Công văn 3853/TCT-TNCN do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng về công tác quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Văn bản này tập trung tháo gỡ các vướng mắc, hướng dẫn chi tiết về đối tượng phải quyết toán, điều kiện ủy quyền quyết toán, cũng như thủ tục hồ sơ nhằm tạo thuận lợi cho cả người nộp thuế và cơ quan thuế.

- Đối tượng phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Theo hướng dẫn, việc quyết toán thuế TNCN được áp dụng đối với các đối tượng sau:

• Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công có số thuế phải nộp thêm hoặc có số thuế nộp thừa đề nghị hoàn hoặc bù trừ vào kỳ khai thuế tiếp theo.
• Cá nhân là người nước ngoài kết thúc hợp đồng làm việc tại Việt Nam phải thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế trước khi xuất cảnh.
• Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm thực hiện quyết toán thuế thay cho cá nhân có ủy quyền, không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế.

- Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Công văn quy định rõ các trường hợp cá nhân được ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thay:

• Cá nhân chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức trả thu nhập và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm ủy quyền quyết toán, kể cả trường hợp không làm việc đủ 12 tháng trong năm.
• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, đồng thời có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng đã được đơn vị chi trả khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% nếu cá nhân không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.
• Trường hợp tổ chức trả thu nhập có thực hiện tái cơ cấu (chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi) mà người lao động được điều chuyển từ tổ chức cũ sang tổ chức mới, người lao động được ủy quyền quyết toán cho tổ chức mới.

- Các trường hợp không được ủy quyền quyết toán thuế

Cá nhân thuộc các trường hợp sau đây phải trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế mà không được ủy quyền cho tổ chức chi trả:

• Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng.
• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại nhiều nơi khác nhau.
• Cá nhân có thu nhập vãng lai chưa khấu trừ thuế hoặc khấu trừ chưa đủ thuế (bao gồm cả trường hợp chưa đến mức khấu trừ và đã đến mức khấu trừ nhưng không khấu trừ).
• Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo.

- Hướng dẫn về hồ sơ và thủ tục quyết toán thuế

Để thực hiện quyết toán thuế TNCN đúng quy định, các bên liên quan cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo hướng dẫn:

• Đối với cá nhân ủy quyền quyết toán: Cần nộp Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN theo mẫu quy định kèm theo bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm (nếu có).
• Đối với tổ chức chi trả thu nhập: Thực hiện khai quyết toán thuế TNCN theo Tờ khai quyết toán thuế và các phụ lục bảng kê chi tiết kèm theo, phản ánh đầy đủ thông tin thu nhập, các khoản giảm trừ gia cảnh, số thuế đã khấu trừ của từng cá nhân.
• Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán với cơ quan thuế: Hồ sơ bao gồm Tờ khai quyết toán thuế, các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ trong năm, chứng từ nộp thuế vào ngân sách nhà nước và các tài liệu chứng minh giảm trừ gia cảnh, đóng góp từ thiện, nhân đạo (nếu có).

- Địa điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế

Địa điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN được xác định cụ thể cho từng trường hợp:

• Tổ chức trả thu nhập nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức đó.
• Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế nộp hồ sơ tại Cục Thuế hoặc Chi cục Thuế nơi cá nhân tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân. Trường hợp cá nhân không tính giảm trừ gia cảnh cho bản thân tại bất kỳ tổ chức trả thu nhập nào thì nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú.