Thi hành Luật thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và các văn bản pháp quy hướng dẫn thực hiện, để phục vụ các cơ quan, đơn vị, đoàn thể, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế (gọi chung là cơ quan chi trả thu nhập), cá nhân quyết toán thuế TNCN năm 2012, Tổng cục Thuế xây dựng phần mềm hỗ trợ cơ quan chi trả thu nhập (CQCTTN), cá nhân quyết toán thuế TNCN.

Căn cứ công văn số 187/TCT-TNCN ngày 15/1/2013 của Tổng cục Thuế về hướng dẫn quyết toán thuế TNCN năm 2012, Cục Thuế Thành phố Hà Nội thông báo các CQCTTN lưu ý một số điểm về thực hiện quyết toán thuế TNCN năm 2012 như sau:

Phần I: Về chính sách thuế TNCN:

Các văn bản pháp quy liên quan đến quyết toán thuế TNCN:

Luật Thuế TNCN; Nghị định số 100/2008/NĐ-CP ngày 8/9/2008 của Chính phủ; các Thông tư số 84/2008/TT-BTC ngày 30/9/2009, Thông tư số 62/2009/TT-BTC ngày 27/3/2009, Thông tư số 02/2010/TT-BTC ngày 11/1/2010, Thông tư số 28/2011/TT-BTC ngày 28/2/2011 của Bộ Tài chính.

Thông tư số 154/2011/TT-BTC ngày 11/11/2011, Thông tư số 140/2012/TT-BTC ngày 21/08/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn một số giải pháp về thuế nhằm tháo gỡ khó khăn cho tổ chức và cá nhân.

I. Đối tượng phải kê khai quyết toán thuế TNCN năm 2012:

1. Tổ chức, cá nhân trả thu nhập phải khấu trừ thuế không phân biệt có phát sinh khấu trừ hay không khấu trừ thuế có trách nhiệm khai quyết toán thuế TNCN và quyết toán thay thuế TNCN của các cá nhân có thu nhập từ tiền lương tiền công có thu nhập duy nhất tại một nơi, có uỷ quyền cho CQCTTN quyết toán thay.

Về việc uỷ quyền cho CQCTTN quyết toán thuế thay:

Trường hợp cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng dài hạn (trên 3 tháng) duy nhất tại một nơi trong năm dương lịch nếu thuộc diện phải quyết toán thì uỷ quyền cho CQCTTN quyết toán thuế thay, kể cả trường hợp cá nhân làm việc chưa đủ 12 tháng trong năm nhưng có thu nhập duy nhất tại một nơi.

Cá nhân đã được CQCTTN cấp chứng từ khấu trừ thuế (trừ trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã thu hồi và huỷ chứng từ khấu trừ thuế đã cấp cho cá nhân); cá nhân không ký hợp đồng lao động, hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng;cá nhân ký hợp đồng cung cấp dịch vụ đã khấu trừ 10% hoặc 20% (kể cả trường hợp có thu nhập duy nhất tại một nơi) nếu thuộc diện phải quyết toán thuế TNCN thì tự quyết toán, không uỷ quyền cho CQCTTN quyết toán thay.

2. Cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công, thu nhập từ kinh doanh thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân nếu:

- Có số thuế phải nộp lớn hơn số thuế đã khấu trừ hoặc tạm nộp;

- Có yêu cầu hoàn số thuế nộp thừa hoặc bù trừ vào kỳ sau.

3. Cá nhân cư trú có thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán đã đăng ký nộp thuế Thu nhập cá nhân theo thuế suất 20% tính trên thu nhập tính thuế với cơ quan thuế thực hiện quyết toán thuế trong các trường hợp:

- Số thuế phải nộp (đã được giảm 50%) lớn hơn tổng số thuế đã tạm khấu trừ (đã được giảm 50%).

- Có yêu cầu hoàn số thuế nộp thừa hoặc bù trừ vào kỳ sau.

4. Cá nhân cư trú là người nước ngoài khi kết thúc làm việc tại Việt Nam trước khi xuất cảnh.

II. Xác định thu nhập chịu thuế và thu nhập tính thuế TNCN:

1. Đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công

1.1. Thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công được xác định bằng tổng số tiền lương, tiền công, tiền thù lao và các khoản thu nhập khác theo quy định mà người nộp thuế nhận được trong năm 2012.

