Công văn 3611/TCT-KK do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn về việc cấp mã số thuế đối với Văn phòng đại diện của doanh nghiệp, nhằm tháo gỡ các vướng mắc và thống nhất quy trình thực hiện đăng ký thuế, quản lý thuế đối với các đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp trên phạm vi cả nước.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản này áp dụng đối với các doanh nghiệp có thành lập Văn phòng đại diện hoạt động hợp pháp tại Việt Nam, các cơ quan thuế các cấp (Cục Thuế, Chi cục Thuế) chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, xử lý thủ tục cấp mã số thuế và quản lý nghĩa vụ thuế của các đơn vị này.

Nguyên tắc cấp mã số thuế cho Văn phòng đại diện

• Văn phòng đại diện của doanh nghiệp là đơn vị phụ thuộc, không có tư cách pháp nhân độc lập, do đó mã số thuế được cấp cho Văn phòng đại diện là mã số thuế 13 số.
• Mã số thuế 13 số này được cấp dựa trên cấu trúc mã số thuế 10 số của doanh nghiệp chủ quản (doanh nghiệp mẹ) kết hợp với các ký tự số thứ tự đơn vị trực thuộc từ 001 đến 999.
• Mỗi Văn phòng đại diện chỉ được cấp một mã số thuế duy nhất và mã số này không thay đổi trong suốt quá trình hoạt động, từ khi thành lập cho đến khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Nghĩa vụ đăng ký thuế và hồ sơ thực hiện

• Doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện đăng ký thuế cho Văn phòng đại diện trong thời hạn quy định kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện.
• Hồ sơ đăng ký thuế đối với Văn phòng đại diện bao gồm: Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu quy định của Bộ Tài chính; Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện; các giấy tờ liên quan khác theo hướng dẫn của cơ quan thuế trực tiếp quản lý.
• Địa điểm nộp hồ sơ đăng ký thuế là Cục Thuế hoặc Chi cục Thuế nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở hoạt động.

Quy định về nghĩa vụ kê khai và nộp thuế của Văn phòng đại diện

• Văn phòng đại diện không trực tiếp thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh, không phát sinh doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không phải kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Văn phòng đại diện có trách nhiệm thực hiện đăng ký thuế, khấu trừ thuế, kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân đối với các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công chi trả cho cán bộ, nhân viên làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân.
• Văn phòng đại diện phải thực hiện nghĩa vụ nộp lệ phí môn bài (thuế môn bài) đối với đơn vị phụ thuộc theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí hiện hành.

Hiệu lực thi hành và tổ chức thực hiện

Công văn này có hiệu lực hướng dẫn áp dụng ngay kể từ ngày ban hành. Tổng cục Thuế yêu cầu Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phổ biến, tuyên truyền và hướng dẫn các doanh nghiệp, Văn phòng đại diện trên địa bàn thực hiện đúng theo các nội dung hướng dẫn tại văn bản này nhằm đảm bảo tính thống nhất và tạo điều kiện thuận lợi cho người nộp thuế.