Giới thiệu về Công văn 2519/TCT-CS

Công văn 2519/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương. Nội dung công văn tập trung làm rõ các quy định về thời điểm lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), chế tài xử phạt đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm, và nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với bên mua trong trường hợp nhận hóa đơn lập không đúng thời gian quy định.

1. Quy định về thời điểm lập hóa đơn GTGT đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt

Căn cứ theo các quy định pháp luật hiện hành về hóa đơn, chứng từ (đặc biệt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP), Công văn hướng dẫn chi tiết về thời điểm xuất hóa đơn đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt như sau:

• Thời điểm lập hóa đơn GTGT là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Trường hợp doanh nghiệp thực hiện giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị dịch vụ được giao tương ứng.
• Doanh nghiệp không được lấy lý do chưa thanh toán, chưa nhận được tiền từ chủ đầu tư hoặc đối tác để trì hoãn việc xuất hóa đơn GTGT sau khi các bên đã ký biên bản nghiệm thu, bàn giao.

2. Chế tài xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm

Việc lập hóa đơn không đúng thời điểm là hành vi vi phạm pháp luật về thuế và hóa đơn. Tùy thuộc vào mức độ và hậu quả của hành vi, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP:

• Phạt cảnh cáo: Áp dụng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: Áp dụng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế (trừ trường hợp được phạt cảnh cáo).
• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: Áp dụng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

3. Hướng dẫn khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hóa đơn lập sai thời điểm

Công văn 2519/TCT-CS đưa ra hướng dẫn cụ thể nhằm tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp mua hàng khi nhận phải hóa đơn lập sai thời điểm từ phía người bán:

• Đối với bên bán: Phải chịu trách nhiệm bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi lập hóa đơn sai thời điểm, đồng thời phải thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT đầu ra theo đúng hóa đơn đã lập.
• Đối với bên mua: Nếu việc mua bán hàng hóa, dịch vụ là có thật, có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh giao dịch thực tế (như hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, bàn giao, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định), bên mua vẫn được xem xét khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Cơ quan thuế quản lý trực tiếp sẽ thực hiện thanh tra, kiểm tra thực tế hồ sơ của doanh nghiệp để đảm bảo tính trung thực, khách quan của giao dịch, tránh việc lợi dụng để gian lận thuế.

4. Khuyến nghị thực thi dành cho doanh nghiệp

Để hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý và tránh bị xử phạt vi phạm hành chính, các doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện các biện pháp sau:

• Thiết lập quy trình phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kỹ thuật, nghiệm thu công trình và bộ phận kế toán để đảm bảo hóa đơn được xuất ngay khi biên bản nghiệm thu được các bên ký duyệt.
• Thường xuyên rà soát hệ thống sổ sách, đối chiếu ngày ký biên bản nghiệm thu bàn giao với ngày lập hóa đơn trên hệ thống hóa đơn điện tử để kịp thời phát hiện và khắc phục sai sót.
• Đối với bên mua, khi tiếp nhận hóa đơn từ nhà thầu hoặc nhà cung cấp, cần kiểm tra kỹ ngày lập hóa đơn so với ngày nghiệm thu thực tế. Nếu phát hiện sai lệch, cần yêu cầu giải trình và chuẩn bị sẵn sàng hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế để bảo vệ quyền lợi khấu trừ thuế của đơn vị mình.