Tổng quan về Công văn 2175/BXD-KTXD năm 2023

Công văn 2175/BXD-KTXD được Bộ Xây dựng ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết về thẩm quyền sử dụng chi phí dự phòng trong quản lý chi phí đầu tư xây dựng. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các chủ đầu tư, nhà thầu và người quyết định đầu tư tháo gỡ các vướng mắc thực tế trong quá trình quản lý, sử dụng nguồn chi phí dự phòng của dự án, đảm bảo tuân thủ đúng quy định tại Nghị định số 10/2021/NĐ-CP về quản lý chi phí đầu tư xây dựng.

Thẩm quyền quyết định sử dụng chi phí dự phòng trong dự toán xây dựng

Theo hướng dẫn của Bộ Xây dựng, việc xác định thẩm quyền quyết định sử dụng chi phí dự phòng phải căn cứ vào mục đích sử dụng và việc có làm vượt tổng mức đầu tư đã được phê duyệt hay không. Cụ thể như sau:

• Trường hợp sử dụng chi phí dự phòng cho yếu tố phát sinh khối lượng: Chủ đầu tư có thẩm quyền quyết định việc sử dụng chi phí dự phòng cho các khối lượng công việc phát sinh thực tế trong quá trình thi công, với điều kiện việc sử dụng này không vượt dự toán xây dựng công trình hoặc không vượt tổng mức đầu tư đã được phê duyệt. Sau khi quyết định, chủ đầu tư có trách nhiệm báo cáo Người quyết định đầu tư về kết quả thực hiện.
• Trường hợp sử dụng chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá: Việc sử dụng chi phí dự phòng do yếu tố trượt giá được thực hiện theo các quy định trong hợp đồng xây dựng đã ký kết và các chỉ số giá xây dựng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền công bố. Chủ đầu tư tổ chức xác định, cập nhật chi phí trượt giá và phê duyệt theo thẩm quyền.
• Trường hợp vượt tổng mức đầu tư hoặc dự toán đã phê duyệt: Nếu việc sử dụng chi phí dự phòng dẫn đến việc phải điều chỉnh dự toán xây dựng vượt dự toán đã phê duyệt hoặc vượt tổng mức đầu tư của dự án, chủ đầu tư không được tự ý quyết định mà phải thực hiện thủ tục báo cáo Người quyết định đầu tư để xem xét, phê duyệt điều chỉnh theo đúng quy định tại Điều 9 Nghị định số 10/2021/NĐ-CP.

Nguyên tắc quản lý và sử dụng chi phí dự phòng trong hợp đồng xây dựng

Việc thanh toán, quyết toán chi phí dự phòng trong các gói thầu xây lắp phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc pháp lý về hợp đồng xây dựng:

• Đối với hợp đồng trọn gói: Chi phí dự phòng cho các yếu tố phát sinh và trượt giá đã được tính gộp vào giá hợp đồng. Việc thanh toán thực hiện theo đúng giá hợp đồng đã ký kết, trừ các trường hợp bất khả kháng hoặc thay đổi phạm vi công việc do chủ đầu tư yêu cầu.
• Đối với hợp đồng theo đơn giá cố định và đơn giá điều chỉnh: Chi phí dự phòng chỉ được sử dụng và thanh toán cho các khối lượng công việc phát sinh thực tế được nghiệm thu hoặc khi có biến động giá (đối với đơn giá điều chỉnh) theo đúng các điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng và quy định của pháp luật liên quan.
• Yêu cầu về hồ sơ quản lý: Mọi khoản chi từ nguồn dự phòng phải có đầy đủ hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công điều chỉnh, biên bản xác nhận khối lượng phát sinh giữa các bên (chủ đầu tư, tư vấn giám sát, nhà thầu) và dự toán chi tiết cho phần phát sinh được phê duyệt.

Trách nhiệm của các chủ thể trong việc quản lý chi phí dự phòng

Công văn 2175/BXD-KTXD nhấn mạnh vai trò và trách nhiệm của từng chủ thể tham gia vào dự án đầu tư xây dựng:

• Người quyết định đầu tư: Chịu trách nhiệm cao nhất trong việc phê duyệt điều chỉnh tổng mức đầu tư khi việc sử dụng chi phí dự phòng vượt quá thẩm quyền của chủ đầu tư; giám sát chặt chẽ việc sử dụng nguồn vốn dự phòng của dự án.
• Chủ đầu tư: Chịu trách nhiệm toàn diện trước pháp luật và người quyết định đầu tư về tính chính xác, hợp pháp của khối lượng phát sinh; tổ chức lập, thẩm định và phê duyệt dự toán phát sinh trong phạm vi thẩm quyền; đảm bảo việc sử dụng chi phí dự phòng tiết kiệm, hiệu quả và đúng mục đích.
• Nhà thầu thi công và tư vấn: Có trách nhiệm phát hiện, đề xuất kịp thời các nội dung phát sinh; lập hồ sơ đo đạc, xác định khối lượng thực tế khách quan và phối hợp chặt chẽ với chủ đầu tư để hoàn thiện thủ tục pháp lý trước khi triển khai thi công phần việc phát sinh.