Công văn 5117/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành năm 2018 là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc áp dụng hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP. Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương trong quá trình chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.

- Quy định áp dụng hóa đơn điện tử trong thời gian chuyển tiếp

Công văn hướng dẫn chi tiết lộ trình và phương thức áp dụng hóa đơn trong giai đoạn chuyển tiếp từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020 với các nội dung cốt lõi sau:

• Trường hợp tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ: Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng số hóa đơn này đến hết ngày 31/10/2020.
• Trường hợp dùng hết hóa đơn giấy trong thời gian chuyển tiếp: Trong khoảng thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, nếu doanh nghiệp sử dụng hết hóa đơn giấy đã phát hành nhưng chưa đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp vẫn được phép đặt in, tự in hoặc mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng. Việc sử dụng này phải tuân thủ các quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP.
• Trường hợp nhận được thông báo chuyển đổi của cơ quan thuế: Khi cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã), nếu cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy thì phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

- Hướng dẫn đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập

Đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thành lập mới trong giai đoạn từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, việc áp dụng hóa đơn được thực hiện như sau:

• Trường hợp cơ quan thuế thông báo thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn.
• Trường hợp chưa đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để áp dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp mới thành lập được phép sử dụng hóa đơn giấy (đặt in, tự in hoặc mua của cơ quan thuế) và thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn theo quy định của pháp luật thuế.

- Ý nghĩa và hiệu lực thi hành

Công văn 5117/TCT-CS đóng vai trò là cơ sở pháp lý tạm thời nhưng cực kỳ quan trọng nhằm:

• Đảm bảo tính liên tục trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tránh tình trạng ách tắc do chưa kịp trang bị hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng chuẩn hóa đơn điện tử mới.
• Tạo hành lang hướng dẫn thống nhất cho cơ quan thuế các cấp trong việc quản lý, giám sát và hỗ trợ người nộp thuế thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử đúng lộ trình.
• Giúp doanh nghiệp có thời gian chuẩn bị, đầu tư cơ sở vật chất và nhân lực trước khi bắt buộc áp dụng hoàn toàn hóa đơn điện tử.