Tóm tắt Công văn 4039/TCT-CS năm 2013 về chính sách thuế đối với khoản chi hỗ trợ khách hàng

Công văn 4039/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành năm 2013 hướng dẫn chi tiết về chính sách thuế đối với các khoản chi phí hỗ trợ khách hàng, chi hỗ trợ tiếp thị, khuyến mại và đạt doanh số. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp xác định đúng nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đối với các khoản chi này.

1. Chính sách thuế giá trị gia tăng đối với khoản chi hỗ trợ bằng tiền

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, nghĩa vụ thuế GTGT đối với các khoản tiền hỗ trợ, chiết khấu thương mại được xác định như sau:

• Trường hợp nhận tiền hỗ trợ: Khi doanh nghiệp nhận được khoản tiền hỗ trợ từ nhà cung cấp để thực hiện các chương trình khuyến mại, hỗ trợ tiếp thị, đạt doanh số hoặc các khoản hỗ trợ tài chính khác, doanh nghiệp không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT đối với khoản tiền nhận được này.
• Yêu cầu về chứng từ: Cơ sở kinh doanh khi nhận tiền hỗ trợ chỉ cần lập chứng từ thu theo quy định của pháp luật kế toán, không phải lập hóa đơn GTGT. Bên chi tiền căn cứ vào mục đích chi và hợp đồng thỏa thuận để lập chứng từ chi tiền.
• Trường hợp hỗ trợ bằng hàng hóa, dịch vụ: Nếu khoản hỗ trợ được thực hiện bằng hàng hóa hoặc dịch vụ (không phải bằng tiền), bên hỗ trợ phải lập hóa đơn GTGT, kê khai và tính nộp thuế GTGT như đối với hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thông thường.

2. Điều kiện khấu trừ chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Để các khoản chi hỗ trợ khách hàng, chi khuyến mại, quảng cáo được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện chặt chẽ sau:

• Tính liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh: Khoản chi hỗ trợ phải trực tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm mục đích thúc đẩy doanh số bán hàng hoặc phát triển kênh phân phối.
• Hợp đồng và thỏa thuận rõ ràng: Phải có hợp đồng mua bán, hợp đồng đại lý hoặc văn bản thỏa thuận chương trình hỗ trợ, khuyến mại giữa hai bên. Trong văn bản phải quy định rõ điều kiện đạt hỗ trợ, mức hỗ trợ và hình thức hỗ trợ cụ thể.
• Chứng từ thanh toán hợp pháp: Doanh nghiệp phải có đầy đủ chứng từ chi tiền, biên bản nghiệm thu hoặc bảng xác nhận đạt chỉ tiêu doanh số có chữ ký xác nhận của cả hai bên.
• Quy định về thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các khoản chi hỗ trợ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT nếu có), doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt và có chứng từ thanh toán qua ngân hàng hợp lệ theo quy định của pháp luật về thuế.
• Khống chế chi phí quảng cáo, tiếp thị: Các khoản chi hỗ trợ liên quan đến quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại phải tuân thủ mức khống chế tỷ lệ phần trăm trên tổng số chi phí được trừ theo quy định của Luật thuế TNDN áp dụng tại thời điểm phát sinh chi phí.

3. Một số lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp khi áp dụng

Để tránh các rủi ro pháp lý và bị truy thu thuế khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng giữa khoản chi hỗ trợ bằng tiền (không lập hóa đơn, chỉ lập chứng từ thu chi) và khoản chiết khấu thương mại giảm giá trực tiếp trên hóa đơn mua hàng (phải ghi rõ tỷ lệ chiết khấu, số tiền chiết khấu trên hóa đơn bán hàng).
• Các chứng từ thu, chi tiền hỗ trợ phải được lưu trữ đầy đủ, hệ thống cùng với hồ sơ chương trình hỗ trợ, hợp đồng kinh tế để làm căn cứ giải trình khi có yêu cầu.
• Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật về thuế GTGT và TNDN hiện hành để áp dụng đúng các quy định mới nhất về hóa đơn, chứng từ và hạn mức chi phí được trừ, do một số quy định về mức khống chế chi phí quảng cáo đã có sự thay đổi qua các thời kỳ phát triển của luật thuế.