Công văn 1925/BXD-KTXD được Bộ Xây dựng ban hành nhằm hướng dẫn việc xác định và quản lý chi phí lập hồ sơ yêu cầu, đánh giá hồ sơ đề xuất đối với các gói thầu thuộc dự án đầu tư xây dựng. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các chủ đầu tư, đơn vị tư vấn và các cơ quan quản lý nhà nước thống nhất phương pháp áp dụng định mức chi phí trong quá trình lựa chọn nhà thầu.

• Chi phí lập hồ sơ yêu cầu và đánh giá hồ sơ đề xuất được thực hiện theo quy định của pháp luật về đấu thầu, đặc biệt là các quy định tại Nghị định số 63/2014/NĐ-CP của Chính phủ hướng dẫn Luật Đấu thầu.
• Định mức chi phí cho các công việc này được xác định dựa trên tỷ lệ phần trăm (%) tính trên giá trị gói thầu hoặc lập dự toán chi phí chi tiết căn cứ vào phạm vi, khối lượng công việc thực tế và các quy định hiện hành về quản lý chi phí đầu tư xây dựng.
• Trường hợp thuê tư vấn thực hiện, chi phí này được xác định bằng dự toán phù hợp với nội dung công việc, chế độ chính sách của nhà nước và được tính trong chi phí tư vấn đầu tư xây dựng của dự án.

• Chi phí lập hồ sơ yêu cầu và đánh giá hồ sơ đề xuất thuộc nhóm chi phí tư vấn đầu tư xây dựng hoặc chi phí khác trong tổng mức đầu tư, dự toán xây dựng công trình, tùy thuộc vào phương thức tổ chức thực hiện (chủ đầu tư tự thực hiện hay thuê tổ chức tư vấn chuyên nghiệp).
• Việc quản lý, thanh quyết toán các khoản chi phí này phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Nghị định số 10/2021/NĐ-CP về quản lý chi phí đầu tư xây dựng và các thông tư hướng dẫn kèm theo của Bộ Xây dựng.
• Chủ đầu tư có trách nhiệm phê duyệt dự toán chi phí này làm cơ sở để thương thảo, ký kết hợp đồng và thanh toán cho đơn vị tư vấn theo đúng quy định pháp luật.

• Đối với các gói thầu có quy mô nhỏ, tính chất đơn giản, việc lập hồ sơ yêu cầu và đánh giá hồ sơ đề xuất cần được tối ưu hóa chi phí, tránh lãng phí nhưng vẫn phải bảo đảm tuân thủ đầy đủ quy trình thủ tục pháp lý.
• Trường hợp áp dụng hình thức chỉ định thầu, chi phí lập hồ sơ yêu cầu và đánh giá hồ sơ đề xuất phải được tính toán khoa học, phù hợp với thực tế triển khai của từng gói thầu cụ thể, không áp dụng máy móc các định mức tối đa nếu khối lượng công việc thực tế không tương xứng.