Thực hiện Nghị định số 65/2012/NĐ-CP ngày 06/09/2012 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam, ngày 25/06/2013, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao đã ký ban hành Thông tư số 02/2013/TT-BNG hướng dẫn việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị cấp thị thực (thay thế Thông tư số 02/2008/TT-BNG ngày 04/02/2008) và Thông tư này bắt đầu có hiệu lực từ ngày 15/08/2013.

Ban hành kèm theo Thông tư là các mẫu văn bản (xin gửi kèm theo công văn) liên quan đến  việc cấp, gia hạn, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị cấp thị thực như sau:

- Tờ khai theo mẫu 01/XNC đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, công hàm xin thị thực (có thể khai trực tuyến trên Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự tại địa chỉ www.lanhsuvietnam.gov.vn).

- Tờ khai theo mẫu 02/XNC đề nghị sửa đổi, bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ (có thể khai trực tuyến trên Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự tại địa chỉ www.lanhsuvietnam.gov.vn).

- Văn bản theo mẫu 03/XNC quyết định cử hoặc cho phép cán bộ, công chức, sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp đi nước ngoài (sau đây gọi là văn bản cử đi nước ngoài).

- Văn bản theo mẫu 04/XNC của cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại khoản 2 Điều 32 Nghị định 136 được sửa đổi, bổ sung theo khoản 9 Điều 1 Nghị định 65 giới thiệu mẫu con dấu của cơ quan mình, mẫu chữ ký và chức danh của người có thẩm quyền cử hoặc cho phép cán bộ, công chức, sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp ra nước ngoài.

- Văn bản theo mẫu 05/XNC của các cơ quan có thẩm quyền quyết định cơ quan được ủy quyền theo quy định tại khoản 2 Điều 32 Nghị định 136 được sửa đổi, bổ sung theo khoản 9 Điều 1 Nghị định 65 ủy quyền cho đơn vị trực thuộc trong việc cử hoặc cho phép cán bộ, công chức đi nước ngoài.

- Văn bản theo mẫu 06/XNC thông báo việc mất hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.

Để tạo thuận lợi cho việc giải quyết thủ tục đúng quy định và nhanh chóng, xin trân trọng đề nghị Quý cơ quan gửi văn bản giới thiệu chức danh và mẫu chữ ký của người có thẩm quyền và người được ủy quyền ký quyết định của cán bộ đi công tác nước ngoài tới Cục Lãnh sự và đồng gửi Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh theo mẫu kèm theo công văn này.

Bộ Ngoại giao xin trân trọng thông báo và chân thành cảm ơn sự phối hợp của các Quý Cơ quan./.

Mẫu 01/XNC

6. Giấy chứng minh nhân dân số:……………………  cấp ngày: ……………tại:……………

7. Cơ quan công tác :……………..………………………………………………………………..

8. Chức vụ: …………………………………………… Điện thoại:……….…………..…............

a. Công chức: loại…………..…bậc………………….ngạch……………………………………..

b. Cán bộ (bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm): ………………………………………………………..

c. Cấp bậc, hàm (lực lượng vũ trang): …………..………...……………………………………..

9. Đã được cấp hộ chiếu ngoại giao số……………….cấp ngày......./...../..........tại....………...

 hoặc/và hộ chiếu công vụ số…………….cấp ngày......./...../..........tại..............………….........

10. Thông tin gia đình:

II. Thông tin chuyến đi:

1. Đi đến:..........................................................................…………………..………………….... 

2. Đề nghị cấp công hàm xin thị thực nhập cảnh ………….quá cảnh……………..……………

/Schengen………………..…………tại ĐSQ/TLSQ/CQĐD ………….............tại..............……

3. Chức danh (bằng tiếng Anh) của người xin thị thực cần ghi trong công hàm………………

Tôi xin cam đoan những lời khai trên là đúng sự thật và xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.

HƯỚNG DẪN CÁCH ĐIỀN TỜ KHAI

Hướng dẫn chung:

Tờ khai phải được điền chính xác và đầy đủ. Trường hợp chỉ đề nghị gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ thì không cần có Tờ khai. Trường hợp chỉ đề nghị cấp công hàm xin thị thực thì không cần điền điểm 10 phần I, không cần xác nhận và dán ảnh trong Tờ khai.

Hướng dẫn cụ thể:

Phần tiêu đề: Đánh dấu x vào ô vuông thích hợp.

Phần I Thông tin cá nhân:

Điểm 1: Viết chữ in hoa theo đúng họ và tên ghi trong Giấy chứng minh nhân dân;

Điểm 7: Ghi rõ đơn vị công tác từ cấp Phòng, Ban trở lên;

Điểm 8: Ghi rõ chức vụ hiện nay: (ví dụ: Phó Vụ trưởng, Trưởng phòng…).

