Công văn số 21438/CT-HTr do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến chuyên gia nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam. Nội dung công văn tập trung giải quyết các vướng mắc của doanh nghiệp về thuế nhà thầu nước ngoài, thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản chi phí như vé máy bay, tiền lưu trú (khách sạn) do phía Việt Nam chi trả hộ hoặc đài thọ theo thỏa thuận hợp đồng.

Đối với các khoản chi phí vé máy bay, tiền phòng khách sạn cho chuyên gia nước ngoài do doanh nghiệp Việt Nam chi trả trực tiếp hoặc thanh toán hộ theo thỏa thuận tại hợp đồng nhà thầu:

• Xác định doanh thu tính thuế nhà thầu: Các khoản chi phí này được coi là một phần lợi ích kinh tế mà nhà thầu nước ngoài nhận được từ hợp đồng dịch vụ ký với doanh nghiệp Việt Nam. Do đó, chúng phải được cộng vào doanh thu tính thuế nhà thầu nước ngoài (bao gồm cả thuế giá trị gia tăng - GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp - TNDN).
• Phương pháp tính thuế: Trường hợp nhà thầu nước ngoài nộp thuế theo phương pháp trực tiếp (tỷ lệ % trên doanh thu), doanh nghiệp Việt Nam có trách nhiệm khấu trừ, khai và nộp thay thuế nhà thầu trên toàn bộ phần doanh thu bao gồm cả các khoản chi phí đài thọ nêu trên trước khi thanh toán cho nhà thầu.

Để các khoản chi phí mua vé máy bay, tiền thuê phòng khách sạn cho chuyên gia nước ngoài được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp Việt Nam cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Quy định trong hợp đồng: Các khoản chi phí này phải được quy định rõ ràng trong hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng thầu ký kết giữa doanh nghiệp Việt Nam và nhà thầu nước ngoài (trong đó nêu rõ phía Việt Nam chịu trách nhiệm chi trả các khoản chi phí này).
• Hóa đơn, chứng từ hợp lệ: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên) mang tên, địa chỉ và mã số thuế của doanh nghiệp Việt Nam.
• Nghĩa vụ thuế nhà thầu: Doanh nghiệp Việt Nam phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai và nộp thuế nhà thầu nước ngoài đối với phần chi phí này theo đúng quy định.

Việc xác định nghĩa vụ thuế TNCN đối với các khoản lợi ích về vé máy bay và chỗ ở của chuyên gia nước ngoài được phân định như sau:

• Trường hợp chuyên gia là người lao động của nhà thầu nước ngoài: Nếu các khoản chi phí vé máy bay, tiền khách sạn nằm trong thỏa thuận thực hiện hợp đồng nhà thầu giữa hai pháp nhân (không phải là quan hệ lao động trực tiếp giữa doanh nghiệp Việt Nam và cá nhân chuyên gia), thì các khoản chi này được tính vào doanh thu của nhà thầu nước ngoài để nộp thuế nhà thầu, không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của cá nhân chuyên gia nước ngoài tại Việt Nam.
• Trường hợp chuyên gia ký hợp đồng lao động trực tiếp với doanh nghiệp Việt Nam: Nếu doanh nghiệp Việt Nam ký hợp đồng lao động trực tiếp và chi trả các khoản tiền nhà, vé máy bay cho người lao động nước ngoài, các khoản này sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của cá nhân đó theo quy định pháp luật về thuế TNCN hiện hành (trong đó tiền thuê nhà tính theo số thực tế chi trả hộ nhưng không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế chưa bao gồm tiền thuê nhà).

Công văn 21438/CT-HTr đưa ra hướng dẫn nhất quán giúp doanh nghiệp phân biệt rõ bản chất của các khoản chi phí phát sinh cho chuyên gia nước ngoài. Điểm mấu chốt là doanh nghiệp cần rà soát kỹ các điều khoản trong hợp đồng dịch vụ với đối tác nước ngoài để quy định rõ trách nhiệm chi trả chi phí, đồng thời thực hiện đầy đủ nghĩa vụ khấu trừ thuế nhà thầu nhằm đảm bảo tính hợp lệ của chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.