Công văn 5843/TCHQ-PC năm 2017 do Tổng cục Hải quan ban hành nhằm giải quyết các vướng mắc liên quan đến việc ký thừa ủy quyền (TUQ) trên các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp và cơ quan hải quan địa phương thống nhất thực hiện đúng quy định pháp luật về thẩm quyền ký chữ ký trên các chứng từ xuất nhập khẩu.

Quy định về việc ký thừa ủy quyền trên chứng từ hải quan

Tổng cục Hải quan đã đưa ra hướng dẫn cụ thể đối với trường hợp người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ủy quyền cho cấp dưới hoặc người khác ký các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan:

• Cơ sở pháp lý thực hiện: Việc ủy quyền và ký thừa ủy quyền phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Bộ luật Dân sự về đại diện và ủy quyền, Luật Doanh nghiệp, cũng như các văn bản pháp luật về hải quan hiện hành.
• Hiệu lực của văn bản ủy quyền: Giấy ủy quyền phải được lập hợp pháp, xác định rõ phạm vi, thời hạn ủy quyền và thông tin của người được ủy quyền. Người được ủy quyền chỉ được thực hiện các công việc trong phạm vi được ủy quyền cụ thể.
• Cách thức ký văn bản: Người được ủy quyền khi ký các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan (như tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, chứng từ chứng nhận xuất xứ...) phải ký đúng thẩm quyền, ghi rõ chức danh được ủy quyền hoặc ký thừa ủy quyền (TUQ) theo đúng nội dung văn bản ủy quyền đã thiết lập.

Xử lý vướng mắc đối với chứng từ chứng nhận xuất xứ (C/O)

Đối với các vướng mắc liên quan đến chữ ký trên Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), Tổng cục Hải quan hướng dẫn như sau:

• Chấp nhận chữ ký ủy quyền: Cơ quan hải quan chấp nhận chữ ký của người được người đại diện theo pháp luật của tổ chức cấp C/O hoặc người xuất khẩu ủy quyền hợp pháp, phù hợp với quy định tại các Hiệp định thương mại tự do (FTA) mà Việt Nam là thành viên và quy định pháp luật của nước cấp C/O.
• Kiểm tra tính hợp lệ: Công chức hải quan khi kiểm tra hồ sơ có trách nhiệm đối chiếu chữ ký trên C/O với mẫu chữ ký đã được đăng ký hoặc kiểm tra tính hợp pháp của văn bản ủy quyền đi kèm để đảm bảo tính xác thực của chứng từ.

Trách nhiệm của các bên liên quan

Văn bản xác định rõ trách nhiệm của doanh nghiệp xuất nhập khẩu và cơ quan hải quan các cấp trong quá trình thực hiện thủ tục:

• Đối với doanh nghiệp: Phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của nội dung ủy quyền và các chứng từ do người được ủy quyền ký phát sinh trong quá trình làm thủ tục hải quan.
• Đối với cơ quan hải quan địa phương: Cần tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình thông quan hàng hóa, đồng thời tăng cường kiểm tra, giám sát để phát hiện và xử lý nghiêm các trường hợp lợi dụng việc ủy quyền để giả mạo chữ ký hoặc thực hiện hành vi gian lận thương mại.