Giới thiệu về Công văn 2189/TCT-CS năm 2018

Công văn 2189/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành năm 2018 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương. Nội dung cốt lõi của công văn tập trung giải quyết các vướng mắc liên quan đến việc quản lý, sử dụng và xử lý hóa đơn trong trường hợp doanh nghiệp có sự thay đổi về thông tin đăng ký kinh doanh (như tên công ty hoặc địa chỉ trụ sở) nhưng không thay đổi mã số thuế.

Quy định về việc tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in, tự in khi thay đổi thông tin

Đối với các doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy tự in hoặc đặt in, khi phát sinh thay đổi về tên doanh nghiệp hoặc địa chỉ trụ sở chính nhưng mã số thuế vẫn giữ nguyên, Tổng cục Thuế hướng dẫn phương án xử lý như sau:

• Phương thức khắc phục: Doanh nghiệp được phép tiếp tục sử dụng các hóa đơn đã đặt in bằng cách đóng dấu tên mới, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn trên hóa đơn để tiết kiệm chi phí và tránh lãng phí phôi hóa đơn cũ.
• Thủ tục bắt buộc: Trước khi tiếp tục sử dụng các hóa đơn này, doanh nghiệp phải gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (theo Mẫu số TB04/AC ban hành kèm theo Thông tư của Bộ Tài chính) đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Thời hạn thực hiện: Việc nộp thông báo điều chỉnh và đóng dấu thông tin mới phải được hoàn tất trước khi doanh nghiệp xuất hóa đơn cho khách hàng khi bán hàng hóa, dịch vụ.

Hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn điện tử khi thay đổi thông tin doanh nghiệp

Nhằm đảm bảo tính đồng bộ trong quá trình chuyển đổi số và áp dụng hóa đơn điện tử, Tổng cục Thuế cũng đưa ra các chỉ dẫn cụ thể đối với loại hình hóa đơn này:

• Cập nhật hệ thống phần mềm: Doanh nghiệp cần chủ động liên hệ với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để thực hiện thay đổi, cập nhật thông tin tên công ty hoặc địa chỉ mới trên phần mềm khởi tạo hóa đơn.
• Nộp thông báo cho cơ quan thuế: Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục nộp thông báo thay đổi thông tin phát hành hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi lập hóa đơn mới trên hệ thống.
• Yêu cầu về tính chính xác: Toàn bộ thông tin hiển thị trên hóa đơn điện tử sau khi thay đổi phải hoàn toàn trùng khớp với thông tin ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới nhất được cơ quan có thẩm quyền cấp.

Trách nhiệm của người nộp thuế và cơ quan thuế quản lý

Để đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn và hạn chế tối đa các rủi ro về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, các bên cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định sau:

• Đối với người nộp thuế: Phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác của thông tin đóng dấu thêm trên hóa đơn giấy hoặc thông tin cập nhật trên hóa đơn điện tử. Việc chậm trễ nộp thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định hiện hành.
• Đối với cơ quan thuế: Có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra nhanh chóng thông báo điều chỉnh thông tin của doanh nghiệp và cập nhật kịp thời lên hệ thống dữ liệu thông tin chung của ngành thuế, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục.