Công văn 3449/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2020 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm tháo gỡ các vướng mắc cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi và áp dụng hóa đơn điện tử. Văn bản tập trung làm rõ lộ trình thực hiện, quy định chuyển tiếp và các nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật thuế hiện hành.

Nội dung chi tiết và các chính sách cốt lõi của Công văn 3449/CT-TTHT bao gồm:

- Lộ trình áp dụng và quy định chuyển tiếp về hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thực hiện chuyển đổi và áp dụng hóa đơn điện tử theo lộ trình quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và hướng dẫn chi tiết tại Thông tư số 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Trong giai đoạn chuyển tiếp (trước ngày 01 tháng 11 năm 2020), trường hợp cơ quan thuế chưa thông báo doanh nghiệp chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì doanh nghiệp vẫn được phép tiếp tục sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in hoặc hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành trước đó theo quy định tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP.
• Đối với các doanh nghiệp mới thành lập trong giai đoạn chuyển tiếp, nếu cơ quan thuế thông báo áp dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp phải thực hiện theo hướng dẫn. Trường hợp chưa đáp ứng đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì được phép sử dụng hóa đơn giấy nhưng phải gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế theo quy định.

- Thủ tục đăng ký và thông báo phát hành hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) bằng cách nộp Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được ủy quyền.
• Trong thời hạn quy định kể từ khi nhận được tờ khai, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

- Quy định về lập, ký số và định dạng dữ liệu hóa đơn điện tử

• Hóa đơn điện tử hợp lệ phải đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc bao gồm: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, thông tin chi tiết của người bán và người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế và tổng cộng tiền thanh toán.
• Chữ ký số của người bán trên hóa đơn điện tử phải là chữ ký số hợp pháp, còn hiệu lực và được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng theo quy định của pháp luật.
• Định dạng dữ liệu hóa đơn điện tử phải tuân thủ đúng chuẩn định dạng dữ liệu do Tổng cục Thuế quy định để đảm bảo khả năng tích hợp, truyền nhận dữ liệu thông suốt giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế.

- Phương án xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử đã lập

• Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua mà phát hiện có sai sót: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu quy định để hủy hóa đơn đã lập, sau đó lập hóa đơn điện tử mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã mới thay thế.
• Trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mới phát hiện sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác: Người bán chỉ cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế về sai sót này, không phải lập lại hóa đơn mới.
• Trường hợp sai mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc quy cách hàng hóa: Hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót để gửi cho người mua và cơ quan thuế để cấp mã (đối với hóa đơn có mã).

- Trách nhiệm triển khai của cơ quan thuế và doanh nghiệp

• Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh yêu cầu các Chi cục Thuế quận, huyện, khu vực và các phòng thanh tra - kiểm tra thuế chủ động tuyên truyền, phổ biến và hướng dẫn chi tiết nội dung công văn này đến từng người nộp thuế trên địa bàn quản lý.
• Doanh nghiệp cần chủ động rà soát hệ thống hạ tầng kỹ thuật, phần mềm kế toán và nhân lực để chuẩn bị sẵn sàng cho việc áp dụng hóa đơn điện tử toàn diện, tránh các rủi ro pháp lý và gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh.