Giới thiệu chung về Công văn 4597/CT-TTHT

Công văn 4597/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp và tổ chức kinh tế liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ. Nội dung hướng dẫn của công văn bám sát các quy định cốt lõi tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, giúp người nộp thuế thực hiện đúng nghĩa vụ tài chính và hạn chế rủi ro pháp lý.

Quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử

Công văn nhấn mạnh nguyên tắc xác định thời điểm lập hóa đơn đối với từng hoạt động sản xuất, kinh doanh cụ thể:

• Đối với hoạt động bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không áp dụng đối với trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng trong một số lĩnh vực đặc thù).
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ đều phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao.

Quy định về chữ ký số của người mua trên hóa đơn điện tử

Về việc ký số trên hóa đơn điện tử, văn bản hướng dẫn cụ thể như sau:

• Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và các bên có thỏa thuận về việc người mua ký số trên hóa đơn thì người mua thực hiện ký số, ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được từ người bán.
• Trường hợp người mua không phải là cơ sở kinh doanh (cá nhân, hộ gia đình) hoặc các trường hợp đặc biệt không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua theo quy định tại Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử vẫn được coi là hợp lệ khi có đầy đủ chữ ký số của người bán và các nội dung bắt buộc khác.

Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn chi tiết quy trình xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử tùy theo từng trường hợp cụ thể:

• Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT; không phải lập lại hóa đơn mới.
• Trường hợp sai mã số thuế, sai sót về số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng: Người bán và người mua thỏa thuận lựa chọn một trong hai phương thức xử lý: lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế phải ghi rõ nội dung điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn số, ký hiệu và ngày tháng năm nào.

Nguyên tắc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Đối với các chứng từ khấu trừ thuế TNCN, công văn lưu ý tổ chức chi trả thu nhập:

• Phải thực hiện cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử cho cá nhân bị khấu trừ thuế khi có yêu cầu, đảm bảo tính kịp thời và minh bạch.
• Định dạng, nội dung và việc truyền dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử về cơ quan thuế phải tuân thủ đúng các tiêu chuẩn kỹ thuật và quy trình công nghệ thông tin hiện hành.