TỔNG QUAN NỘI DUNG CÔNG VĂN 4039/CT-TTHT NĂM 2014 VỀ HÓA ĐƠN CHỨNG TỪ

Công văn 4039/CT-TTHT năm 2014 do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn, giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp và người nộp thuế liên quan đến việc sử dụng, quản lý và lập hóa đơn, chứng từ trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Quy định về thời điểm và nguyên tắc lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ

Căn cứ theo các quy định pháp luật về thuế và hóa đơn, Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn chi tiết về nguyên tắc và thời điểm xuất hóa đơn như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn: Việc lập hóa đơn bán hàng hóa phải được thực hiện tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Đối với cung ứng dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc ngày thu tiền nếu việc thu tiền diễn ra trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ.
• Yêu cầu nội dung trên hóa đơn: Hóa đơn được lập phải phản ánh đúng thực tế phát sinh, ghi đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng (GTGT).

- Hướng dẫn lập hóa đơn đối với một số trường hợp đặc thù

Công văn làm rõ cách thức xử lý hóa đơn đối với các giao dịch kinh doanh đặc biệt mà doanh nghiệp thường gặp phải:

• Hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu: Khi xuất hàng hóa để làm hàng mẫu, khuyến mại, quảng cáo theo quy định của pháp luật về thương mại, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn. Trên hóa đơn phải ghi rõ tên và số lượng hàng hóa, ghi rõ là hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu không thu tiền; dòng thuế suất và tiền thuế GTGT không ghi, gạch chéo.
• Trường hợp trả lại hàng hóa: Khi người mua trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa do không đúng quy cách, chất lượng, bên mua là đối tượng kinh doanh có sử dụng hóa đơn phải lập hóa đơn trả lại hàng cho bên bán, trên hóa đơn ghi rõ lý do trả lại hàng. Hóa đơn này là căn cứ để hai bên kê khai điều chỉnh doanh thu và thuế GTGT tương ứng.
• Hàng hóa tiêu dùng nội bộ, biếu tặng, cho, trao đổi: Doanh nghiệp xuất hàng hóa, dịch vụ để tiêu dùng nội bộ hoặc biếu, tặng, cho, trao đổi phải thực hiện lập hóa đơn và kê khai, tính thuế GTGT theo quy định hiện hành.

- Quy định về xử lý sai sót trên hóa đơn đã lập

Trường hợp hóa đơn đã lập nhưng phát hiện có sai sót, Cục Thuế hướng dẫn phương án xử lý tùy thuộc vào thời điểm phát hiện và tình trạng kê khai thuế:

• Hóa đơn lập sai chưa giao cho người mua: Người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai, sau đó lập lại hóa đơn mới giao cho khách hàng.
• Hóa đơn lập sai đã giao cho người mua nhưng chưa kê khai thuế: Hai bên lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai (có chữ ký, đóng dấu của hai bên), gạch chéo các liên và lưu giữ, đồng thời lập hóa đơn mới thay thế.
• Hóa đơn lập sai đã kê khai thuế: Hai bên phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót (điều chỉnh tăng/giảm số lượng, giá bán, thuế suất, tiền thuế...). Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ điều chỉnh cho hóa đơn số, ký hiệu, ngày tháng năm.

- Trách nhiệm của người nộp thuế trong việc quản lý, sử dụng hóa đơn

• Bảo quản và lưu trữ: Doanh nghiệp có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán theo đúng thời hạn quy định của pháp luật về kế toán và quản lý thuế.
• Tuân thủ quy định sử dụng hóa đơn: Việc sử dụng hóa đơn không đúng quy định hoặc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp sẽ bị xử lý vi phạm hành chính về thuế hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự tùy theo tính chất, mức độ vi phạm.
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đúng mẫu biểu và thời hạn quy định.