+ Mục a: Ghi rõ công chức loại (ví dụ: A1, A2), bậc (ví dụ: 1/9, 3/8) ngạch (ví dụ: chuyên viên, chuyên viên chính).

+ Mục b: Ghi rõ chức danh của cán bộ và nhiệm kỳ công tác (ví dụ: Ủy viên BCH Tổng liên đoàn lao động Việt Nam nhiệm kỳ 2011 – 2016…).

+ Mục c: Ghi rõ cấp bậc, hàm (ví dụ: Thiếu tướng, Đại tá…).

Phần II Thông tin chuyến đi:

Điểm 1: Ghi rõ tên nước hoặc vùng lãnh thổ nơi đến hoặc quá cảnh.

Điểm 2: Ghi rõ tên nước xin thị thực nhập cảnh, xin thị thực quá cảnh. Trường hợp xin thị thực Schengen thì ghi rõ tên nước nhập cảnh đầu tiên. Ghi rõ tên Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán hoặc Cơ quan đại diện nước ngoài nơi nộp hồ sơ xin thị thực.

Phần xác nhận:

Cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý nhân sự xác nhận Tờ khai và đóng dấu giáp lai ảnh. Trường hợp người đề nghị cấp hộ chiếu có hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cũ còn giá trị và không có sự thay đổi Cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý nhân sự so với thời điểm cấp hộ chiếu trước đây cũng như không thay đổi cơ quan cấp hộ chiếu thì Tờ khai không cần có xác nhận.

Trường hợp vợ, chồng đi theo hành trình công tác; vợ, chồng và con dưới 18 tuổi đi thăm, đi theo thành viên Cơ quan đại diện, cơ quan thông tấn, báo chí nhà nước của Việt Nam thường trú ở nước ngoài mà không thuộc biên chế của cơ quan, tổ chức nào thì Cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý nhân sự của người được cử đi công tác nước ngoài xác nhận Tờ khai.

Mẫu 02/XNC

TỜ KHAI ĐỀ NGHỊ

ĐỔI BỔ SUNG SỬA  

HỘ   HỘ CHIẾU CHIẾU NGOẠI GIAOCÔNG VỤ  

Họ và tên :…………………………………………………. ……………………………...........

Sinh ngày:……….tháng…..…năm ………… 

 Nam Nữ     Giới tính:    

Nơi sinh:…………………………………………………………………………………………

Giấy chứng minh nhân dân số:………………………  cấp ngày:…………...tại:………………

Đã được cấp hộ chiếu ngoại giao số………………….cấp ngày......./...../..........tại..............…..

hoặc/và hộ chiếu công vụ số………………………….cấp ngày......./...../..........tại..............………

Đề nghị sửa đổi/ bổ sung: ……………………………………………………………………….

Lý do:……………………………………………………………………………………………

Tôi xin cam đoan những lời khai trên là đúng sự thật và xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.

HƯỚNG DẪN CÁCH ĐIỀN TỜ KHAI

Hướng dẫn chung:

Tờ khai phải được điền chính xác và đầy đủ.

Hướng dẫn cụ thể:

Phần tiêu đề: Đánh dấu x vào ô vuông thích hợp.

Phần nội dung:

Điểm 1: Viết chữ in hoa theo đúng họ và tên ghi trong Giấy chứng minh nhân dân;

Điểm 6: Điền thông tin về hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cần được sửa đổi, bổ sung.

Điểm 7: Ghi đầy đủ thông tin đề nghị sửa đổi, bổ sung (thay đổi họ tên, số Giấy chứng minh nhân dân, ngày sinh, nơi sinh, giới tính…).

Mẫu 03/XNC

QUYẾT ĐỊNH

Về việc cử cán bộ, công chức, sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp đi công tác nước ngoài

(Cơ quan có thẩm quyền)

Căn cứ (quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan có thẩm quyền ra quyết định);

Căn cứ (văn bản ủy quyền cử, cho phép cán bộ, công chức, sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp đi nước ngoài của Bộ trưởng/Thủ trưởng cơ quan số  …. ngày…..)²;

Xét nhu cầu công tác và khả năng cán bộ;

Xét đề nghị của (Thủ trưởng đơn vị có cán bộ đi công tác),

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Cử ông / bà:

Điều 2. Thủ trưởng các đơn vị: … và (các) cá nhân có tên ở Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

____________

¹ Cơ quan theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 136 được sửa đổi, bổ sung theo khoản 9 Điều 1 Nghị định 65.

² Áp dụng đối với trường hợp cơ quan ra quyết định là cơ quan được ủy quyền.

³ Áp dụng đối với công chức.

