Tóm tắt Công văn 54485/CTHN-TTHT năm 2024 về Chi phí giá nhân công

Công văn 54485/CTHN-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2024 hướng dẫn về việc xác định và hạch toán chi phí nhân công (chi phí tiền lương, tiền công) hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) liên quan. Dưới đây là nội dung tóm tắt chi tiết các quy định cốt lõi:

1. Điều kiện để chi phí nhân công được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN

Để chi phí nhân công, tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp chi trả cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Cụ thể bao gồm: Hợp đồng lao động, bảng thanh toán tiền lương, chứng từ chi tiền (phiếu chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt), bảng chấm công.
• Các khoản chi tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp cho người lao động phải được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

2. Các trường hợp chi phí nhân công không được trừ

Doanh nghiệp cần lưu ý các khoản chi phí nhân công sau đây sẽ không được tính vào chi phí hợp lý:

• Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động nhưng thực tế chưa chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.
• Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng trong các văn bản quy chế của doanh nghiệp hoặc hợp đồng lao động.
• Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.

3. Nghĩa vụ Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với chi phí nhân công

Khi chi trả tiền lương, tiền công cho người lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN theo quy định:

• Đối với người lao động ký hợp đồng lao động từ ba tháng trở lên: Doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế TNCN theo Biểu thuế lũy tiến từng phần.
• Đối với người lao động không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba tháng có tổng mức thu nhập từ hai triệu đồng/lần trở lên: Doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế TNCN theo thuế suất 10% trên thu nhập trước khi chi trả cho cá nhân (trừ trường hợp cá nhân có cam kết theo quy định của pháp luật về thuế TNCN).

4. Lưu ý về hồ sơ chứng từ đối với lao động thuê ngoài

Trường hợp doanh nghiệp thuê ngoài nhân công thông qua các đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc ký hợp đồng dịch vụ với cá nhân:

• Nếu thuê dịch vụ của tổ chức, doanh nghiệp phải có hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng hợp pháp từ đơn vị cung cấp.
• Nếu ký hợp đồng dịch vụ trực tiếp với cá nhân không kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện khấu trừ thuế TNCN 10% trước khi chi trả và lập chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân đó.