Thời điểm xác định thu nhập chịu thuế là thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công cho cá nhân.

1.2. Trường hợp cá nhân nhận thu nhập sau thuế (thu nhập NET) thì phải quy đổi ra thu nhập trước thuế.

2. Đối với thu nhập chuyển nhượng chứng khoán

Thu nhập chịu thuế từ chuyển nhượng chứng khoán là tổng thu nhập chịu thuế của các mã chứng khoán chuyển nhượng trong năm.

Thu nhập chịu thuế từng mã chứng khoán được xác định bằng giá bán chứng khoán trừ giá mua và các chi phí liên quan đến chuyển nhượng.

III. Các khoản giảm trừ được tính khi quyết toán thuế như sau:

Về đối tượng giảm trừ gia cảnh và các khoản được giảm trừ để xác định thu nhập tính thuế được thực hiện theo hướng dẫn tại Mục I, Phần B Thông tư số 84/2008/TT-BTC; Điều 2, Điều 3 Thông tư số 62/2009/TT-BTC, Điều 4 Thông tư số 02/2010/TT-BTC.

1.Cá nhân được giảm trừ cho người phụ thuộc từ tháng có nghĩa vụ nuôi dưỡng và đã đăng ký giảm trừ gia cảnh.

Trường hợp cá nhân trong năm có phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng mà đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc muộn hoặc đến khi quyết toán thuế mới đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc thì khi khấu trừ thuế hàng tháng được tính giảm trừ gia cảnh từ tháng đăng ký giảm trừ; khi quyết toán thuế được tính giảm trừ cho người phụ thuộc từ tháng có nghĩa vụ nuôi dưỡng.

2. Đối với trường hợp cá nhân chuyển nơi làm việc thì khi nộp đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc cho đơn vị làm việc mới, cá nhân nộp cho đơn vị làm việc mới bản pho to hồ sơ chứng minh người phụ thuộc có xác nhận của đơn vị làm việc trước đó.

IV. Xác định số thuế phải nộp:

1. Đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công, thu nhập từ kinh doanh

2. Đối với cá nhân có thu nhập tính thuế từ tiền lương, tiền công, thu nhập từ kinh doanh bình quân tháng đến mức phải chịu thuế Thu nhập cá nhân ở bậc 1 của Biểu thuế luỹ tiến từng phần (nhỏ hơn hoặc bằng 5 triệu đồng/tháng) thì được miễn thuế 6 tháng cuối năm 2012.

Cá nhân kê khai số thuế TNCN sau khi đã trừ số thuế được miễn vào chỉ tiêu số [32] (Số thuế phát sinh trong kỳ) của Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 09/KK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC.

3. Đối với thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán

Cá nhân kê khai số thuế TNCN sau khi đã trừ số thuế được giảm vào chỉ tiêu số [26] (Số thuế phải nộp trong kỳ) của Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 13/KK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC.

V. Hoàn thuế:

Việc hoàn thuế TNCN được thực hiện theo quy định tại Điều 46 Thông tư số 28/2011/TT-BTC.

1. Trường hợp cá nhân thực hiện quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế khi có số thuế nộp thừa thì được hoàn thuế, hoặc bù trừ với số thuế của cá nhân trực tiếp kê khai của kỳ khai thuế tiếp theo với cơ quan thuế nơi cá nhân nộp hồ sơ quyết toán.

2. Trường hợp cá nhân trong năm 2012 chưa có mã số thuế, khi quyết toán thuế cá nhân có mã số thuế thì vẫn được hoàn thuế theo quy định.

3. Đối với cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay thì việc hoàn thuế của cá nhân được thực hiện thông qua tổ chức, cá nhân trả thu nhập.

