Tóm tắt Công văn 3931/TCT-CS hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn

Công văn 3931/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giải quyết các vướng mắc của doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương trong việc xử lý, điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Dưới đây là các nội dung cốt lõi của văn bản:

1. Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

Tổng cục Thuế hướng dẫn cụ thể phương thức xử lý đối với từng trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót sau khi đã gửi cho người mua:

• Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ của người mua: Nếu hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì người bán chỉ cần thông báo cho người mua và nộp Mẫu số 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế. Trường hợp này không phải lập lại hóa đơn mới.
• Trường hợp sai mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc quy cách hàng hóa: Người nộp thuế được chủ động lựa chọn một trong hai phương thức xử lý là lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn có sai sót.

2. Hướng dẫn chi tiết về cách lập hóa đơn điều chỉnh

Khi người nộp thuế lựa chọn phương án lập hóa đơn điều chỉnh, việc thực hiện phải tuân thủ các quy tắc kỹ thuật sau:

• Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ ghi rõ: "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...".
• Cách ghi giá trị trên hóa đơn điều chỉnh: Đối với các chỉ tiêu tài chính, nếu điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương (+), nếu điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm (-) hoặc ghi rõ chữ "giảm" theo đúng thực tế phát sinh để làm cơ sở kê khai thuế chính xác.
• Người bán và người mua phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn điều chỉnh (nếu hai bên có thỏa thuận trước đó).

3. Xử lý hóa đơn cũ lập theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP có sai sót

Đối với các hóa đơn đã lập theo quy định cũ tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP nhưng sau đó mới phát hiện có sai sót trong thời gian đã chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

• Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận bằng văn bản nêu rõ nội dung sai sót.
• Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn cũ đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử thay thế phải ghi rõ nội dung thay thế cho hóa đơn mẫu số, ký hiệu, số, ngày tháng năm của hóa đơn cũ.
• Người bán có trách nhiệm gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế để hệ thống ghi nhận việc hủy hóa đơn cũ theo Nghị định 51.

4. Trách nhiệm kê khai và kiểm tra của các bên

• Đối với người nộp thuế: Phải thực hiện kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan đến các hóa đơn điều chỉnh, thay thế theo đúng quy định của pháp luật về quản lý thuế để tránh rủi ro bị xử phạt chậm nộp hoặc khai sai.
• Đối với cơ quan thuế địa phương: Có trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến và hướng dẫn thống nhất nội dung Công văn này đến toàn bộ người nộp thuế trên địa bàn quản lý, đảm bảo việc thực hiện đồng bộ, tránh gây khó khăn cho doanh nghiệp.