Tổng quan về Công văn 4230/TCT-KK năm 2013

Công văn 4230/TCT-KK do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình cấp và quản lý mã số thuế (MST) cá nhân, đặc biệt là trường hợp trùng số Chứng minh nhân dân (CMND). Đây là văn bản chỉ đạo nghiệp vụ quan trọng giúp tháo gỡ khó khăn cho người nộp thuế và cơ quan thuế địa phương trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế.

Nguyên nhân phát sinh trùng mã số thuế theo số CMND

Theo hướng dẫn tại Công văn 4230/TCT-KK, tình trạng trùng mã số thuế khi đăng ký bằng số CMND thường xuất phát từ hai nhóm nguyên nhân chủ yếu sau:

• Do sai sót trong khâu nhập liệu của cơ quan thuế hoặc do người nộp thuế kê khai sai thông tin khi nộp hồ sơ đăng ký thuế.
• Do cơ quan Công an cấp trùng số CMND cho hai cá nhân khác nhau ở các tỉnh, thành phố khác nhau (trùng số CMND vật lý thực tế).

Quy trình và biện pháp xử lý trùng mã số thuế của cơ quan thuế

Để giải quyết triệt để quyền lợi cho người nộp thuế, Tổng cục Thuế hướng dẫn các bước xử lý cụ thể như sau:

• Bước 1: Tra cứu và xác minh thông tin: Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ phải thực hiện tra cứu thông tin của người nộp thuế trên hệ thống ứng dụng đăng ký thuế để xác định rõ trường hợp trùng lặp là do nhập sai thông tin hay thực tế trùng số CMND giữa hai cá nhân khác nhau.
• Bước 2: Xử lý đối với trường hợp nhập sai thông tin: Nếu xác định do lỗi nhập liệu của cơ quan thuế hoặc người nộp thuế, cơ quan thuế thực hiện điều chỉnh lại thông tin đăng ký thuế của người nộp thuế cho đúng với thực tế dựa trên hồ sơ gốc (bản sao CMND kèm theo).
• Bước 3: Xử lý đối với trường hợp trùng số CMND thực tế: Trường hợp hai cá nhân khác nhau có cùng số CMND (do cơ quan Công an cấp trùng), cơ quan thuế ưu tiên cấp mã số thuế cho người nộp thuế nộp hồ sơ trước. Đối với người nộp thuế nộp hồ sơ sau, cơ quan thuế hướng dẫn họ liên hệ với cơ quan Công an để cấp đổi lại CMND mới hoặc sử dụng Hộ chiếu còn hiệu lực để đăng ký thuế.
• Bước 4: Hỗ trợ cấp mã số thuế tạm thời: Trong thời gian chờ người nộp thuế đổi CMND mới, để đảm bảo quyền lợi quyết toán thuế thu nhập cá nhân kịp thời, cơ quan thuế có thể thực hiện các biện pháp kỹ thuật trên hệ thống quản lý thuế để cấp mã số thuế cho người nộp thuế nộp sau bằng cách thêm ký tự phân biệt hoặc ghi nhận theo quy trình nghiệp vụ riêng biệt.

Trách nhiệm phối hợp và thực hiện của cơ quan thuế các cấp

Tổng cục Thuế yêu cầu các Cục Thuế địa phương triển khai nghiêm túc các nội dung sau:

• Tăng cường công tác tuyên truyền, hướng dẫn người nộp thuế kiểm tra kỹ thông tin CMND/CCCD trước khi thực hiện đăng ký thuế để hạn chế tối đa sai sót.
• Phối hợp chặt chẽ giữa các Chi cục Thuế và Cục Thuế để xác minh nhanh chóng các trường hợp trùng mã số thuế liên tỉnh, tránh gây phiền hà cho người dân.
• Đảm bảo giải quyết hồ sơ đúng thời hạn quy định, tạo điều kiện thuận lợi nhất để người nộp thuế hoàn thành nghĩa vụ quyết toán thuế thu nhập cá nhân.