Giới thiệu về Công văn 3757/TCT-CS

Công văn 3757/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc sử dụng hóa đơn, chứng từ đối với hoạt động vận chuyển hàng hóa nội bộ của doanh nghiệp. Văn bản này làm rõ các quy định liên quan đến việc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử và hóa đơn điện tử trong quá trình lưu thông hàng hóa, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật và tránh các rủi ro về thuế.

- Quy định về các trường hợp sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp được sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ trong các trường hợp cụ thể sau:

• Xuất hàng hóa để điều chuyển nội bộ giữa các chi nhánh, cửa hàng, kho hàng phụ thuộc trong cùng một doanh nghiệp.
• Xuất hàng hóa cho các đại lý bán hàng đúng giá để hưởng hoa hồng.
• Xuất nguyên vật liệu, bán thành phẩm đi gia công hoặc điều chuyển giữa các công đoạn sản xuất trong nội bộ doanh nghiệp.
• Các trường hợp khác liên quan đến việc di chuyển hàng hóa mà không phát sinh hoạt động mua bán, chuyển quyền sở hữu.

- Yêu cầu về hình thức và đăng ký sử dụng chứng từ điện tử

Doanh nghiệp cần lưu ý các quy định về hình thức chứng từ khi vận chuyển nội bộ:

• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ phải được lập dưới dạng điện tử theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế, tuân thủ quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
• Doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi áp dụng.
• Chứng từ điện tử này phải có đầy đủ các chỉ tiêu thông tin bắt buộc như: tên người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa điểm kho xuất, địa điểm kho nhận, tên và số lượng hàng hóa.

- Quy định về việc xuất hóa đơn sau khi hoàn thành vận chuyển

Đối với các trường hợp xuất hàng cho đại lý hoặc điều chuyển nội bộ để bán, việc lập hóa đơn được thực hiện như sau:

• Khi đại lý tiêu thụ được hàng hóa hoặc khi hàng hóa điều chuyển nội bộ được xác định là đã tiêu thụ, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng và kê khai thuế theo quy định.
• Doanh nghiệp có thể lựa chọn lập hóa đơn ngay khi xuất điều chuyển hoặc sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ trước, sau đó lập hóa đơn sau khi có bảng kê doanh số bán hàng của đại lý hoặc chi nhánh.

- Lưu ý khi kiểm tra, kiểm soát hàng hóa trên đường

Để đảm bảo tính pháp lý khi các cơ quan chức năng kiểm tra hàng hóa lưu thông trên đường, doanh nghiệp cần thực hiện:

• Cung cấp thông tin tra cứu Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử cho lực lượng chức năng khi được yêu cầu.
• Đảm bảo thông tin trên chứng từ khớp đúng với thực tế hàng hóa vận chuyển về chủng loại, số lượng và quy cách.
• Trường hợp không xuất trình được chứng từ hợp lệ tại thời điểm kiểm tra, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi vận chuyển hàng hóa không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.