BỘ THÔNG TIN VÀ
TRUYỀN THÔNG
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------

Số: 282/BTTTT-ƯDCNTT
V/v hướng dẫn các yêu cầu
cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật cho hệ thống quản lý thông tin tổng thể

Hà Nội, ngày 07 tháng 02 năm 2012

Kính gửi:

- Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Nơi nhận:
- Như trên;
- Bộ trưởng (để b/c);
- Thứ trưởng Nguyễn Minh Hồng (để b/c);
- Lưu: VT, ƯDCNTT (02).

TL. BỘ TRƯỞNG
CỤC TRƯỞNG CỤC ỨNG DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN




Nguyễn Thành Phúc

TT

Tên chức năng

Mô tả chi tiết

Phân hệ Thu thập nội dung được số hóa

1.

Thu thập nội dung được số hóa   

Tiếp nhận định dạng dữ liệu phi cấu trúc từ nhiều nguồn khác nhau: máy fax, văn bản tài liệu giấy (đã được số hóa), các tập tin do phần mềm văn phòng phổ biến tạo ra, tập tin PDF, các định dạng tệp tin âm thanh, hình ảnh, phim ảnh phổ biến,... Dựa vào thông tin về tài liệu (metadata, các trường thông tin của tài liệu), hệ thống sẽ tự động tạo thông tin chỉ mục cho tài liệu và phân loại tài liệu vào đúng vị trí, kho lưu trữ thích hợp.

Phân hệ Quản lý

2.

Quản trị người sử dụng

Hệ thống cho phép người quản trị khởi tạo tài khoản, hồ sơ người sử dụng mới hoặc thay đổi/xóa thông tin, đặc tính của tài khoản, hồ sơ người sử dụng cũ. Cho phép chuyển người dùng từ nhóm người dùng này sang nhóm người dùng khác.

Hệ thống có cơ chế phân quyền linh hoạt theo vai trò của nhóm người sử dụng, người sử dụng với các cấp độ truy cập và sử dụng khác nhau dựa trên quy trình công việc xuyên suốt trong hệ thống (quyền truy cập, quyền thêm mới, chỉnh sửa/cập nhật, xóa bỏ và lưu trữ tài liệu, thông tin...), quản trị nhóm người sử dụng, người sử dụng theo chính sách, quy định do tổ chức ban hành.

3.

Nhật ký theo dõi hệ thống

Lưu lại các sự kiện diễn ra trong toàn bộ hệ thống phục vụ theo dõi, giám sát người dùng và hoạt động của hệ thống.

Cho phép thống kê, báo cáo các hoạt động của người sử dung trong hệ thống.

Có cơ chế tự cảnh báo các lỗi phát sinh trong quá trình hoạt động của hệ thống để có phương án xử lý nhanh nhất khi hệ thống gặp sự cố.

4.

Quản lý hồ sơ

Hệ thống quản lý tài liệu theo bộ (hồ sơ) gồm nhiều tài liệu liên quan đến nhau, hỗ trợ quản lý, theo dõi và sử dụng tài liệu, hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ của tổ chức,...

5.

Quản lý tài liệu

Lưu trữ tài liệu: cho phép sắp xếp, tổ chức lưu trữ các tài liệu theo hồ sơ với đầy đủ các thông tin về thuộc tính và nội dung của tài liệu ví dụ số hiệu, tác giả, thời gian phát hành tài liệu,...

Phiên bản tài liệu: hệ thống quản lý được các thay đổi của tài liệu theo các phiên bản (tác giả, đồng tác giả, những thay đổi về nội dung của tài liệu, thời gian thay đổi).

Vòng đời tài liệu: cho phép thực hiện các công việc liên quan đến vòng đời của một tài liệu (dự thảo, phát hành, hết hiệu lực và hủy,…).

6.

Quản lý nội dung trang thông tin điện tử

Phân loại thông tin, nội dung thông tin, đồng thời cho phép định nghĩa một quy trình biên tập và xuất bản nội dung thông tin để thu thập và công bố thông tin trên trang thông tin điện tử của tổ chức.

7.

Quản lý thông tin về metadata của các nội dung được số hóa

Thiết kế các tài liệu mẫu theo các nội dung cần số hóa để tạo và quản lý dữ liệu đặc tả (metadata) cho các nội dung số hóa. Đồng thời, hệ thống cho phép người dùng tạo mới, chỉnh sửa, cập nhật, quản lý những thông tin metadata của các nội dung số hóa được lưu trong hệ thống.

8.

Cộng tác nhóm làm việc

Thiết lập nhóm làm việc.

Thiết lập vùng tài liệu chia sẻ của nhóm.