4. Nơi nộp hồ sơ hoàn thuế: là nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế.

Phần II: Thực hiện quyết toán thuế TNCN năm 2012:

I. Đối với CQCTTN do Cục Thuế trực tiếp quản lý thu:

I.1. Đối với các CQCTTN sử dụng phần mềm hỗ trợ quyết toán thuế thực hiện các bước sau:

1.1. Cập nhật mã số thuế của các cá nhân: CQCTTN rà soát, đề nghị cá nhân cung cấp mã số thuế, cập nhật thông tin mã số thuế của cá nhân khi nhập dữ liệu kê khai quyết toán thuế. Trường hợp cá nhân chưa có mã số thuế thì CQCTTN truy cập trang: tncnonline.com.vn để đăng ký, cấp mã số thuế cho cá nhân. Đối với cá nhân vẫn chưa được cấp mã số thuế thì CQCTTN vẫn khai quyết toán thuế tại bảng kê 05A/BK-TNCN, bảng kê 05B/BK-TNCN, ghi số chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (đối với người nước ngoài) tại các cột số chứng minh nhân dân/hộ chiếu trong các bảng kê.

1.2. Cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai quyết toán thuế TNCN: truy cập trang: tncnonline.com.vn tải phần mềm, tài liệu hướng dẫn sử dụng, cài đặt đối với CQCTTN chỉ kê khai quyết toán thuế TNCN hoặc truy cập trang: www.gdt.gov.vn, www.webketoan.vn để tải phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) và tài liệu kèm theo đối với CQCTTN đang kê khai các loại thuế bằng phần mềm HTKK, cài đặt phần mềm theo hướng dẫn.

1.3. Khai quyết toán thuế: CQCTTN sử dụng một trong các phần mềm trên, nhập dữ liệu vào các bảng kê trước. Sau đó, các dữ liềụ từ bảng kê tự động kết chuyển sang tờ khai quyết toán; kiểm tra và chỉnh sửa thông tin nếu có sai sót; sử dụng chức năng in trong các phần mềm để in tờ khai quyết toán thuế và các bảng kê, Phụ lục kèm theo.

Đối với các CQCTTN gửi file dữ liệu thì phải in trang bìa tệp hồ sơ quyết toán thuế (trang bìa tệp đính kèm) và đóng vào bìa hồ sơ quyết toán thuế bản giấy.

Lưu ý: các cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền CQCTTN quyết toán thay thì các phần mềm ứng dụng đã tự động tính số thuế TNCN được miễn thuế 6 tháng đối với cá nhân có thu nhập tính thuế ở bậc 1 của biểu thuế lũy tiến từng phần để xác định tổng số thuế phải nộp sau khi đã trừ số thuế được miễn tại bảng kê 05A/BK-TNCN.

Mẫu biểu hồ sơ quyết toán thuế theo quy định tại Điểm c, Khoản 4, Điều 14 Thông tư số 28/2011/TT-BTC và có tại các Phần mềm hỗ trợ quyết toán thuế, lưu ý:

- Đối với tổ chức cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công hồ sơ quyết toán thuế gồm: tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 05/KK-TNCN, các bảng kê mẫu 05A/BK-TNCN, mẫu 05B/BK-TNCN, Phụ lụcmẫu số 27/MT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 140/2012/TT-BTC (nếu có miễn thuế).

Lưu ý: Chỉ tiêu [12] TNCT làm căn cứ tính giảm thuế tại Bảng kê 05A/BK-TNCN, chỉ tiêu [10] tại Bảng kê 05B/BK-TNCN chỉ kê khai đối với cá nhân có thu nhập do trực tiếp làm việc tại các khu kinh tế theo Thông tư số 176/TT-BTC ngày 9/9/2009 của Bộ Tài chính. Chỉ tiêu [13] bao gồm giảm trừ gia cảnh cho bản thân và giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc (nếu có)

- Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ đầu tư vốn, chuyển nhượng chứng khoán, bản quyền, nhượng quyền thương mại, trúng thưởng cho cá nhân và trả thu nhập từ kinh doanh cho cá nhân không cư trú gồm: Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu số 06/KK-TNCN và bảng kê mẫu số 06B/BK-TNCN, Phụ lục mẫu số 25/MGT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 154/2011/TT-BTC (nếu có miễn, giảm thuế TNCN) .

Đối với cơ sở giao đại lý xổ số trả thu nhập cho đại lý xổ số gồm: Tờ khai quyết toán thuế mẫu 02/KK-XS, bảng kê mẫu 02A/BK-XS.

Đối với cơ sở giao đại lý bảo hiểm trả thu nhập cho đại lý bảo hiểm gồm: tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 02/KK-BH, bảng kê mẫu 02A/BK-BH.

Lưu ý: Các Bảng kê kèm theo tờ khai quyết toán phản ánh tất cả các cá nhân nhận thu nhập không phân biệt đến mức khấu trừ thuế TNCN hay chưa.

Tại chỉ tiêu kỳ tính thuế phản ánh rõ kỳ tính thuế từ ngày 01/01/2012 đến ngày 31/12/2012.

1.4. Kết xuất file dữ liệu: thực hiện chức năng kết xuất của phần mềm để kết xuất dữ liệu ra file theo định dạng của cơ quan thuế; kiểm tra tên file theo quy định và ghi nhớ đường dẫn tệp dữ liệu kết xuất.

Tên file được đặt theo đúng cấu trúc:  C1C2C3-N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10N11N12N13-M1M2M3M4-K1K2K3K4-LL1L2.

C1C2C3: Thể hiện tên viết tắt của cơ quan thuế quản lý: ghi là HAN đối với CQCTTN Cục Thuế Hà Nội quản lý. N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10N11N12N13: Mã số thuế cơ quan chi trả .Nếu mã số thuế cơ quan chi trả là 10 số thì mặc định ứng dụng tự thêm chuỗi “000” vào cuối. M1M2M3M4: thể hiện thông tin ký hiệu tờ khai (ví dụ: Tờ khai 05/KK-TNCN dành cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền công, tiền lương ký hiệu trên tên file là 05TL….). KK1K2K3K4: thể hiện thông tin kỳ tính thuế của tờ khai; K có giá trị Y (năm). K1K2K3K4 có giá trị năm (2012). LL1L2: thể hiện trạng thái và số lần nộp tờ khai (L00 thể hiện trạng thái chính thức, L01 .. L99: thể hiện trạng thái bổ sung tương ứng với số lần bổ sung của tờ khai)

Ví dụ : Tổ chức chi trả có MST 0100100008 do Cục thuế Hà nội quản lý, kê khai tờ khai quyết toán mẫu 05/KK-TNCN, tờ khai chính thức nộp lần đầu. Tên file sẽ như sau: HAN-0100100008000-05TL-Y2012-L00.

Đối chiếu số liệu giữa file dữ liệu và quyết toán thuế bản giấy.

1.5. Gửi hồ sơ quyết toán thuế:

CQCTTN gửi hồ sơ quyết toán thuế gồm:

-File dữ liệu quyết toán thuế gồm tờ khai quyết toán thuế và các bảng kê, phụ lục kèm theo;

- Hồ sơ quyết toán thuế bản giấy có ký tên, đóng dấu gồm tờ khai quyết toán thuế và các bảng kê, phụ lục kèm theo.

1.5.1. Gửi file dữ liệu quyết toán thuế đến cơ quan thuế:

Các CQCTTN gửi theo một trong các hình thức sau:

Truy cập trang thông tin điện tử: tncnonlie.com.vn sử dụng chức năng gửi dữ liệu để gửi tệp dữ liệu.

Tệp dữ liệu ghi vào USB gửi Cục Thuế qua đường bưu điện, địa chỉ: 187 Giảng võ, Đống Đa, Hà Nội .

Tệp dữ liệu ghi vàoUSB gửi trực tiếp tại Bộ phận một cửa Cục Thuế, tại địa chỉ G23 – G24 Thành Công, Ba Đình, Hà Nội.

Lưu ý: chỉ sử dụng một hình thức gửi file dữ liệu cho các tờ khai quyết toán cho một lần gửi.

1.5.2. Gửi hồ sơ quyết toán thuế bản giấy đến cơ quan thuế:

Gửi qua đường bưu điện, địa chỉ: 187 Giảng võ, Đống Đa, Hà Nội

Hoặc nộp trực tiếp tại Cục Thuế tại địa chỉ G23 – G24 Thành Công, Ba Đình, Hà Nội.

Đối với CQCTTN gửi hồ sơ quyết toán thuế file dữ liệu và bản giấy phải gửi kèm trang bìa tệp cùng với hồ sơ giấy.

file dữ liệu phải gửi đến trước hoặc đồng thời với bản giấy để cơ quan thuế đối chiếu, làm thủ tục chấp nhận hồ sơ quyết toán thuế.

