Thông tin tổng quan về Công văn 23469/CT-TTHT năm 2019

Công văn 23469/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh trên địa bàn thực hiện đúng quy định pháp luật về việc khởi tạo, phát hành, chuyển đổi và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Bộ Tài chính và cơ quan thuế.

Nội dung hướng dẫn trọng tâm về sử dụng hóa đơn điện tử

Công văn tập trung làm rõ các quy định cốt lõi mà người nộp thuế cần lưu ý trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Điều kiện và thủ tục khởi tạo hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đáp ứng các điều kiện về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ thông tin và chữ ký số theo quy định được phép khởi tạo hóa đơn điện tử. Trước khi áp dụng, đơn vị phải lập Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và gởi Thông báo phát hành hóa đơn điện tử cùng hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Quy định về lập và ký điện tử trên hóa đơn: Hóa đơn điện tử phải phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Người bán thực hiện ký số, ký điện tử trên hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Đối với các trường hợp đặc thù theo quy định của Bộ Tài chính, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người mua.
• Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy: Người bán hoặc người mua được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn bằng giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông hoặc phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán. Việc chuyển đổi chỉ được thực hiện một (01) lần và phải đảm bảo đầy đủ các nội dung từ hóa đơn điện tử gốc, có ký tên và đóng dấu của bên thực hiện chuyển đổi.
• Xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử đã lập: Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoặc chưa kê khai thuế mà phát hiện sai sót thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý, xác nhận của người bán và người mua. Đối với hóa đơn đã kê khai thuế, các bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót và lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế theo hướng dẫn.
• Bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ bằng phương tiện điện tử, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và có khả năng truy cập, tham chiếu đầy đủ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán.

Trách nhiệm thực hiện của người nộp thuế

Cục Thuế thành phố Hà Nội yêu cầu các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế rà soát quy trình quản lý, hạ tầng phần mềm và chấp hành nghiêm túc các quy định về hóa đơn điện tử. Trong quá trình triển khai, nếu phát sinh vướng mắc, người nộp thuế cần chủ động liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn và giải quyết kịp thời.