⁴ Áp dụng đối với sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp.

⁵ Áp dụng đối với cán bộ được bầu cử theo nhiệm kỳ.

⁶ Từ ngày…đến ngày… hoặc khoảng thời gian …ngày; …tuần kể từ ngày…

Văn bản có nhiều trang thì phải đánh số thứ tự và đóng dấu giáp lai giữa các trang.

Mẫu 04/XNC

Kính gửi: Bộ Ngoại giao

(Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh)

Căn cứ vào Nghị định 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam và Nghị định 65//2012/NĐ-CP ngày 06/9/2012 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 136/2007/NĐ-CP và trên cơ sở quyết định ủy quyền số …ngày…của….(gửi kèm theo)²,

(Cơ quan có thẩm quyền) giới thiệu mẫu con dấu của cơ quan và chữ ký của người có thẩm quyền cử cán bộ/ công chức/ sỹ quan/ quân nhân chuyên nghiệp đi công tác nước ngoài:

Ông/bà:

Chức vụ:

Thời hạn³:

Mẫu chữ ký (ký trực tiếp 3 mẫu),

Mẫu con dấu của cơ quan:

____________

¹ Cơ quan theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 136 được sửa đổi, bổ sung theo khoản 9 Điều 1 Nghị định 65.

2 Áp dụng đối với trường hợp được ủy quyền cử cán bộ đi nước ngoài.

³ Thời hạn được giao thẩm quyền cử cán bộ đi nước ngoài (theo nhiệm kỳ hoặc có thời hạn).

⁴ Người ký văn bản giới thiệu không phải là người được giới thiệu mẫu chữ ký.

Mẫu 05/XNC

QUYẾT ĐỊNH ỦY QUYỀN

Cử cán bộ, công chức, sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp đi công tác nước ngoài

(Cơ quan có thẩm quyền)

Căn cứ (văn bản quy định về chức năng, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan);

Thủ trưởng cơ quan QUYẾT ĐỊNH: 

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1:

Ủy quyền cho ông/bà:

Chức vụ:

Phạm vi uỷ quyền:²

Thời hạn ủy quyền:³

Điều 2: Thủ trưởng các đơn vị: .... và (các) cá nhân có tên ở Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

____________

¹ Cơ quan theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 136 được sửa đổi, bổ sung theo khoản 9 Điều 1 Nghị định 65.

² Được cử cán bộ cấp nào, đi nước nào, mục đích gì, thời gian bao nhiêu lâu và kinh phí do ai chi trả.

³ Thời hạn được cử cán bộ đi nước ngoài (theo nhiệm kỳ hoặc thời hạn công tác).

Mẫu 06/XNC

(Cơ quan quản lý hộ chiếu) thông báo hộ chiếu bị mất như sau:

Hộ chiếu mang tên Ông/Bà:

Ngày tháng năm sinh:

Nơi sinh:

Chức vụ:

Bị mất hộ chiếu:            - Loại (ngoại giao/công vụ)

- Số:

- Nơi cấp: (Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh, Cơ quan đại diện Việt Nam tại…)

- Ngày cấp:

6. Lý do mất:

(Cơ quan quản lý hộ chiếu) thông báo việc mất (các) hộ chiếu trên để Các cơ quan có thẩm quyền làm thủ tục hủy hộ chiếu này theo quy định./.

____________

¹ Cơ quan quản lý hộ chiếu theo Quyết định 58/2012/QĐ-TTg ngày 24/12/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng và quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.

Mẫu 07/XNC

(Cơ quan tiếp nhận hồ sơ)¹

PHIẾU BIÊN NHẬN HỒ SƠ

Số²:                  (Mã chứng thực:                       )

Phần dành cho người nộp hồ sơ:

Họ và tên:…………………………………………………………………...................

Điện thoại liên hệ:……………………………………………………………………..

Tên cơ quan cử người đi nước ngoài:…………………………………………………

Số người làm thủ tục:…………………………………………………….....................

Đi nước/vùng lãnh thổ:………………………………………………………………

Phần dành cho cán bộ nhận hồ sơ:

Dự thu:..………………………….…………………………………………………..

Hẹn trả kết quả ngày:………………………….(sáng từ 8h30-11h, chiều từ 14h-16h)

Ghi chú:………………………………………………………………………………

____________

¹ Nếu là cơ quan ngoại vụ địa phương thì đề nghị đánh số thứ tự hồ sơ để phục vụ việc trả kết quả.

² Số và mã chứng thực do cơ quan cấp/gia hạn/sửa đổi/bổ sung hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, cấp công hàm ghi.

Chú ý: Giấy này sử dụng để nhận kết quả, nếu mất phải thông báo ngay cho cơ quan nhận hồ sơ.