Để tránh mất thời gian của CQCTTN, vì thời gian này tập trung nhiều người nộp hồ sơ quyết toán thuế, file dữ liệu gửi trên mạng hoặc qua đường bưu điện, hồ sơ quyết toán thuế bản giấy gửi qua đường bưu điện, đề nghị các CQCTTN hạn chế gửi file dữ liệu, bản giấy hồ sơ quyết toán thuế trực tiếp tại Cục Thuế. Lưu ý sớm nộp hồ sơ quyết toán thuế tránh nộp hồ sơ dồn vào những ngày từ 15 đến 31/3/2013 là những ngày cuối của thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.

1.5.3. Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế chậm nhất chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm dương lịch 2012.

1.6. Theo dõi kết quả gửi file dữ liệu: truy cập vào trang thông tin: tncnonlie.com.vn để theo dõi kết quả gửi tệp dữ liệu.

1.7. Điều chỉnh số liệu quyết toán:

Đối với file dữ liệu: khi có sai sót cần điều chỉnh hoặc nhận được thông báođiều chỉnh của cơ quan thuế, CQCTTN thực hiện khai quyết toán điều chỉnh, từ bảng kê đã kê khai trước đây, khai lại toàn bộ những dòng có cá nhân phải điều chỉnh do sai sót và dòng tổng cộng của cả bảng kê, kết xuất lại tệp dữ liệu và gửi lại file dữ liệu đã điều chỉnh ( gồm tờ khai và bảng kê kèm theo) theo một trong ba hình thức gửi file dữ liệu tại phần 1.5.1 trên.

Đối với hồ sơ giấy: có 2 cách lựa chọn, phần mềm sẽ hỗ trợ chỉ in những dòng đã điều chỉnh của bảng kê và dòng tổng cộng của bảng kê hoặc in cả bảng kê đã điều chỉnh, gửi lại tờ khai quyết toán toán thuế và bảng kê đã điều chỉnh (có ký tên, đóng dấu) theo một trong 2 hình thức gửi hồ sơ quyết toán thuế bản giấy tại phần 1.5.2 trên.

Cách kê khai điều chỉnh, đặt tên file dữ liệu điều chỉnh theo hướng dẫn tại Điểm 1.4 và chi tiết nêu trong các tài liệu hướng dẫn của các phần mềm. Cần ghi nhớ tên file điều chỉnh để copy hoặc gửi đúng tệp dữ liệu đã điều chỉnh.

* Đối với CQCTTN đang thực hiện khai thuế qua mạng internet (khai thuế điện tử):

Sử dụng phần mềm kê khai điện tử (iHTKK), thực hiện các bước như trên, khi gửi file dữ liệu truy cập vào trang thông tin www.kekhaithue.gov.vn để gửi, không phải gửi hồ sơ quyết toán thuế bản giấy.

Đối với CQCTTN khai thuế điện tử sử dụng dịch vụ TVAN thực hiện các bước như trên thông qua các nhà cung cấp dịch vụ này để gửi file dữ liệu quyết toán thuế TNCN không phải gửi hồ sơ quyết toán thuế bản giấy.

I.2. Đối với CQCTTN không sử dụng phần mềm hỗ trợ quyết toán thuế:

CQCTTN vì điều kiện không thể sử dụng được các phần mềm hỗ trợ quyết toán thuế TNCN thực hiện tải các mẫu tờ khai quyết toán thuế tại trang: www.gdt.gov.vn hoặc tncn.online.com.vn để in các mẫu tờ khai quyết toán thuế, bảng kê, phụ lục hoặc liên hệ trực tiếp với Cục Thuế (các Phòng Kiểm tra Thuế, Phòng Thuế TNCN, bộ phận một cửa) để được hỗ trợ mẫu tờ khai; thu thập, rà soát mã số thuế của các cá nhân; khai quyết toán thuế theo quy định, gửi hồ sơ quyết toán thuế qua đường bưu điện hoặc trực tiếp tại Cục Thuế theo địa chỉ trên.

Lưu ý: đối với CQCTTN chỉ gửi hồ sơ quyết toán thuế bản giấy không sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai quyết toán thuế để gửi file dữ liệu không phải gửi kèm trang bìa tệp.

Tuy nhiên, việc không sử dụng các phần mềm QTTNCN để nhập dữ liệu, gửi file dữ liệu dễ dẫn đến sai sót, chậm do không có hỗ trợ tổng hợp và tính thuế tự động, không hỗ trợ đối chiếu, kiểm tra và thông tin cho người lao động quyết toán thuế.

I.3. CQCTTN quyết toán thuế TNCN thay cho người lao động của đơn vị:

CQCTTN quyết toán thuế TNCN thay cho người lao động đối với các đối tượng là cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công chỉ nhận thu nhập tại một CQCTTN duy nhất có số thuế phải nộp lớn hơn số thuế đã khấu trừ và có số thuế phải nộp nhỏ hơn số thuế đã khấu trừ, CQCTTN thông báo cho người lao động biết để cá nhân uỷ quyền cho CQCTTN quyết toán thuế TNCN thay.

Hồ sơ, thủ tục quyết toán thuế TNCN thông qua CQCTTN:

Giấy uỷ quyền quyết toán thuế TNCN theo mẫu số 04-2/TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 28/2011/TT-BTC.

Các hoá đơn, chứng từ chứng minh các khoản được tính giảm trừ. CQCTTN căn cứ vào giấy uỷ quyền của cá nhân có thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế đã chi trả, bản đăng ký giảm trừ gia cảnh (hoặc hồ sơ chứng minh người phụ thuộc) và các chứng từ chứng minh số tiền đóng bảo hiểm, các chứng từ đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học của cá nhân để thực hiện tính giảm trừ cho người nộp thuế và xác định số thuế phải nộp cho cá nhân có thu nhập.

Bảng kê mẫu 05A/BK-TNCN phản ánh thêm nội dung từ chỉ tiêu [19], [20], [21].

I.4. CQCTTN cung cấp thông tin hỗ trợ cá nhân người lao động của đơn vị đối với trường hợp cá nhân tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế:

Các phần mềm HTKK, QTTNCN có chức năng hỗ trợ in số liệu thu nhập đã trả, giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm bắt buộc, số thuế đã khấu trừ của từng người lao động trong năm để cung cấp thông tin cho các cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế. Cá nhân có thể tham khảo thông tin này khi khai quyết toán thuế.

CQCTTN sử dụng chức năng in thông tin hỗ trợ quyết toán thuế TNCN cho người lao động để in và thông báo, cung cấp thông tin hỗ trợ người lao động trong đơn vị thực hiện quyết toán thuế.

CQCTTN cập nhật đầy đủ số liệu trên bảng kê 05A/BK-TNCN khi quyết toán thuế để in ra các thông tin theo các chỉ tiêu trên tờ khai quyết toán thuế

TNCN của cá nhân mẫu 09/KK-TNCN và Phụ lục mẫu 09A/PL-TNCN.

II. Cá nhân thuộc CQCTTN thực hiện tự quyết toán thuế với cơ quan thuế:

CQCTTN do Cục Thuế trực tiếp quản lý thuế thông báo và hướng dẫn người lao động thuộc đơn vị quyết toán thuế như sau:

I.1. Đối tượng phải quyết toán thuế TNCN theo Điểm 2, Điểm 3, Điểm 4, Mục I, Phần I nêu trên (trừ những cá nhân đã uỷ quyền cho CQCTTN quyết toán thay)

Cá nhân tự tính số thuế phải nộp số thuế đã khấu trừ hoặc tạm nộp trong năm để xác định mình có phải quyết toán thuế TNCN hay không.

II.2. Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế:

2.1. Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công:

2.1.1. Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng:

Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng, cá nhân ký hợp đồng cung cấp dịch vụ đã khấu trừ thuế 10% hoặc 20% nộp hồ sơ quyết toán thuế tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú (nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú) bao gồm cá nhân có thu nhập tại một nơi hay nhiều nơi.

2.1.2. Cá nhân ký hợp đồng lao động trên 3 tháng:

a. Cá nhân có thu nhập tiền lương, tiền công tại một nơi thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý cơ quan trả thu nhập.

b. Cá nhân có thu nhập tiền lương, tiền công từ 2 nơi trở lên thì nộp hồ sơ quyết toán tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý cơ quan trả thu nhập mà cá nhân đã tính giảm trừ cho bản thân. Nếu cá nhân chưa tính giảm trừ cho bản thân ở nơi nào thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại cơ quan thuế tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú (nơi cá nhân đăng ký thường trú hoặc tạm trú).

Trường hợp thay đổi đơn vị làm việc trong năm thì nộp hồ sơ tại cơ quan thuế quản lý đơn vị chi trả cuối cùng.

c. Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp khai thuế hàng tháng thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế là Cục Thuế nơi cá nhân đang nộp hồ sơ khai thuế tháng.

2.2. Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế đối với cá nhân vừa có thu nhập từ tiền lương, tiền công vừa có thu nhập từ kinh doanh:

Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế là Chi cục Thuế trực tiếp quản lý.

Trường hợp cá nhân có hoạt động kinh doanh ở nhiều nơi thì nộp hồ sơ quyết toán thuế tại Chi cục Thuế nơi cá nhân đăng ký giảm trừ gia cảnh cho bản thân.

Trường hợp cá nhân làm đại lý bảo hiểm, xổ số, bán hàng đa cấp có đăng ký kinh doanh thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế là Chi cục Thuế nơi cá nhân kinh doanh. Trường hợp không có đăng ký kinh doanh thì nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế là Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú (nơi đăng ký thường trú hoặc tạm trú)

2.3. Đối với cá nhân kinh doanh:

Nơi nộp hồ sơ quyết toán: như điểm 2.2 trên

2.4. Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán

Nơi nộp hồ sơ quyết toán thuế là cơ quan thuế trực tiếp quản lý công ty chứng khoán mà cá nhân đăng ký giao dịch tại thời điểm quyết toán.

II.3. Thực hiện quyết toán thuế:

3.1. Bước chuẩn bị:

Tập hợp các thông tin: thu nhập, thuế TNCN đã tạm nộp, đã khấu trừ, hồ sơ chứng minh người phụ thuộc, chứng từ khấu trừ thuế.

Cá nhân yêu cầu CQCTTN cung cấp chứng từ khầu trừ thuế, thông tin chi trả thu nhập, số thuế đã khấu trừ.

3.2.Cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai QTTNCN:

Truy cập trang thông tin: tncnonlie.com.vn, hoặc www.gdt.gov.vn hoặc www.webketoan.vn để tải phần mềm QTTNCN hoặc HTKK và các tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng.

3.3. Kê khai quyết toán thuế:

Cá nhân sử dụng các phần mềm kê khai thực hiện: nhập dữ liệu quyết toán, nhập đủ các thông tin trên các phụ lục trước, phần mềm sẽ tự động tổng hợp và tính thuế từ các phụ lục lên tờ khai quyết toán thuế; kiểm tra và chỉnh sửa thông tin; in hồ sơ quyết toán thuế gồm in tờ khai quyết toán và các Phụ lục kèm theo. In bìa tệp hồ sơ theo mẫu kèm theo công văn này.

Lưu ý: đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công, thu nhập từ kinh doanh có thu nhập tính thuế ở bậc 1 của biểu thuế lũy tiến từng phần thì các phần mềm ứng dụng đã tự động tính số thuế TNCN được miễn thuế 6 tháng để xác định chỉ tiêu tổng số thuế phát sinh trong kỳ tại tờ khai 09/KK-TNCN (số thuế phải nộp sau khi miễn thuế).

Hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và cá nhân có thu nhập từ kinh doanh gồm: Tờ khai quyết toán thuế mẫu 09/KK-TNCN, các Phụ lục mẫu 09A/PL-TNCN, 09B/PL-TNCN, 09C/PL-TNCN, Phụ lục mẫu số 26/MT-TNCN nếu có miễn thuế TNCN; Hồ sơ quyết toán nhóm cá nhân kinh doanh: Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 08B/KK-TNCN, Phụ lục mẫu số 26/MT-TNCN; Hồ sơ quyết toán thuế dành cho cá nhân có thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán gồm: Tờ khai quyết toán thuế mẫu số 13/KK-TNCN, Bảng kê mẫu số 13/BK-TNCN), Phụ lục mẫu số 25/MGT-TNCN nếu có giảm thuế TNCN.

