Công văn 29574/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2018 hướng dẫn chi tiết về việc lập hóa đơn và xác định chi phí được trừ đối với các khoản chi phí sử dụng chung tại tòa nhà văn phòng, chung cư. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp thuê văn phòng và đơn vị quản lý tòa nhà thực hiện đúng quy định về thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Nguyên tắc lập hóa đơn đối với chi phí sử dụng chung tòa nhà

Theo hướng dẫn, việc lập hóa đơn đối với các khoản chi phí dùng chung (như điện, nước, dịch vụ quản lý, trông giữ xe...) được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

• Trường hợp đơn vị quản lý tòa nhà thu tiền từ các bên sử dụng: Khi đơn vị quản lý hoặc chủ đầu tư đứng ra ký hợp đồng dịch vụ trực tiếp với các nhà cung cấp (điện, nước, viễn thông...) sau đó phân bổ lại cho các đơn vị sử dụng chung trong tòa nhà, đơn vị quản lý phải lập hóa đơn GTGT cho từng đơn vị sử dụng theo đúng lượng tiêu thụ thực tế và đơn giá thỏa thuận.
• Trường hợp có thỏa thuận chia sẻ chi phí: Các bên phải lập văn bản thỏa thuận rõ ràng về phương thức phân bổ chi phí sử dụng chung. Dựa trên văn bản thỏa thuận và hóa đơn gốc của nhà cung cấp, đơn vị đầu mối thực hiện xuất hóa đơn phân bổ chi phí cho các bên liên quan theo tỷ lệ thỏa thuận.

Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với chi phí dùng chung

Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các khoản chi phí sử dụng chung tòa nhà, doanh nghiệp đi thuê hoặc sử dụng chung cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Có hóa đơn GTGT hợp pháp do đơn vị quản lý tòa nhà hoặc đơn vị phân bổ chi phí xuất trả theo đúng quy định của pháp luật.
• Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT).
• Có hợp đồng thuê văn phòng hoặc văn bản thỏa thuận sử dụng chung dịch vụ, trong đó quy định rõ trách nhiệm chi trả các khoản chi phí dùng chung này.

Xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Các khoản chi phí sử dụng chung tòa nhà được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu thỏa mãn các điều kiện:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp tại địa điểm thuê hoặc sử dụng chung trong tòa nhà.
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định (bao gồm hóa đơn phân bổ chi phí từ đơn vị quản lý hoặc hóa đơn trực tiếp từ nhà cung cấp kèm bảng kê phân bổ chi phí thực tế).
• Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Luật Thuế TNDN.

Trách nhiệm của đơn vị quản lý hoặc chủ sở hữu tòa nhà

• Phải theo dõi, hạch toán rõ ràng các khoản thu hộ, chi hộ hoặc các khoản chi phí mua ngoài để phân bổ lại cho các đơn vị sử dụng trong tòa nhà, tránh việc hạch toán trùng lặp doanh thu và chi phí.
• Thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT và thuế TNDN đối với phần doanh thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà theo đúng quy định hiện hành.