Công văn 1826/TCT-TNCN do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với các khoản lợi ích nhận được ngoài tiền lương, tiền công của người lao động. Cụ thể, công văn tập trung hướng dẫn về việc xác định thuế TNCN đối với khoản chi phí vé máy bay khứ hồi về phép cho người lao động nước ngoài và người lao động Việt Nam làm việc tại nước ngoài.

Chính sách thuế TNCN đối với vé máy bay về phép của người lao động nước ngoài

Theo hướng dẫn, khoản chi phí mua vé máy bay khứ hồi do đơn vị sử dụng lao động chi trả hộ (hoặc thanh toán) cho người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam về phép hàng năm được xử lý như sau:

• Trường hợp được miễn thuế TNCN: Khoản tiền vé máy bay khứ hồi về phép của người lao động nước ngoài được trừ khỏi thu nhập chịu thuế TNCN nếu thỏa mãn các điều kiện: Khoản chi này được ghi cụ thể trong Hợp đồng lao động hoặc Thỏa ước lao động tập thể; Tần suất được miễn thuế giới hạn tối đa là 01 lần mỗi năm (về nước và quay lại Việt Nam làm việc).
• Trường hợp phải tính vào thu nhập chịu thuế: Nếu đơn vị sử dụng lao động chi trả hộ tiền vé máy bay khứ hồi từ lần thứ hai trở đi trong cùng một năm tính thuế, hoặc chi trả tiền vé máy bay cho thân nhân (vợ, chồng, con, cha, mẹ...) của người lao động nước ngoài về nước, thì toàn bộ các khoản chi này phải được cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động để kê khai, nộp thuế theo quy định.

Chính sách thuế TNCN đối với vé máy bay về phép của người lao động Việt Nam làm việc tại nước ngoài

Đối với đối tượng là người lao động Việt Nam đi làm việc tại nước ngoài, chính sách thuế TNCN đối với chi phí vé máy bay về phép cũng được áp dụng tương tự như đối với người nước ngoài làm việc tại Việt Nam:

• Điều kiện miễn thuế: Khoản chi phí vé máy bay khứ hồi về phép của người lao động Việt Nam làm việc tại nước ngoài do doanh nghiệp chi trả được miễn thuế TNCN với tần suất tối đa 01 lần/năm. Nội dung này phải được quy định rõ ràng trong Hợp đồng lao động hoặc Quy chế tài chính của doanh nghiệp.
• Chứng từ bắt buộc: Để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế và không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ hợp pháp bao gồm: Hợp đồng lao động, quyết định cử đi công tác hoặc làm việc tại nước ngoài, vé máy bay, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.

Nguyên tắc áp dụng và các lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

Để đảm bảo thực hiện đúng quy định và tránh các rủi ro pháp lý khi quyết toán thuế, các doanh nghiệp và tổ chức chi trả thu nhập cần lưu ý các điểm sau:

• Tính nhất quán của hồ sơ: Các điều khoản về phúc lợi vé máy bay về phép phải được thể hiện đồng nhất trong Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính của công ty. Sự mâu thuẫn giữa các văn bản này có thể dẫn đến việc cơ quan thuế từ chối áp dụng chính sách miễn thuế TNCN.
• Xác định đúng đối tượng thụ hưởng: Chính sách miễn thuế TNCN đối với vé máy bay về phép chỉ áp dụng trực tiếp cho bản thân người lao động (người nước ngoài làm việc tại Việt Nam hoặc người Việt Nam làm việc tại nước ngoài). Tuyệt đối không áp dụng cho người nhà hoặc các đối tượng liên quan khác đi cùng.
• Lưu trữ chứng từ đầy đủ: Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ cuống vé máy bay (hoặc vé điện tử) kèm theo thẻ lên máy bay mang tên người lao động để chứng minh chuyến đi thực tế đã diễn ra đúng mục đích về phép.