Tóm tắt Công văn 413/TCT-TVQT về tự in, đặt in chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Công văn 413/TCT-TVQT do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh và các tổ chức chi trả thu nhập thực hiện việc tự in, đặt in và quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo đúng quy định pháp luật. Dưới đây là nội dung tóm tắt chi tiết các quy định cốt lõi được đề cập trong văn bản:

- Điều kiện để tổ chức trả thu nhập được tự in chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Căn cứ theo quy định tại Điều 1 Thông tư 37/2010/TT-BTC, tổ chức chi trả các khoản thu nhập chịu thuế TNCN có thực hiện khấu trừ thuế được phép tự in chứng từ khấu trừ trên máy tính để cấp cho cá nhân bị khấu trừ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật hiện hành.
• Đã thực hiện đăng ký thuế và được cấp mã số thuế hợp lệ.
• Có trang bị hệ thống máy tính và phần mềm bảo vệ bảo đảm an toàn dữ liệu.
• Trong thời gian 01 năm trở về trước tính đến thời điểm đăng ký, tổ chức không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế từ 02 lần trở lên.

- Hồ sơ và thủ tục đăng ký mẫu chứng từ khấu trừ tự in

Theo quy định tại Điều 3 Thông tư 37/2010/TT-BTC, tổ chức trả thu nhập có nhu cầu sử dụng chứng từ khấu trừ tự in phải chuẩn bị và nộp hồ sơ cho Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức đặt trụ sở chính. Hồ sơ đăng ký bao gồm các loại giấy tờ sau:

• Công văn đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ tự in (thực hiện theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 37/2010/TT-BTC).
• Mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN dự kiến tự in (thiết kế đúng theo hướng dẫn quy định tại Điều 3 Thông tư 37/2010/TT-BTC).
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế có xác nhận sao y bản chính của tổ chức trả thu nhập.
• Văn bản mô tả giải pháp kỹ thuật in chứng từ khấu trừ từ hệ thống máy tính.

- Hướng dẫn thực hiện đối với các nhóm đối tượng

Tổng cục Thuế đưa ra hướng dẫn phân loại xử lý cụ thể đối với các tổ chức chi trả thu nhập như sau:

• Đối với tổ chức đủ điều kiện tự in: Được phép tự in và thực hiện thông báo phát hành chứng từ khấu trừ thuế TNCN sau khi có công văn chấp thuận chính thức từ Cục Thuế quản lý trực tiếp.
• Đối với tổ chức không đủ điều kiện tự in: Tiến hành nhận chứng từ khấu trừ thuế TNCN trực tiếp tại cơ quan Thuế quản lý trực tiếp để sử dụng theo quy định hiện hành.

Thông tin hướng dẫn trên được Tổng cục Thuế thông báo để Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh biết và nghiêm túc triển khai thực hiện.