Công văn 1941/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Văn bản này giải quyết các vướng mắc của doanh nghiệp và tổ chức chi trả thu nhập trong quá trình chuyển đổi và sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định pháp luật hiện hành.

Quy định về việc chuyển đổi sang chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Theo hướng dẫn tại Công văn, việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN có những thay đổi căn bản nhằm đồng bộ với hệ thống hóa đơn, chứng từ điện tử mới:

• Bắt buộc sử dụng chứng từ điện tử: Kể từ ngày 01/07/2022, các tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
• Chấm dứt sử dụng chứng từ giấy tự in và mua của cơ quan thuế: Các chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC hoặc chứng từ giấy mua của cơ quan thuế còn tồn đọng phải dừng sử dụng. Tổ chức chi trả thu nhập phải thực hiện thủ tục tiêu hủy chứng từ giấy theo đúng quy định.
• Thủ tục đăng ký và sử dụng: Tổ chức chi trả thu nhập tự xây dựng hệ thống phần mềm hoặc sử dụng dịch vụ của các tổ chức cung cấp giải pháp để cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử cho người lao động mà không cần phải đăng ký mẫu với cơ quan thuế như trước đây.

Nguyên tắc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động

Công văn làm rõ các nguyên tắc cốt lõi khi tổ chức chi trả thu nhập thực hiện cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người nộp thuế:

• Thời điểm cấp chứng từ: Tổ chức chi trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế TNCN của cá nhân phải cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân có số thuế đã bị khấu trừ theo yêu cầu của cá nhân đó, trừ trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức.
• Trường hợp lao động không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng: Cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức chi trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
• Trường hợp lao động ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: Tổ chức chi trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế do việc khấu trừ thuế được thực hiện định kỳ và quyết toán vào cuối năm.

Định dạng và nội dung của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Để đảm bảo tính pháp lý, chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật sau:

• Các nội dung bắt buộc: Chứng từ phải hiển thị đầy đủ các thông tin bao gồm: Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ, số thứ tự, thông tin tổ chức chi trả (tên, địa chỉ, mã số thuế), thông tin người nộp thuế (tên, mã số thuế/CCCD/CMND/Hộ chiếu), khoản thu nhập, thời điểm khấu trừ, số thuế đã khấu trừ, và chữ ký số của bên chi trả.
• Định dạng file dữ liệu: Chứng từ điện tử phải được thiết lập theo định dạng XML hoặc các định dạng chuẩn khác theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế để đảm bảo khả năng lưu trữ, truyền nhận và hiển thị dữ liệu không bị sai lệch.

Trách nhiệm của tổ chức chi trả thu nhập và cơ quan thuế

Văn bản nhấn mạnh vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan trong việc quản lý và sử dụng chứng từ:

• Đối với tổ chức chi trả thu nhập: Có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản chứng từ điện tử theo quy định của Luật Giao dịch điện tử và Luật Kế toán. Đồng thời, phải báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN định kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Đối với cơ quan thuế: Thực hiện thanh tra, kiểm tra việc chấp hành quy định về chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử của các doanh nghiệp, xử lý nghiêm các hành vi vi phạm về hóa đơn, chứng từ theo quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn.