Tóm tắt Công văn 1673/TCT-DNL về đăng ký sử dụng hóa đơn

Công văn 1673/TCT-DNL do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn thuộc phạm vi quản lý của Vụ Quản lý thuế Doanh nghiệp lớn, thực hiện việc đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật. Văn bản tập trung giải quyết các vướng mắc liên quan đến thủ tục đăng ký, điều kiện áp dụng và lộ trình chuyển đổi hóa đơn.

Đối tượng áp dụng và phạm vi hướng dẫn

Công văn hướng dẫn chi tiết cho các doanh nghiệp lớn về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Các nội dung trọng tâm bao gồm:

• Áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc diện quản lý trực tiếp của Vụ Quản lý thuế Doanh nghiệp lớn (Tổng cục Thuế).
• Hướng dẫn quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và Thông tư số 68/2019/TT-BTC.
• Xác định rõ trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc chuẩn bị hạ tầng kỹ thuật, công nghệ thông tin để kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Để thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thành công, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước sau:

• Nộp tờ khai đăng ký: Doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để lập và gửi Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
• Tiếp nhận và thông báo kết quả: Trong thời hạn quy định, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
• Thay đổi thông tin đăng ký: Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký, doanh nghiệp phải thực hiện nộp tờ khai thay đổi thông tin theo mẫu quy định để cơ quan thuế cập nhật hệ thống.

Quy định về việc chuyển đổi và xử lý hóa đơn cũ

Một trong những nội dung quan trọng được đề cập trong Công văn là việc xử lý các loại hóa đơn cũ (hóa đơn giấy tự in, đặt in hoặc hóa đơn điện tử theo Thông tư cũ) khi chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử mới:

• Doanh nghiệp phải thực hiện hủy các hóa đơn giấy chưa sử dụng (nếu có) kể từ thời điểm bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử mới theo thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.
• Thủ tục hủy hóa đơn giấy được thực hiện theo đúng quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.
• Đảm bảo tính liên tục trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tránh gián đoạn việc xuất hóa đơn cho khách hàng trong quá trình chuyển đổi hệ thống.

Yêu cầu kỹ thuật và kết nối dữ liệu

Tổng cục Thuế nhấn mạnh các yêu cầu về mặt kỹ thuật đối với doanh nghiệp khi áp dụng hóa đơn điện tử:

• Hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp phải đáp ứng các tiêu chuẩn về khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý dữ liệu hóa đơn điện tử.
• Đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu hóa đơn, tránh các nguy cơ rò rỉ hoặc sai lệch thông tin trong quá trình truyền nhận dữ liệu.
• Phối hợp chặt chẽ với các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín để được hỗ trợ kỹ thuật tối ưu nhất.