Giới thiệu về Công văn 2113/CT-CS năm 2025

Công văn 2113/CT-CS do Cục Thuế ban hành năm 2025 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến việc quản lý, sử dụng và lập chứng từ điện tử, đặc biệt tập trung vào chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) điện tử. Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp và tổ chức chi trả thu nhập trong quá trình chuyển đổi số và thực hiện nghĩa vụ thuế theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

Cơ sở pháp lý áp dụng cho chứng từ điện tử

Công văn căn cứ vào hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành để đưa ra các hướng dẫn đồng bộ, bao gồm:

• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 quy định về các nguyên tắc giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế.
• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ, trong đó bắt buộc chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.
• Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Quy định về hình thức và nội dung của chứng từ điện tử

Theo hướng dẫn tại Công văn 2113/CT-CS, chứng từ điện tử phải đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật và nội dung bắt buộc sau:

• Định dạng dữ liệu: Chứng từ điện tử phải được thiết lập theo đúng định dạng dữ liệu do Tổng cục Thuế quy định, đảm bảo tính toàn vẹn, không thể bị thay đổi và có khả năng truy cập, hiển thị thông tin chính xác.
• Nội dung bắt buộc: Phải thể hiện đầy đủ các thông tin bao gồm: Tên chứng từ, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ, số thứ tự; tên, địa chỉ, mã số thuế của tổ chức chi trả thu nhập; tên, mã số thuế/CCCD/hộ chiếu của người nhận thu nhập; khoản thu nhập, số thuế đã khấu trừ và thời điểm lập chứng từ.
• Chữ ký số: Tổ chức chi trả thu nhập phải thực hiện ký số trên chứng từ điện tử trước khi giao cho người nộp thuế để đảm bảo tính pháp lý.

Thời điểm lập và cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Công văn làm rõ thời điểm tổ chức chi trả thu nhập thực hiện cấp chứng từ cho cá nhân bị khấu trừ thuế:

• Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm lập và giao chứng từ khấu trừ thuế cho người nộp thuế nếu người nộp thuế có yêu cầu.
• Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, cá nhân có quyền yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
• Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức chi trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Hướng dẫn xử lý sai sót đối với chứng từ điện tử đã lập

Trong trường hợp phát hiện chứng từ điện tử đã gửi cho người nộp thuế có sai sót, Công văn 2113/CT-CS hướng dẫn quy trình xử lý như sau:

• Tổ chức chi trả thu nhập thực hiện hủy chứng từ điện tử đã lập có sai sót và lập chứng từ điện tử mới thay thế để gửi cho người nộp thuế.
• Thực hiện báo cáo tình hình sử dụng chứng từ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quy định về việc điều chỉnh, hủy bỏ chứng từ điện tử đã ban hành.

Trách nhiệm của tổ chức chi trả thu nhập và người nộp thuế

Văn bản nhấn mạnh vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan trong việc áp dụng chứng từ điện tử:

• Đối với tổ chức chi trả thu nhập: Phải chủ động chuẩn bị hạ tầng công nghệ thông tin, lựa chọn nhà cung cấp giải pháp chứng từ điện tử uy tín để triển khai thông suốt, tránh làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động khi thực hiện quyết toán thuế.
• Đối với người nộp thuế (người lao động): Có quyền yêu cầu tổ chức chi trả cung cấp chứng từ điện tử hợp lệ để làm căn cứ quyết toán thuế TNCN hoặc hoàn thuế theo quy định của pháp luật.