Công văn 5752/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp về việc áp dụng và chuyển đổi sang hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp. Văn bản này làm rõ các quy định liên quan đến việc sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, cũng như lộ trình thực hiện theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Quy định về việc áp dụng hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp

• Thời hạn áp dụng: Trong giai đoạn chuyển tiếp từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế vẫn được tiếp tục sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn đã mua của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành trước đó.
• Trường hợp chưa nhận được thông báo chuyển đổi: Đối với các cơ sở kinh doanh chưa nhận được thông báo của cơ quan thuế về việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các quy định cũ tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP.
• Thủ tục thông báo phát hành: Doanh nghiệp thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư 32/2011/TT-BTC và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

• Điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp muốn khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ thông tin, chữ ký số và có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Định dạng và nội dung hóa đơn: Hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin, không bị thay đổi trong suốt quá trình truyền nhận và lưu trữ. Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn phải tuân thủ đúng quy định pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy: Doanh nghiệp được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa lưu thông trên đường hoặc phục vụ nhu cầu lưu trữ, ghi sổ kế toán. Hóa đơn chuyển đổi phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính pháp lý và có chữ ký, đóng dấu của người thực hiện chuyển đổi.

Trách nhiệm của doanh nghiệp và cơ quan thuế

• Trách nhiệm của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật và sẵn sàng cung cấp cho cơ quan thuế khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra. Đồng thời, phải tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin trên hóa đơn đã phát hành.
• Vai trò của cơ quan thuế: Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh và các chi cục thuế trực thuộc có trách nhiệm hỗ trợ, hướng dẫn doanh nghiệp tháo gỡ khó khăn trong quá trình triển khai hóa đơn điện tử, đồng thời giám sát việc tuân thủ pháp luật thuế của người nộp thuế.