Công văn 183/TCT-KK năm 2015 do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm giải quyết các vướng mắc liên quan đến công tác cấp mã số thuế (MST) và quản lý thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Văn bản tập trung vào việc chuẩn hóa quy trình, xử lý các lỗi kỹ thuật phát sinh trên hệ thống dữ liệu và tăng cường hiệu quả quản lý thuế đối với người nộp thuế và người phụ thuộc.

• Mỗi cá nhân chỉ được cấp một mã số thuế duy nhất để sử dụng trong suốt cuộc đời. Mã số thuế đã cấp không được thay đổi và không được sử dụng để cấp cho người nộp thuế khác.
• Mã số thuế cấp cho người phụ thuộc đồng thời là mã số thuế của cá nhân đó khi phát sinh nghĩa vụ nộp thuế với ngân sách nhà nước, đảm bảo tính liên kết và đồng nhất dữ liệu.
• Công tác quản lý thuế TNCN phải được thực hiện trên hệ thống thông tin tích hợp của ngành Thuế, đảm bảo thông tin của người nộp thuế luôn được cập nhật chính xác, kịp thời.

• Khi hệ thống ứng dụng quản lý thuế cảnh báo trùng số CMND hoặc hộ chiếu của người nộp thuế, cơ quan thuế phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu hồ sơ gốc của cá nhân.
• Trường hợp trùng do lỗi nhập liệu của công chức thuế hoặc do người nộp thuế kê khai sai, cơ quan thuế thực hiện điều chỉnh lại thông tin trên hệ thống theo đúng hồ sơ thực tế.
• Trường hợp trùng do hai cá nhân khác nhau thực tế sở hữu cùng một số CMND (do cơ quan công an cấp trùng), cơ quan thuế hướng dẫn người nộp thuế phối hợp xác nhận hoặc sử dụng các giấy tờ tùy thân hợp pháp khác (như căn cước công dân, hộ chiếu) để làm cơ sở cấp mã số thuế riêng biệt, tránh ảnh hưởng đến quyền lợi của người nộp thuế.

• Tổ chức, cá nhân trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp hồ sơ đăng ký thuế của người phụ thuộc từ người lao động và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng phương thức điện tử hoặc bản giấy.
• Cơ quan thuế tiếp nhận, kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của thông tin đăng ký thuế của người phụ thuộc trước khi phê duyệt và cập nhật vào hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia.
• Hệ thống quản lý thuế tự động kiểm tra tính duy nhất của thông tin người phụ thuộc dựa trên các tiêu chí định danh như họ tên, ngày sinh, số giấy khai sinh hoặc số CMND/hộ chiếu để ngăn chặn tình trạng một người phụ thuộc được đăng ký giảm trừ gia cảnh trùng lặp tại nhiều nơi.

• Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có nhiệm vụ chỉ đạo, đôn đốc và giám sát các Chi cục Thuế thực hiện nghiêm túc quy trình cấp mã số thuế và giải quyết nhanh chóng các hồ sơ vướng mắc của người dân.
• Thường xuyên rà soát, chuẩn hóa dữ liệu mã số thuế cá nhân và dữ liệu người phụ thuộc trên địa bàn quản lý để loại bỏ các thông tin sai lệch, trùng lặp.
• Tăng cường công tác phối hợp, trao đổi thông tin giữa các bộ phận chức năng trong nội bộ cơ quan thuế và giữa các cơ quan thuế địa phương nhằm xử lý triệt để các trường hợp không đồng nhất dữ liệu trên phạm vi toàn quốc.