Cung cấp diễn đàn thảo luận, trao đổi trực tuyến (instant message),...

Cung cấp thông báo, nhắc việc tự động qua email tới người sử dụng trong nhóm làm việc.

Kết xuất thông tin, nội dung trao đổi của nhóm thành hồ sơ nhóm làm việc sau khi nhóm hoàn thành công việc.

9.

Thiết kế luồng công việc

Cho phép định nghĩa và quản lý luồng công việc theo vai trò, trách nhiệm của từng người sử dụng tham gia vào thu thập, xử lý, đưa vào lưu trữ và khai thác một tài liệu.

Phân hệ Lưu trữ

10.

Lưu trữ tài liệu

Cho phép định nghĩa hạn mức dung lượng (quota) tài liệu cho từng nhóm, cá nhân người sử dụng.

Thiết lập chế độ lưu trữ theo quy định hiện hành từng loại tài liệu lưu trong kho.

11.

Sao lưu và phục hồi dữ liệu

Thiết lập chế độ sao lưu dữ liệu định kỳ, đột xuất (người quản trị có thể thiết lập chế độ sao lưu dữ liệu theo ngày, giờ) và tùy chọn các thành phần cần sao lưu:

- Dữ liệu cấu hình hệ thống.

- Cơ sở dữ liệu lưu trữ nội dung.

- Các dữ liệu khác có liên quan trong kho lưu trữ.

Cho phép phục hồi dữ liệu theo phiên bản đã được lưu trữ khi cần thiết hoặc khi có sự cố xảy ra.

12.

Báo cáo, thống kê

Hệ thống cung cấp:

- Các báo cáo khai thác, vận hành theo nhóm người sử dụng.

- Các báo cáo, thống kê về việc lưu trữ và bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ.

Hỗ trợ tìm kiếm:

- Tìm kiếm Việt/Anh theo chuẩn Unicode.

- Kết hợp tìm kiếm theo thuộc tính và nội dung.

- Phạm vi theo thư mục và các thư mục con.

- Tìm kiếm theo số hiệu của tài liệu.

- Tìm kiếm qua nhiều kho lưu trữ.

- Tìm kiếm trên các tài liệu liên kết.

- Tìm kiếm theo tác giả.

- Tìm kiếm theo thời gian.

Phân hệ Bảo quản

13.

Bảo quản tài liệu

Bảo quản, lưu trữ những tài liệu đã ổn định, ít thay đổi, cần lưu trữ lâu dài trong hệ thống:

- Phân loại và thiết lập các kho hồ sơ tài liệu theo chức năng, nhiệm vụ.

- Tổ chức sắp xếp và lưu trữ hồ sơ theo kho hồ sơ tài liệu.

- Thiết lập chế độ cảnh báo tự động trạng thài hồ sơ, tài liệu: có hiệu lực, hết hiệu lực và hủy.

Phân hệ Phân phối thông tin

14.

Chuyển đổi

Hệ thống cho phép chuyển đổi dữ liệu sang dạng HTML, PDF, XML hay các định dạng cơ bản mà phần mềm văn phòng hỗ trợ.

TT

Tên chức năng

Mô tả chi tiết

Phân hệ Quản lý

1.

Tích hợp ứng dụng

Cung cấp chức năng tích hợp ứng dụng để sẵn sàng phục vụ yêu cầu từ các phần mềm nghiệp vụ có yêu cầu tiếp nhận tài liệu giấy hoặc nội dung phi cấu trúc với số lượng lớn, thường xuyên và yêu cầu lưu trữ lâu dài ví dụ như phần mềm một cửa điện tử, phần mềm quản lý văn bản và điều hành,… để số hóa, cung cấp dữ liệu đầu vào có cấu trúc cho phần mềm nghiệp vụ, cũng như hình thành một cơ sở dữ liệu hồ sơ dữ liệu đầu vào cho phần mềm nghiệp vụ đó để phục vụ lưu trữ lâu dài, tra cứu, khai thác bản gốc.

2.

Cộng tác nhóm

Gửi tin nhắn SMS thông báo, nhắc việc tới các thiết bị di động của người sử dụng.

Phân hệ Lưu trữ

3.

Tự động xử lý tài liệu

Hệ thống có cơ chế hỗ trợ thiết lập thời gian bắt đầu có hiệu lực, thời gian hết hạn cho mỗi tài liệu. Những tài liệu sau khi đã hết hiệu lực có thể được tiếp tục lưu trữ hay xóa bỏ tùy vào thiết lập của người sử dụng.

STT

Nội dung yêu cầu

Yêu cầu chung

1.

