Tóm tắt Công văn 2415/TCT-DNL năm 2011 về thực hiện hóa đơn điện tử
Công văn 2415/TCT-DNL được Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC. Đây là văn bản quan trọng đặt nền móng cho việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đối với các doanh nghiệp lớn.
- Điều kiện đối với tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử
Để được phép khởi tạo hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện chặt chẽ về hạ tầng công nghệ và nhân sự, cụ thể bao gồm:
- Phải là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế, hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Có đội ngũ nhân sự đủ trình độ để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
- Có chữ ký điện tử (chữ ký số) theo quy định của pháp luật để ký trên hóa đơn điện tử được lập.
- Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
- Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.
- Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Quy trình thực hiện như sau:
- Doanh nghiệp lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu quy định, kèm theo quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu.
- Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử phải nêu rõ các nội dung: tên hệ thống thiết bị, tên phần mềm, bộ phận chịu trách nhiệm, quy trình khởi tạo và luân chuyển dữ liệu.
- Hóa đơn mẫu phải thể hiện đúng và đầy đủ các chỉ tiêu của hóa đơn thực tế, có chữ ký số mẫu của doanh nghiệp.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử phải được gửi đến cơ quan thuế và niêm yết tại trụ sở doanh nghiệp hoặc trên trang thông tin điện tử của doanh nghiệp chậm nhất là 05 ngày trước khi bắt đầu sử dụng.
- Quy định về nội dung và định dạng của hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin và chứa đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định pháp luật:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số thứ tự hóa đơn.
- Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng, tổng cộng tiền thanh toán.
- Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử được thể hiện bằng ngôn ngữ tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
- Nguyên tắc lưu trữ và bảo mật hóa đơn điện tử
Công tác lưu trữ hóa đơn điện tử phải tuân thủ các tiêu chuẩn nghiêm ngặt để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan quản lý:
- Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải đảm bảo các điều kiện về tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn thông tin.
- Doanh nghiệp có trách nhiệm sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra các thiết bị lưu trữ ngoài (như đĩa CD, DVD, ổ cứng di động, thẻ nhớ) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu không bị thay đổi hoặc phá hủy.
- Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định của Luật Kế toán (thông thường là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính).
- Người bán, người mua có trách nhiệm bảo mật thông tin hóa đơn điện tử của mình, không được để rò rỉ hoặc bị can thiệp trái phép làm thay đổi nội dung hóa đơn.
- Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Trong một số trường hợp cần thiết, doanh nghiệp được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hoặc phục vụ lưu trữ kế toán:
- Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các điều kiện: Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc; có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử; có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi.
- Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa lưu thông trên đường chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất và phải có chữ ký, đóng dấu của người bán.
- Hóa đơn chuyển đổi phải có dòng chữ phân biệt rõ ràng: "HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ".
Để sử dụng toàn bộ tiện ích nâng cao của Hệ Thống Pháp Luật vui lòng lựa chọn và đăng ký gói cước.
| BỘ TÀI CHÍNH | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
| Số: 2415/TCT-DNL | Hà Nội, ngày 13 tháng 07 năm 2011 |
| Kính gửi: | Các Doanh nghiệp thuộc Danh sách ban hành kèm theo Quyết định số 856/QĐ-BTC ngày 19/04/2010 của Bộ Tài chính. |
1. Hiện nay, các doanh nghiệp tại nhiều nước trên thế giới có xu hướng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử để thay thế cho hóa đơn giấy ngày càng nhiều. Các lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử là:
- Giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn… so với sử dụng hóa đơn giấy, do đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tăng năng lực cạnh tranh;
- Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán; đối chiếu dữ liệu; quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế vì thông tin trên hóa đơn điện tử được chuyển thẳng vào hệ thống kế toán và hệ thống thanh toán của doanh nghiệp mua bán hàng hóa, dịch vụ;
- Quá trình thanh toán nhanh hơn do việc lập, gửi/nhận hóa đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử;
- Góp phần hiện đại hóa công tác hạch toán kế toán, quản trị doanh nghiệp để phù hợp với xu thế kinh doanh ngày càng phát triển trên thị trường quốc tế hiện nay.
