Tổng quan về Công văn 2563/TCT-DNL

Công văn 2563/TCT-DNL do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng nhằm giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp về chính sách thuế đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến chuyên gia nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam. Văn bản tập trung làm rõ các quy định về thuế Giá trị gia tăng (GTGT), thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản chi phí vé máy bay, chi phí lưu trú và các khoản chi phí liên quan khác do doanh nghiệp tại Việt Nam chi trả.

1. Chính sách thuế Giá trị gia tăng (GTGT) đối với chi phí cho chuyên gia nước ngoài

Theo hướng dẫn tại Công văn 2563/TCT-DNL, việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các khoản chi phí phục vụ chuyên gia nước ngoài được quy định cụ thể như sau:

• Điều kiện khấu trừ thuế: Doanh nghiệp tại Việt Nam ký hợp đồng dịch vụ với nhà thầu nước ngoài, trong đó có thỏa thuận rõ ràng về việc doanh nghiệp Việt Nam chịu trách nhiệm chi trả các khoản chi phí vé máy bay, chi phí lưu trú (khách sạn, nhà ở) tại Việt Nam cho các chuyên gia do nhà thầu nước ngoài cử sang để thực hiện hợp đồng.
• Yêu cầu về chứng từ: Các khoản chi phí này phải trực tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và phải có đầy đủ hóa đơn GTGT hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu, kèm theo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định pháp luật đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
• Phạm vi áp dụng: Quy định này áp dụng thống nhất cho các khoản chi phí phát sinh thực tế và hợp lý, được quy định rõ trong điều khoản hợp đồng thương mại giữa hai bên.

2. Quy định về chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Về mặt thuế TNDN, Công văn 2563/TCT-DNL đưa ra các nguyên tắc xác định chi phí hợp lệ khi tính thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp:

• Tính vào chi phí được trừ: Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với các khoản chi phí mua vé máy bay khứ hồi, chi phí thuê nhà, lưu trú tại Việt Nam cho chuyên gia nước ngoài do nhà thầu cử sang.
• Điều kiện ghi nhận chi phí: Khoản chi phải được quy định cụ thể trong hợp đồng dịch vụ ký giữa doanh nghiệp Việt Nam và nhà thầu nước ngoài. Đồng thời, doanh nghiệp phải xuất trình được đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp chứng minh việc chi trả thực tế cho các dịch vụ này.
• Tính hợp lý của chi phí: Các khoản chi phải liên quan trực tiếp đến việc thực hiện hợp đồng dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Việt Nam.

3. Chính sách thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) đối với chuyên gia nước ngoài

Một trong những nội dung cốt lõi được làm rõ trong Công văn 2563/TCT-DNL là nghĩa vụ thuế TNCN của chuyên gia nước ngoài đối với các khoản lợi ích được doanh nghiệp Việt Nam chi trả:

• Trường hợp không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN: Nếu các khoản chi phí như vé máy bay, tiền thuê nhà, chi phí đi lại cho chuyên gia nước ngoài được thỏa thuận là nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp Việt Nam đối với nhà thầu nước ngoài (được quy định rõ trong hợp đồng dịch vụ giữa hai pháp nhân), thì các khoản chi này không được coi là lợi ích trực tiếp của cá nhân chuyên gia. Do đó, không tính các khoản chi phí này vào thu nhập chịu thuế TNCN của chuyên gia nước ngoài.
• Trường hợp phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN: Ngược lại, nếu các khoản chi phí này do doanh nghiệp Việt Nam chi trả trực tiếp cho cá nhân chuyên gia nước ngoài dựa trên hợp đồng lao động ký kết trực tiếp giữa doanh nghiệp và chuyên gia (không thông qua hợp đồng dịch vụ với nhà thầu nước ngoài), thì các khoản chi này sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của chuyên gia theo quy định hiện hành.

4. Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp khi áp dụng chính sách

Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý và tránh bị truy thu thuế khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Rà soát điều khoản hợp đồng: Cần quy định cực kỳ rõ ràng và chi tiết trong hợp đồng dịch vụ với nhà thầu nước ngoài về nghĩa vụ chi trả chi phí vé máy bay, chỗ ở cho chuyên gia. Tránh việc thỏa thuận chung chung dẫn đến việc cơ quan thuế bóc tách chi phí khi quyết toán.
• Hoàn thiện bộ hồ sơ chứng từ: Bên cạnh hóa đơn tài chính, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ danh sách chuyên gia nước ngoài được cử sang, quyết định cử đi công tác của nhà thầu nước ngoài, hộ chiếu, thẻ tạm trú hoặc visa của chuyên gia, và các chứng từ đối chiếu công việc hoàn thành.
• Thanh toán không dùng tiền mặt: Đảm bảo tất cả các giao dịch thanh toán cho đơn vị cung cấp dịch vụ (hãng hàng không, khách sạn, đơn vị cho thuê nhà) phải được thực hiện qua tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp theo đúng quy định.