Hệ thống được thiết kế, xây dựng và triển khai phải tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật về kết nối hệ thống, tích hợp dữ liệu, đặc tả dữ liệu và truy xuất thông tin quy định tại: Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT , Thông tư số 24/2011/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông.

2.

Đáp ứng yêu cầu mã hóa dữ liệu trên đường truyền khi trao đổi dữ liệu giữa các điểm trong hệ thống và giữa hệ thống với các hệ thống thông tin khác trên mạng diện rộng theo tiêu chuẩn mã hóa dữ liệu được quy định trong Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông.

3.

Hỗ trợ bảo mật nhiều mức:

- Mức hệ thống

- Mức ứng dụng

- Mức cơ sở dữ liệu

Hỗ trợ các công nghệ giúp an toàn, bảo mật cho dữ liệu vào, ra như hạ tầng khóa công khai, chữ ký số,…

Hỗ trợ trao đổi thông tin, dữ liệu theo các chuẩn về an toàn thông tin như S/MINE, SSL, HTTPS,...

4.

Tương thích với các trình duyệt Web thông dụng như: Internet Explorer, Firefox, Chrome,…

5.

Cho phép sửa đổi, nâng cấp, mở rộng trên nền tảng hiện có.

Phân hệ Thu thập nội dung được số hóa

6.

Thu thập dữ liệu số hoá từ nhiều nguồn: 

- Các máy quét: thực hiện việc quét các văn bản, tài liệu giấy thành các tệp tin dạng số (TIFF, PDF, JPG,…).

- Nhận dạng quang học, hỗ trợ các công nghệ nhận dạng kí tự như: OCR, ICR. Cho phép nhận dạng tập tin dạng số, tài liệu giấy thành các tệp tin có thể sửa đổi được như text, word,...

7.

Cho phép kết nối với thiết bị đọc, in mã vạch để thuận tiện cho việc thu thập, quản lý, tra cứu, truy suất tài liệu.

8.

Hỗ trợ thao tác xử lý ảnh đơn giản để chuẩn hóa tài liệu được số hóa trước khi đưa vào hệ thống.

Phân hệ Quản lý

9.

Có cơ chế xác thực người dùng, tính năng đăng nhập một lần (single sign on), cấp phép truy cập qua tên tài khoản và mật khẩu, có cơ chế chống dò mật khẩu tự động.

10.

Các dữ liệu quan trọng như tên tài khoản, mật khẩu phải được mã hóa khi truyền qua mạng để đảm bảo an toàn bảo mật cho hệ thống.

Phân hệ Lưu trữ

11.

Có cơ chế sao lưu dữ liệu định kỳ, đột xuất đảm bảo nhanh chóng đưa hệ thống hoạt động trở lại trong trường hợp có sự cố xảy ra.

12.

Cho phép lưu trữ nội dung, dữ liệu lớn dần theo thời gian sử dụng, việc lưu trữ có thể thực hiện trong các cơ sở dữ liệu, thư mục tệp tin hệ thống.

13.

Cho phép tìm kiếm tài liệu theo các thông tin metadata cũng như các trường thông tin của tài liệu, đồng thời kết hợp các tiêu chí tìm kiếm với nhau theo các toán tử AND/OR/NOT.

Phân hệ Bảo quản

14.

Hỗ trợ lưu trữ, bảo quản dữ liệu trên đĩa cứng của máy chủ, các hệ thống lưu trữ chuyên dụng như SAN (storage area network), NAS (network attached storage),…

Phân hệ Phân phối thông tin

15.

Cho phép kết xuất dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống thành các định dạng dữ liệu phổ biến như: PDF, DOC, XML, ODT, ODX,...

16.

Cho phép phân phối thông tin qua các kênh thông tin như: thư điện tử, cổng/trang thông tin điện tử,…

STT

Nội dung yêu cầu

Yêu cầu chung

1.

Hệ thống hỗ trợ các tiêu chuẩn, công nghệ hỗ trợ người khuyết tật tiếp cận, sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông được quy định tại Thông tư số 28/2009/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông.

2.

Hỗ trợ cài đặt và vận hành tốt trên nhiều môi trường hệ điều hành như Windows, Linux, Unix,…

3.

Hỗ trợ hiển thị tốt trên nhiều loại thiết bị: máy tính, thiết bị di động như máy tính bảng, điện thoại thông minh,…

Phân hệ Lưu trữ

4.

Hỗ trợ triển khai trên nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

Phân hệ Phân phối thông tin

5.

Hệ thống có khả năng trao đổi dữ liệu với các hệ thống khác thông qua Web Service, Message Broker, chuẩn thông dụng như XML,…