Công văn 2995/TCT/AC do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn và chấn chỉnh công tác quản lý sổ sách, biểu mẫu ấn chỉ thuế tại các cơ quan thuế địa phương. Văn bản tập trung vào việc thống nhất quy trình quản lý, cấp phát, sử dụng và báo cáo các loại ấn chỉ, hóa đơn, chứng từ thuế nhằm hạn chế thất thoát và nâng cao hiệu quả quản lý thuế trong toàn ngành.

Phạm vi và đối tượng áp dụng

Văn bản áp dụng đối với các Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các Chi cục Thuế quận, huyện, thị xã, cùng toàn thể cán bộ, công chức thuế được giao nhiệm vụ quản lý, cấp phát và sử dụng ấn chỉ thuế.

Quy trình quản lý và lưu trữ sổ sách, ấn chỉ thuế

• Yêu cầu các cơ quan thuế phải thiết lập và mở đầy đủ các loại sổ sách theo dõi ấn chỉ theo đúng mẫu quy định của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế.
• Việc ghi chép sổ sách phải đảm bảo tính liên tục, chính xác, rõ ràng, không được tẩy xóa; mọi nghiệp vụ nhập, xuất ấn chỉ phải có chứng từ hợp lệ đi kèm.
• Kho lưu trữ ấn chỉ phải được bố trí tại địa điểm an toàn, có biện pháp phòng chống cháy nổ, ẩm ướt và phải giao cho người có trách nhiệm quản lý trực tiếp.

Công tác cấp phát và sử dụng biểu mẫu ấn chỉ

• Việc cấp phát ấn chỉ cho các đối tượng nộp thuế hoặc cán bộ thuế phải tuân thủ đúng đối tượng, đúng định mức và phải có phiếu xuất kho hợp lệ.
• Nghiêm cấm việc cấp phát ấn chỉ không đúng thủ tục hoặc tự ý tiêu hủy ấn chỉ khi chưa có quyết định chính thức của cấp có thẩm quyền.
• Các đơn vị sử dụng ấn chỉ có trách nhiệm thực hiện báo cáo tình hình sử dụng định kỳ theo đúng quy định hướng dẫn.

Kiểm kê, thanh quyết toán và xử lý mất mát ấn chỉ

• Định kỳ hàng tháng, quý và năm, cơ quan thuế phải tiến hành kiểm kê thực tế số lượng ấn chỉ tồn kho và thực hiện đối chiếu chặt chẽ với số liệu trên sổ sách kế toán.
• Trường hợp phát hiện mất mát, thất thoát hoặc hư hỏng ấn chỉ, đơn vị phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân, quy trách nhiệm cá nhân liên quan và báo cáo ngay về Tổng cục Thuế để có biện pháp xử lý kịp thời, ngăn chặn việc lợi dụng ấn chỉ bị mất vào mục đích bất hợp pháp.

Công tác thanh tra, kiểm tra và chế độ báo cáo

• Tăng cường công tác tự kiểm tra, giám sát của các Cục Thuế đối với các Chi cục Thuế trực thuộc về việc chấp hành chế độ quản lý, sử dụng ấn chỉ.
• Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo định kỳ về tình hình nhận, in, phát hành, sử dụng và tồn kho ấn chỉ để gửi về Tổng cục Thuế đúng thời hạn quy định.

Hiệu lực thi hành

Công văn này có hiệu lực kể từ ngày ban hành. Các cơ quan thuế địa phương và các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm phổ biến, quán triệt và tổ chức thực hiện nghiêm túc các nội dung hướng dẫn tại văn bản này.