Giới thiệu về Công văn 4669/TCT-CS

Công văn 4669/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các cục thuế địa phương và người nộp thuế giải quyết các vướng mắc liên quan đến việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập nhưng có sai sót về các chỉ tiêu thông tin trên hóa đơn. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

Các nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử ghi sai thông tin

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được thực hiện dựa trên tính chất của lỗi sai và sự lựa chọn phương thức khắc phục của doanh nghiệp. Cụ thể:

• Trường hợp sai tên, địa chỉ của người mua: Nếu hóa đơn điện tử đã lập có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì người bán chỉ cần thông báo cho người mua về sai sót này và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế. Người bán không phải lập lại hóa đơn mới.
• Trường hợp sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc quy cách hàng hóa: Người bán có quyền lựa chọn một trong hai phương thức xử lý là lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.

Hướng dẫn chi tiết về việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

Công văn 4669/TCT-CS làm rõ quy trình thực hiện đối với từng phương thức xử lý sai sót như sau:

• Phương thức lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...". Người bán và người mua phải có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn điều chỉnh (nếu có thỏa thuận trước đó). Nội dung trên hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện đúng trị số điều chỉnh tăng (ghi dấu dương) hoặc giảm (ghi dấu âm) theo đúng thực tế phát sinh.
• Phương thức lập hóa đơn thay thế: Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...". Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn có sai sót để gửi cho người mua và cơ quan thuế.

Trách nhiệm gửi thông báo sai sót đến cơ quan thuế

Tổng cục Thuế nhấn mạnh nghĩa vụ của người nộp thuế trong việc thông báo cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp:

• Người bán có trách nhiệm lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để gửi đến cơ quan thuế.
• Thời hạn gửi thông báo Mẫu số 04/SS-HĐĐT được thực hiện chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế.

Ý nghĩa và lưu ý đối với doanh nghiệp

Việc ban hành Công văn 4669/TCT-CS giúp thống nhất cách hiểu và áp dụng pháp luật thuế trên toàn quốc, giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp khi xử lý các lỗi kỹ thuật hoặc sai sót thông tin trên hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát quy trình xuất hóa đơn và phối hợp chặt chẽ với khách hàng để thực hiện điều chỉnh, thay thế đúng quy định, tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.