quy định để giao cho người mua.

- Xử lý hóa đơn đã lập, đã giao cho người mua và hai bên đã kê khai thuế

Trong trường hợp hóa đơn có sai sót được phát hiện sau khi cả người bán và người mua đã thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu ra và đầu vào, quy trình xử lý được nghiêm ngặt quy định như sau:

• Nghiêm cấm hành vi tự ý hủy bỏ hoặc thu hồi hóa đơn đã lập sai khi đã kê khai thuế.
• Hai bên bán và mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót cần điều chỉnh.
• Người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ điều chỉnh tăng hoặc giảm số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số, ký hiệu cụ thể.
• Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, cả người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán và thuế đầu ra, đầu vào theo quy định pháp luật về quản lý thuế hiện hành.

- Trách nhiệm và lưu ý đối với người nộp thuế

Để đảm bảo tính hợp pháp và tránh các rủi ro pháp lý hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Mọi trường hợp thu hồi hoặc điều chỉnh hóa đơn đều phải đi kèm biên bản thỏa thuận bằng văn bản giữa hai bên, có chữ ký và đóng dấu xác nhận của đại diện có thẩm quyền của cả bên bán và bên mua.
• Việc lưu trữ hóa đơn đã xóa bỏ, hóa đơn thu hồi phải được thực hiện nghiêm túc, không được tiêu hủy vật lý các liên hóa đơn này trừ trường hợp có quy định khác của pháp luật.
• Doanh nghiệp cần chủ động rà soát hệ thống hóa đơn để phát hiện sớm các sai sót trước kỳ kê khai thuế nhằm tối giản hóa thủ tục điều chỉnh phức tạp.