Công văn 57691/CT-HTr do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2015 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh về quy trình xử lý, thủ tục khai báo và mức xử phạt khi xảy ra sự cố mất, cháy, hỏng hóa đơn GTGT. Dưới đây là tóm tắt chi tiết các nội dung cốt lõi của văn bản này.

- Quy trình xử lý khi phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn

Khi tổ chức, cá nhân kinh doanh phát hiện hóa đơn đã lập hoặc chưa lập bị mất, cháy, hỏng, cần thực hiện ngay các bước sau để đảm bảo tính pháp lý và tránh bị xử phạt nặng:

• Báo cáo cơ quan thuế quản lý trực tiếp: Người nộp thuế phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn theo mẫu số BC21/AC (ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC). Thời hạn nộp báo cáo chậm nhất không quá 05 (năm) ngày kể từ ngày xảy ra sự việc. Trường hợp ngày cuối cùng trùng vào ngày nghỉ theo quy định thì ngày cuối cùng được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.
• Xác định nguyên nhân: Doanh nghiệp phải giải trình rõ ràng nguyên nhân mất, cháy, hỏng hóa đơn trong báo cáo gửi cơ quan thuế (do thiên tai, hỏa hoạn, trộm cắp hoặc do sơ suất của nhân viên).

- Thủ tục phối hợp giữa bên bán và bên mua khi mất hóa đơn Liên 2

Trong trường hợp người bán đã lập hóa đơn giao cho người mua nhưng người mua hoặc người bán làm mất, cháy, hỏng liên 2 (liên giao cho khách hàng), hai bên phải thực hiện các thủ tục phối hợp sau:

• Lập biên bản ghi nhận sự việc: Người bán và người mua phải lập biên bản ghi nhận sự việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trong biên bản phải ghi rõ liên 1 của hóa đơn người bán khai thuế vào tháng nào, ký và ghi rõ họ tên của người đại diện theo pháp luật (hoặc người được ủy quyền), đóng dấu (nếu có) của hai bên.
• Sao chụp và xác nhận hóa đơn: Người bán thực hiện chụp lại liên 1 của hóa đơn, ký xác nhận, đóng dấu trên bản sao chụp và giao cho người mua.
• Sử dụng bản sao để kê khai thuế: Người mua được sử dụng bản sao hóa đơn có ký xác nhận, đóng dấu của người bán kèm theo biên bản mất, cháy, hỏng hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai, khấu trừ thuế GTGT, tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

- Trách nhiệm pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính

Công văn cũng lưu ý về các chế tài xử phạt đối với hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn theo quy định pháp luật về thuế và hóa đơn tại thời điểm ban hành:

• Đối với hành vi làm mất hóa đơn đã lập (Liên 2): Sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định tại Nghị định của Chính phủ. Mức phạt cụ thể phụ thuộc vào việc xác định lỗi, thời gian khai báo và việc có tìm lại được hóa đơn trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt hay không.
• Trường hợp miễn phạt hoặc giảm nhẹ: Nếu việc mất, cháy, hỏng hóa đơn do thiên tai, hỏa hoạn hoặc sự kiện bất khả kháng khác theo quy định của pháp luật thì doanh nghiệp có thể được xem xét miễn xử phạt hành chính, nhưng vẫn phải thực hiện đầy đủ thủ tục báo cáo theo quy định.
• Trách nhiệm của người đại diện pháp luật: Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của việc khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn.

Lưu ý: Các hướng dẫn tại Công văn 57691/CT-HTr dựa trên nền tảng Thông tư 39/2014/TT-BTC và các văn bản pháp luật về thuế hiện hành tại thời điểm năm 2015. Doanh nghiệp cần đối chiếu với các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử (như Nghị định 123/2020/NĐ-CP) khi áp dụng vào thực tế hiện nay.