Ngoài các Tờ khai, Phụ lục, Bảng kê trên hồ sơ quyết toán thuế còn gồm bản chụp các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, tạm nộp trong năm và cá nhân ký cam kết chịu trách nhiệm vào bản chụp đó; đối với cá nhân chuyển nhượng chứng khoán quyết toán thuế nộp thêm bản chụp các hóa đơn, chứng từ chứng minh chi phí liên quan đến việc chuyển nhượng chứng khoán, cá nhân ký cam kết chịu trách nhiệm vào bản chụp đó; đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công nhận thu nhập từ các Tổ chức quốc tế, Đại sứ quán và nhận thu nhập từ nước ngoài nộp tài liệu chứng minh hoặc xác nhận về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài và kèm theo thư xác nhận thu nhập năm theo mẫu 20/TXN-TNCN.

Kỳ tính thuế: trong các tờ khai và bảng kê cần ghi rõ kỳ tính thuế là từ ngày 01/01/2012 đến 31/12/2012. Trường hợp cá nhân cư trú là người nước ngoài năm dương lịch là cá nhân cư trú thì tính từ ngày 1/1/2012 đến hết tháng rời khỏi Việt Nam.

3.4.Kết xuất dữ liệu ra file:

Sử dụng chức năng của phần mềm để kết xuất dữ liệu ra file theo đúng định dạng chuẩn quy định; đặt tên file và kiểm tra tên file theo hướng dẫn như điểm 1.4 nêu trên; ghi nhớ đường dẫn tệp dữ liệu kết xuất.

3.5. Gửi file dữ liệu quyết toán thuế TNCN đến cơ quan thuế: tương tự như trường hợp CQCTTN gửi file dữ liệu .

3.6. Gửi hồ sơ quyết toán bản giấy đến cơ quan thuế: tương tự như CQCTTN gửi hồ sơ quyết toán thuế bản giấy đến cơ quan thuế.

Lưu ý: Đối với cá nhân có gửi hồ sơ giấy và file dữ liệu phải gửi trang bìa tệp cùng với hồ sơ giấy.

Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế chậm nhất chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm dương lịch 2012.

3.7. Theo dõi kết quả gửi file: truy cập vào trang thông tin: tncnonlie.com.vn để theo dõi kết quả gửi tệp dữ liệu.

3.8. Điều chỉnh số liệu quyết toán: khi có sai sót cần điều chỉnh hoặc nhận được thông báo điều chỉnh của cơ quan thuế, cá nhân thực hiện khai quyết toán, kết xuất lại tệp dữ liệu và gửi cho Cục Thuế, thực hiện các bước từ 3.4 đến 3.7. Cần ghi nhớ tên file điều chỉnh để copy hoặc gửi đúng file dữ liệu đã điều chỉnh.

Cách kê khai điều chỉnh, đặt tên file dữ liệu điều chỉnh theo hướng dẫn cách đặt tên file điều chỉnh nêu ở phần CQCTTN

Lưu ý: Đối với cá nhân không có khả năng sử dụng các phần mềm máy tính, có thể tải mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN và các phụ lục kèm theo tại trang: www..gdt.gov.vn và in các mẫu tờ khai, khai quyết toán thuế và gửi hồ sơ quyết toán thuế TNCN bản giấy đến Cục Thuế, không phải gửi kèm trang bìa tệp.

Trong quá trình thực hiện các CQCTTN, cá nhân có thể truy cập trang thông tin: www.gdt.gov.vn hoặc tncnonlie.com.vn tra cứu các văn bản hướng dẫn về quyết toán thuế TNCN, tải các phần mềm QTTNCN hoặc HTKK và các tài liệu hướng dẫn cài đặt, sử dụng; nếu có vướng mắc các CQCTTN, cá nhân liên hệ các số điện thoại hướng dẫn, giải đáp của Phòng Tuyên truyền hỗ trợ người nộp thuế Cục Thuế Hà Nội về quyết toán thuế TNCN để được hướng dẫn, giải đáp.

Trường hợp cần hỗ trợ trực tiếp tại trụ sở CQCTTN thì liên hệ với các Phòng Kiểm tra thuế số 1, số 2, số 3, số 4, số 5, số 6, phòng quản lý thuế TNCN trực tiếp quản lý đơn vị, thông báo tên CQCTTN, địa chỉ trụ sở, mã số thuế của CQCTTN, cơ quan thuế sẽ hỗ trợ trực tiếp tại CQCTTN. Hoặc đến Cục Thuế tại G23, G24 Thành Công liên hệ với phòng Tuyên truyền hỗ trợ người nộp thuế thuộc Cục Thuế để được hướng dẫn, giải đáp kịp thời./.