2. Để phù hợp với thông lệ quốc tế, nhằm giảm chi phí in, lưu trữ và bảo quản hóa đơn giấy, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp, Bộ Tài chính đã trình Chính phủ bổ sung hình thức hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Theo đó, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 quy định về hóa đơn điện tử, có hiệu lực từ ngày 1/5/2011.
Để triển khai thực hiện Thông tư số 32/2011/TT-BTC nêu trên, Tổng cục Thuế đã ban hành công văn số 1944/TCT-CS ngày 8/6/2011 hướng dẫn thực hiện (bản sao đính kèm công văn này).
3. Trên cơ sở những ưu điểm và các quy định pháp luật về hóa đơn điện tử nêu trên, đề nghị các doanh nghiệp xem xét các điều kiện thực tế của doanh nghiệp như: hạ tầng công nghệ thông tin, trình độ sử dụng công nghệ thông tin để đáp ứng được yêu cầu về sử dụng hóa đơn điện tử; việc lưu trữ, sử dụng chứng từ điện tử; chữ ký số; khả năng chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử của khách hàng… để triển khai việc áp dụng hóa đơn điện tử.
Một số lĩnh vực, doanh nghiệp khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử: ngân hàng, viễn thông, điện lực hàng không… doanh nghiệp đang sử dụng khối lượng hóa đơn giấy lớn, doanh nghiệp đã thực hiện giao dịch điện tử qua ngân hàng, doanh nghiệp đã thực hiện khai thuế qua mạng internet.
4. Tổng cục Thuế đề nghị các doanh nghiệp nghiên cứu các quy định về hóa đơn điện tử để triển khai áp dụng thí điểm và tiến tới áp dụng rộng rãi.
Hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn mới, vì vậy, trong quá trình nghiên cứu và áp dụng thí điểm, đề nghị các doanh nghiệp phản ánh việc thực hiện, vướng mắc, khó khăn (nếu có) và đề xuất giải pháp, gửi về Tổng cục Thuế (Vụ Quản lý thuế Doanh nghiệp lớn), địa chỉ: 123 - Lò Đúc - Hà Nội trước ngày 25/7/2011. Trên cơ sở ý kiến của doanh nghiệp, Tổng cục Thuế dự kiến sẽ tổ chức Hội nghị về hóa đơn điện tử để hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện, giải đáp các vướng mắc trong quá trình thực hiện, cũng như hoàn thiện cơ chế chính sách về hóa đơn điện tử.
|
Nơi nhận: | TL. TỔNG CỤC TRƯỞNG |
- 1Quyết định 856/QĐ-BTC năm 2010 danh sách doanh nghiệp thuộc diện Tổng cục Thuế trực tiếp tổ chức công tác quản lý thuế do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành
- 2Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ
- 3Thông tư 32/2011/TT-BTC hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ Tài chính ban hành
- 4Công văn 1944/TCT-CS về giới thiệu nội dung mới của Thông tư hướng dẫn hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế ban hành
- 5Công văn 2488/TCT-DNL năm 2013 hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế ban hành
- 6Công văn 2597/TCT-DNL năm 2013 hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế ban hành
- 7Công văn 3270/TCT-DNL năm 2013 thực hiện hóa đơn điện tử vận chuyển hàng không do Tổng cục Thuế ban hành
Công văn 2415/TCT-DNL năm 2011 thực hiện hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế ban hành
- Số hiệu: 2415/TCT-DNL
- Loại văn bản: Công văn
- Ngày ban hành: 13/07/2011
- Nơi ban hành: Tổng cục Thuế
- Người ký: Đặng Ngọc Minh
- Ngày công báo: Đang cập nhật
- Số công báo: Đang cập nhật
- Ngày hiệu lực: 13/07/2011
- Tình trạng hiệu lực: Kiểm tra
