Tóm tắt Công văn 3164/TCT-CS năm 2024 về sử dụng hóa đơn điện tử

Công văn 3164/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành năm 2024 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương liên quan đến việc quản lý, lập và sử dụng hóa đơn điện tử. Văn bản căn cứ trực tiếp vào các quy định tại Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC để đưa ra các hướng dẫn cụ thể.

- Nguyên tắc và thời điểm lập hóa đơn điện tử

• Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc này để tránh việc chậm trễ xuất hóa đơn, dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
• Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn thu tiền trước (nếu có), không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Yêu cầu về tính liên tục: Hóa đơn điện tử phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và trong cùng một năm tài chính.

- Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

Tổng cục Thuế hướng dẫn chi tiết phương án xử lý đối với các trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế hoặc đã gửi cho người mua nhưng phát hiện có sai sót:

• Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ của người mua: Nếu hóa đơn chỉ sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì người bán chỉ cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, không phải lập lại hóa đơn mới.
• Trường hợp sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc quy cách hàng hóa: Người bán và người mua thỏa thuận lựa chọn một trong hai phương thức xử lý là lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử thay thế. Hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế phải ghi rõ nội dung điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn số, ký hiệu và ngày tháng năm nào.
• Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót: Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT để người bán kiểm tra và thực hiện giải trình hoặc lập lại hóa đơn mới theo thời hạn quy định.

- Quy định về chữ ký số và định dạng dữ liệu hóa đơn

• Chữ ký số của người bán: Là nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử để xác định tính pháp lý và tính toàn vẹn của hóa đơn. Chữ ký số phải được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp và còn hiệu lực tại thời điểm ký.
• Định dạng dữ liệu: Hóa đơn điện tử phải sử dụng định dạng dữ liệu XML theo chuẩn quy định của Tổng cục Thuế, đảm bảo khả năng truyền nhận, lưu trữ và hiển thị thông tin một cách đồng nhất, không bị thay đổi cấu trúc dữ liệu.

- Trách nhiệm thi hành của người nộp thuế và cơ quan thuế

• Đối với người nộp thuế: Có trách nhiệm chủ động rà soát hệ thống công nghệ thông tin, phối hợp với các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để đảm bảo việc truyền nhận dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế đúng thời hạn. Tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của hóa đơn đã lập.
• Đối với cơ quan thuế địa phương: Tăng cường công tác tuyên truyền, hướng dẫn người nộp thuế trên địa bàn thực hiện đúng quy định; đồng thời thực hiện thanh tra, kiểm tra giám sát để kịp thời phát hiện và xử lý nghiêm các hành vi gian lận, mua bán hóa đơn bất hợp pháp.